新形势下如何全面提升办公室管理工作

文/国投白银风电有限公司 王笑宇

一、办公室管理工作概述

不论是政府机关，还是企事业单位，“办公室工作无小事”“细节决定成败”等这些耳熟能详的话语，时刻在提醒我们办公室工作的重要性。作为政府机关、企事业单位最重要的一个职能部门，办公室就犹如“大管家”一样，发挥着承上启下、内外沟通、综合管理、后勤保障等一系列职能。高效、准确、及时已成为办公室工作最主要的特点。在日新月异的今天，如何实现办公室工作的全面提升，提高办公效率和办公质量，已成为电力企业改革转型的重要目标之一。

二、现阶段办公室工作的现状分析

办公室作为企事业单位核心部门，主要包括会议行政、后勤保障、档案管理、内外协调、信息宣传等工作。它的主要特点是工作面涉及范围很广，事情琐碎繁杂，对人员综合素质要求较高。但在实际的工作当中，很多办公室人员出现由于诸多因素，或多或少的出现了按部就班、状态欠佳、效率低下等问题。究其原因，主要表现在以下三个方面：

（一）人员责任感不强，思想定位不准。目前，很多企业办公室人员配置不齐，多数员工身兼多职，工作压力大，久而久之会导致员工工作热情丧失，难以激发员工的工作热情。因为工作多、压力大，多数员工没有时间去思考，去反思工作中遇到的问题，而是领导安排什么就做什么，工作流于形式，从来不多问几个为什么。在工作中越到困难，拿不出解决困难的方法，而是直接向领导汇报，或者半途而废。同时，多数办公室员工年龄趋于年轻化，工作经验较为缺乏，责任感、使命感不够强，只注意自己眼前的“一亩三分田”，在团结同事、协同工作方面还有很大的差距，这就容易导致办公室工作效率不高，难以有很好的起色。

（二）专业素质和综合能力欠佳。办公室工作作为企业的“大管家”，员工需要具备较强的专业素质和沟通技能。办公室工作涉及面较广，要求人员的信息量大、知识化程度高。因为对于办公室工作的人员，除了需要具备专业的基础知识外，还需要多看、多听、多学，努力提高自身的专业技能和综合素质。但就目前而言，多数企业的办公室人员专业素质不高，综合沟通能力欠佳，不能主动地去处理一些突发情况，而是被动听从领导安排，这就很容易导致很多工作无法顺利展开，耽误企业自身的发展。

（三）管理制度不完善，缺乏人员激励机制。目前，传统的电力企业未建立一套行之有效的激励机制，部分企业甚至存在的一把手任人唯亲、“一言堂”的情况，致使有能力、有经验的人员对工作缺乏热情，没有做到人尽其才。即使部分企业有一定的激励机制，也没有统一的奖惩标准，致使制度成为一种摆设，不能真正的发挥激励作用。而有的企业奖励形式过于单一，对于效益好的单位，只注重物质奖励，忽视精神奖励。对于效益一般或不好的单位，领导只是口头表扬，没有物质奖励作为基础，使得奖励成为一句空话。

三、解决的措施

（一）提升员工工作责任感，明确岗位职责。首先，作为办公室员工，要具备强烈的责任感，要有一种与时俱进、谁与争锋、大胆创新的思维模式，对自己的工作要站在更高的角度去思考，要有预见性地为后续工作的开展提供可靠保证。其次，要制定明确的岗位设置和职责分工，科学地进行人力资源配置，做到人尽其才，“把合适的人放在合适的岗位上去”，使得配置的人员可以最大化地发挥自身的特点。

（二）提升人员专业素质和综合能力。办公室的工作复杂、琐碎、重复，这就要求人员一定要有较高的专业素质和较强的综合能力。一是要不断地进行学习，自我充电。明确自己的薄弱环节，在学习中不断思考、不断探索，勤于思考，举一反三。二是要善于感悟。通过学习，悟出其中的道理、真谛。会站在更高的地方思考问题，眼光也会放的更加长远。三是要学会团结协作。学会把自己融入集体中，有强烈的团队意识，不看重一点一滴的得失，做到脚踏实地，用自己的付出和业绩证明自己的能力，实现自己的人生价值。

（三）建立健全奖罚机制，建立企业文化。古人云：“无规矩不成方圆。”在新的市场竞争环境下，企业要想健康稳定的向前发展，首先要建立一套有效、可行的绩效考核机制，充分发挥绩效考核的导向、监督、激励和处罚作用，进一步激发员工的工作热情，提高工作效率。通过企业文化建设，可以增强员工对企业的认同感和忠诚感，增强员工自信心，实现企业文化和经济效益的全面结合和健康发展。

四、结束语

电力作为国民经济的基础产业，在我们平常人的生活中发挥着不可替代的作用。近些年，由于电力产能的不断提高与电网建设的不配套，导致部分地区的电力产能出现过剩情况，因此也导致电力企业之间的不断竞争。作为电力企业办公室，只有适应当前的新形势、新环境。摒弃一些旧观念的束缚，在工作思路上不断创新，工作方法上不断完善，吸取教训，总结经验，逐步提升办公室的综合管理能力，朝着可持续的方向努力发展壮大，才能在日趋激烈的竞争环境中立于不败之地。