探索办公室文书档案管理工作

文/广东省特种设备检测研究院肇庆检测院 周晓媚

文书档案可以详细地描述问题发生发展的过程与结果，这种记载方式得到各机关单位、企业及社会团体等的普遍认可。文书档案的收集和归档是常用的，同时也是应用最为广泛的一种管理方式。所以，我们要更好更深入地开展对文书档案的收集与归档工作管理的开发，为单位的发展提供更多便利。

一、办公室文书档案收集和归档工作的实质

在任何机关事业单位中，档案管理有着其不可估测的一席之地。我们经常说，最简单的也是最重要的。文书档案中承载了事业单位发展历程中的一点一滴，记录着一个单位的方方面面，是单位业务发展、重大事项决定等重要参考来源。为单位各方面业务发展及各项规章制度制定提供了重要依据，指明了清晰方向。

二、现今办公室文书档案管理工作中存在的弊端

现今办公室文书档案管理工作也面临着一些问题和挑战，本文将详细地对办公室文书档案管理工作中所出现的弊端进行深入探讨和详细分析。

（一）文书档案管理工作得不到重视。在以前的办公室文书档案管理中，使用单位容易忽视文书档案的重要性。首先，文书档案管理人员业务水平不高，专业知识不过硬，责任心欠缺等因素导致文书档案在登记时有所缺漏，在归档时文件归档时限不清晰，在利用时无法快速通过目录准确检索到所需档案，大大降低了文书档案管理工作效率，给使用单位带来不便。其次，在日常收文当中，仅仅对有重大影响的文书资料或重要的业务文件进行详细登记及归档，而且其他文件很容易被忽略，这就造成办公室工作缺乏系统性、整体性，降低了工作开展的效率。文书档案在日后利用中被发现存在文件涉及的事件内容不完整、时间混乱、决策记录不连贯等弊病。

（二）档案分类不明晰、管理方式陈旧。文书档案管理人员没有参加专业技术知识学习培训，缺乏创新意识，专业知识水平停滞不前，只依照传统方式机械式完成归档工作，没有按各项不同业务、不同归档时间、不同类型文书进行筛选组卷。随着社会发展，文书档案管理工作不断推陈出新，电子化档案管理日新月异，档案管理工作一味采用传统方式方法开展，使用人工手抄登记归档，不免在档案登记造册组卷时发生错误。这些错误很可能造成所记录信息资料的不完整或错误，影响了档案资料的利用效果，不能更好地实现其存在的价值，给使用单位带来不利的影响。

三、改善文书档案管理工作的方法

基于文书档案管理出现的众多问题，对问题进行详细剖析，逐一解决。

（一）对文书档案管理人员开展培训。对文书档案管理人员进行上岗前培训考核，考核通过后应定期组织其参加各项档案管理学习培训班，规定文书档案管理人员取得相关职业技术资格。制造更多的机会让档案工作管理人员不断吸取新的专业技术知识，提高技能水平。加强文书档案管理人员对《中华人民共和国档案法》、地方档案管理相关法律法规、使用单位档案管理规则制度等的学习，熟悉理论知识。见贤思齐，组织文书档案管理人员到已取得省一级或省特级的档案升级单位参观交流，开展档案管理交流讨论座谈会，分享宝贵经验。

（二）完备文书档案管理工作的规章制度。档案使用单位应严格依据《中华人民共和国档案法》、地方档案管理相关法律法规及地方档案局的相关管理规定制定本单位的文书档案管理规定，签订文书档案管理工作责任书，明确管理人员的工作责任，细化管理分工，每个环节落实到人。档案使用单位也可以成立档案审核小组，每年度按照档案规章制度系统地对每个环节的档案管理员工作进行量化考核评议，查漏补缺，对于业务能力强者给予表扬或适当的奖励，对违反制度者公开批评或适度惩罚。

（三）创新文档收集，归档的方式方法。传统的档案管理方式有局限性，档案管理人员收文方式单一，手写登记收文，利用纸质记录档案，导致档案易变质损坏。这使得档案内容没有延伸性，档案保存不够长久。因此我们要消除这种收集和归档方式的弊病，创新文书文档收集方式，使文档在使用时更高效、更智能、更系统。面对以上弊病，笔者建议积极运用现代化电子智能设备，利用现代手段建立档案管理系统，电子化存档，长久保存，制作电子检索工具，便于档案利用。以此弥补人工在档案收集与归纳的过程中所存在的错误，减少错误的产生。此等举措有利于档案使用单位业务长久发展，给企业带来全新的模式。

四、结束语

文书档案管理是进行一切工作的基础，文书档案工作虽是基础环节但在整个单位中扮演着十分重要的角色。因此，文书档案管理人员在工作中要报以最诚挚的热情，以高度重视的责任感，认真细致地对待办公室文书档案管理工作，采取切实可行的方法，创新管理方式，提高工作效率，保障文书档案的科学性、全面性、真实性，让文书档案资源充分地发挥其自身价值。