浅谈档案在实际工作中的应用

一、档案的概念

档案的定义有多种提法，比较权威的有两种。中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）对档案的表述：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；吴宝康在《档案学概论》中对档案的定义：档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案的定义包含四种含义：1.档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的。2.档案是由文件转化来的。3.档案是历史的原始记录。4.档案载体形式的多样化。

二、档案工作的特点

表面上看，档案工作既繁琐又平淡，主要和流水性的文件资料打交道，收集归档、入库，随之又会产生很多大量的后续档案材料，如此周而复始工作。实际上，档案工作是一项非常重要且专业性较强的工作。档案工作是一个企业健康发展的需要，档案工作是企业生产经营的一部分。中国人民大学信息资源管理学院王英玮教授在《新时代档案文化建设》中认为：1.档案是确定发展愿景的重要依据，是绘制国家未来发展蓝图的智慧源泉。2.档案是支持高层管理者确立使命的“思想孵化器”。3.档案是支持各单位制定战略目标和行动方案目标的“推进剂”。档案与单位生存和发展的关系功能与作用：1.记忆功能。社会组织生命周期范围内的管理经营活动的数据、经验、事实、知识、智慧等内容的记忆。2.维系功能。档案是社会组织生存与发展的“护身符”和“护卫军”。3.支持功能。档案是支持社会组织正确决策的重要工具；4.资源功能。档案是社会组织发展的“信息和智慧”的“燃料仓库”，可为社会组织起飞提供“助推剂”。5.制导功能。档案可以为社会组织发展明确方向。6.培训功能。档案是社会组织员工培训和建立学习型团队的生动教材。7.诊断功能。档案是发现社会组织经营问题的基本依据。具体作用：1.合理决策的工具作用。2.化解矛盾的“医疗”工具。3.业绩评估的工具。4.发现核心人才的识别工具。5.组织生产的依据。6.评价企业整体经营状况的手段。7.员工培训的素材等。

三、煤矿企业档案工作分析

以煤矿企业申请安全生产许可证变更为例：煤矿企业申请安全生产许可证，有首次申请、延期、直接延期、变更、注销5种形式。安全生产许可证变更，需要提供的材料有：1.煤矿企业安全生产许可证变更申请书。2.变更后的工商营业执照副本。3.主要负责人任命文件（或者聘书）。4.变更后的主要负责人安全生产知识和管理能力考核合格证。5.煤矿企业安全生产许可证正、副本。

（一）煤矿企业安全生产许可证变更申请书。申请书的内容涉及煤矿企业的主管单位基本情况、煤矿企业的基本情况和变更内容。这三方面的内容，每一项都要有准确翔实的历史记录依据。变更前和变更后的内容也必须有据可查，不可或缺。如果档案管理做不好，查找这些历史资料数据内容就会增加许多难度。甚至如果查不到准确的资料，弄虚作假，胡写乱造，是根本行不通的，导致下一步的工作无法进行。

（二）变更后的工商营业执照。这方面涉及到企业的各种资质证照管理档案。就煤矿企业来说，有营业执照、采矿许可证、安全生产许可证、不动产登记证、爆破作业许可证等，资质证照缺了任何一个方面，企业将无法正常生产经营。促使企业必须管理好各种档案。

（三）主要负责人任命文件。这方面涉及到文书档案。每一份任命文件关系到任命人员的工作岗位调整记录、福利待遇等方方面面。如果档案管理工作不到位，任命文件丢失或损坏，有可能会引起许多负面效应，引起不必要的矛盾、纠纷等。

（四）变更后的主要负责人安全生产知识和管理能力考核合格证。这方面涉及企业的培训档案工作，企业每个员工都必须经过培训才能上岗；员工的培训情况要及时准确记入个人培训档案，以便准确掌握员工培训情况，更好地进行监督和管理。档案记录的内容包括：培训时间、地点、内容、课时、考勤、考试或考核成绩、证书编号及有效期、教员姓名。特别是培训证书管理，主要负责人安全生产知识和管理能力考核合格证、管理人员安全生产知识和管理能力考核合格证、特殊工种操作资格证、一般作业人员培训证书等，都要分别分类管理。如果管理缺失，在上级主管部门核查时不能提供相关培训档案或证书，视为未培训，轻者罚款，严重者有可能停产停业。充分说明档案工作在实际工作中具有十分重要的地位和作用。