数字档案在医院档案中的应用价值

文/福建省南平市第二医院 张晓君

信息时代，医院信息化建设逐步深入以顺应时代发展潮流，促进医院稳定健康发展。档案工作为临床医疗与行政管理、科研管理等工作展开提供信息服务，同时也在医疗事物处理与科研教学等方面发挥着不可替代的作用。医疗档案数字化建设在存储与管理等方面的优势，都是传统档案管理模式不能比拟的，但其对信息安全保护与软硬件设施建设等要求较高，还需在实践中摸索性完善。

一、医院档案数字化建设的意义

1.为了顺应时代发展潮流。医院档案信息繁琐，资源共享需求不断增加，唯有加强数字化管理才能应对新时代发展和对医院档案传统管理提出的挑战与要求，从而推动医院发展与时俱进。2.为了满足档案载体的需要。现代科技迅猛发展，非纸质载体被人们广泛利用，医院档案管理水平也直接决定了电子档案收集成效以及利用的价值。医院档案范围不断拓展，除人事与病历档案外，也包括更新换代的设备与科研等档案，产生的声像与图文档案，利用磁盘与光盘等载体保存更符合实际。3.为了满足医院档案服务需要。网络信息资源共享，人们获取信息的途径更加便利，信息利用价值也随之提高。尤其是网络化时代的医院档案，医生可快速获取档案信息，用于诊疗与科研等工作需要。

二、数字档案在医院档案应用中存在的问题

（一）档案数字化理念滞后。医院档案记录了医疗运作与管理建设各方面，医院竞争越发激烈，意识到了加强医院档案的重要性，但数字化建设理念滞后对其认识片面。受传统工作理念与模式影响，医院仍以纸质文件形式流转，电子文件存档稍显不足。相关档案工作人员严重缺乏数字化意识，且身兼多职，文件整理与收集管理主要以纸质文件为主，在其基础上，扫描录入纸质文件成电子文件，直接增加了档案数字化工作量。

（二）档案软硬件设施无法保障。档案数字化建设对软硬件设施保障要求高。从硬件入手分析，专业的扫描仪器、高速拍摄仪等设备都是必不可少的，为了确保档案完整性以及原始性、真实性等特征，对设备的功能提出了更高要求，但实际上，各种设备无法满足档案数字化建设需要，易受外部因素影响，导致扫描与拍摄的质量不高，直接降低了档案成像效果。从软件入手分析，受设计单位与软件形成条件差异等因素影响，导致档案管理系统与办公自动化（OA）系统相对独立，系统间数据无法实现转换。加之数据库存储服务器仅在小范围局域网内设置，无法与其他利用者共享，降低了数字档案的利用价值。

（三）信息安全风险。大数据时代档案信息资源逐渐增多，电子形式储存易受开放性网络环境影响，一旦出现非法盗取，将直接影响医院现代化建设。除此之外，也会受到人为操作失误等因素影响，增加信息安全隐患；对此，加强信息安全风险防控意义重大。

（四）档案人员专业水平低。档案数字化建设需要复合型人才胜任，从而推动数字档案工作稳中求进。但医院档案员多身兼多职，专业知识与信息技术掌握不全面，以处理部门本职业务为主，对数字档案存储与管理工作无法轻松胜任，不仅会降低工作积极性，同时影响电子文件的归档工作进展。除此之外，还需档案员熟练掌握通信技术与网络技术等现代信息技术，确保数字档案工作有序展开，但实际上，档案员的信息化水平有限，还需不断提高专业水平与技术掌握程度。

三、医院档案数字化建设的对策

（一）转变档案工作观念。医院高层领导应当加强对档案数字化建设的重视，为档案工作有序展开提供基础保障。档案工作虽属于服务部门，但纸质档案将直接影响各部门工作成效，而数字档案可有效弥补传统档案的不足，实现档案管理信息化。对此，应当将数字档案提高至医院发展战略层面，给予资金与资源投入，推动档案工作稳定发展。尤其是档案兼职员，应当转变信息化管理档案的观念，意识到资源共享，与档案工作现代化转型的重要性。作为档案专职管理人员，应当更新管理理念，注重档案信息资料收集，确保文件电子化转换的质量与效率，后续档案资料及时归档，确保电子化档案资料完整真实。

（二）加强档案设施建设。档案硬件基础设施方面，应当引进功能强大的复印机、扫描仪、电脑等设备，根据档案对载体的需求引进各种设备类型，确保档案资料成像质量。软件设施方面，设立办公自动化（OA）系统，与档案管理软件系统的对接接口，加强对档案员工作的指导，以确保工作成效。加强人事管理系统，以及设备管理系统，与档案管理系统的衔接，在其基础上，设立档案资料数据库，丰富档案资源。加强对数据库局域网的调整，利用医院大网络版，实现档案资源共享，提高档案信息查询等便捷度，从而提高档案管理成效。

（三）保障档案信息安全。首先，维护数据库环境。存储于网络的电子档案，庞大数据量直接受网络安全风险影响，对此，需加强保证档案安全运行环境。为数据设立独立运行设施，并设立数据库等设备，远离磁场等环境干扰。保护设备电源状态，并设立独立电源室，以此确保数据库安全运行。其次，加强信息技术安全保障：一是对电子信息备份，恢复丢失损坏的电子档案，确保档案信息安全。备份方法包括离线在线备份与本地异地备份几类，可根据实际情况选择使用。针对庞大数据量的电子档案，可存储于磁盘阵列。二是加强档案信息保密，防止计算机被病毒等网络攻击，可采用硬件加密、软件加密、混合加密等方法。混合加密方法比较常见，通过身份密码、用户认证、权限分配等操作保护档案信息安全。最后，完善档案管理规章制度，制定电子档案管理规范章程，以规范管理行为。

（四）加强人才培养。高素质的专业型、复合型人才是医院档案数字化建设必不可少的，尤其是数字科研档案，对档案管理人员的医学科研知识、管理相关知识、计算机等现代信息技术的运用有着较高要求。对此，医院应当加强档案相关人员培训，提高其管理技能与理论知识水平，转变其职责理念，提高其责任意识，为数字档案现代化建设助力。医院档案室应定期邀请技术专家介入指导，提高档案人员信息化能力。除此之外，还需具备相关医疗专业知识、档案管理能力、计算机网络技能，减少人为因素对数字档案的负面影响。丰富培训内容，在实践操作中展开讨论分析，提高档案员的综合能力，从而轻松胜任岗位工作。

四、结束语

医院数字档案应用对专业发展与医院现代化建设意义重大，数字档案管理的应用涉及病历档案、药房档案、设备与人事档案等管理系统，对档案人员工作能力与档案软硬件设施建设等带来了挑战。对此，提高档案数字化管理意识，整合各部门信息子系统，确保数字档案安全等措施落实是必不可少的。而传统纸质文件的管理也同样重要，唯有两种档案相互连接，才能提高数字档案利用价值。