大数据时代背景下的高校档案资源共享分析

2019-11-23

办公室业务 2019年12期

物联网、云计算、移动多媒体等共同助力大数据时代发展，高校作为科学文化发展和体现的中心地带，也应该迎合时代发展需求对管理和教育工作策略进行调整。2008年9月，我国颁布的《高等学校档案管理办法》明确指出：要创新高校档案管理制度，积极创造条件为社会及公众使用档案服务。大数据时代背景下，高校档案管理部门要基于大数据时代特点，构建新型的档案资源管理机制，迎接新时代挑战，建立档案资源共享模式，提升高校档案管理工作的质量。

一、加强高校数字档案管理法律法规建设

强化法律建设其实是提升高校档案资源共享工作有效性的基础和前提，当前的社会发展形势下，我们可以看到社会大众对档案信息获取需求和途径都在发生变化，快捷、高效、准确成为我们获取档案资源的基本要求。但就目前高校档案资源管理工作状况来说，档案利用无法完全体现出公平性，资源共享率不高。随着大数据时代的到来，我们发现利用现代化技术手段能够助力高校档案资源共享工作，提升高校档案管理部门的服务质量和工作效率。但是我们的资源共享需要建立在法律法规基础上，保证资源使用的合法性和合理性，利用统一的档案资源共享范式保证资源共享路径和方式的安全、有效。

二、建立共享标准体系，合理选择共享模式

首先，在大数据时代背景下，我们需要现代化技术作为支撑实现资源共享，并构建起统一的执行标准，保证档案资源收集、整理和使用环节的标准性，提升档案资源共享效率。此外，档案资源管理工作开展也要基于大数据时代特征，应用先进的DWA技术，以文本、音频视频以及各种数据形式进档案资源管理，满足大数据时代需求。其次，在信息资源共享模式选择上，我们要有正确的理念作指导。校内资源共享和校际资源共享模式之间存在很大差异性，因此我们要结合具体的资源共享需求，构建能够使信息资源发挥最大效用的资源共享模式。就校内资源共享来说，我们一般需要进行数据集中控制，而校际档案资源共享一般需要使用P2P技术，建设自对等网络，保证用户终端可以获取信息资源并交换信息资源，像这样高校和社会共享档案资源的时候，我们采用的是集中分布式控制方式，利于构建全方位的资源共享服务体系。

三、将用户需求作为导向，进行档案服务方式的创设

大数据时代背景下，我们要构建高校档案资源共享服务体系首先要考虑用户需求，坚持以用户需求为导向，创新档案管理工作模式，深化档案管理工作的有效性。首先，以大数据为特征构建用户信息档案资源库，分析用户需求，发挥RDBMS的数据预测功能，做好碎片化信息整合，通过分析数据库数据数值，利用大数据优势体现复合型资源数据特点，挖掘用户潜在需求，满足用户的档案使用需求、时间，确保档案资源共享模式具有人性化特征，能够和用户建立密切关系。其次，要创新档案服务方式。借助大数据优势，体现档案资源建设思路和方法的个性化，为用户提供充足的线上时间，促进资源共享平台的公平化、互动性提升，保证档案资源检索的便利，为社会化的媒体平台（UGC）、移动平台的打造奠定良好的基础，确保移动式、上门式档案服务系统的迅速建立；最后，档案资源使用者也要向资源提供者过渡，用户成为我们的资源共享助力者，使大数据的优势充分体现出来。

四、提升高校数字档案管理队伍的整体素质

高校档案管理工作尽管也在向着智能化和自动化方向发展，但是我们依然不能够否认人员要素对高校档案管理工作质量产生的绝对性影响，因此在大数据时代背景下，高校档案管理部门也应该关注数字档案管理人员队伍建设，致力于提升部门工作人员的数字素养和信息素养，如计算机操作技术和公共服务意识等，都是我们高校档案管理工作人员应该具备的基本素质。这就要求我们重视起培训工作，并致力于引进专业人才。笔者将立足自身的实践工作经验，对大数据时代背景下高校档案资源共享工作的开展路径展开分析，仅供参考。