文书档案管理存在的问题及强化措施

文/中共黑龙江省农垦牡丹江管理局委员会党校 张华

一、文书档案管理存在的问题

（一）领导重视程度不够。一段时间以来，部分单位对文书档案管理工作没有形成正确的认识。领导和管理员对文书档案管理工作不够重视。一些单位认为文书档案管理工作就是简单的整理文件，只要保证文件不丢就算完成工作了，并没有从信息分类、归档和提取的角度看待文书档案管理工作。正因为领导对文书档案管理工作重视程度不够，各部门在人员配备、经费投入等方面都很少，这不能满足新时代文书档案管理工作的需要。例如，在信息化时代，有些部门没有配备数字化档案管理设施和专业人员，致使文书档案的管理和查阅比较繁琐，一定程度上影响了文书的应用。

（二）部门之间协调不好。当前，在文书档案管理的具体工作中，各个部门之间的协调配合还有待加强。有些部门为了自身的利益或者其他原因不愿意把文件归案，而是放在本部门自己手中，即使文书档案管理员多次亲自去收集也不能完成归档，这就使文书档案管理工作遇到阻力，致使文书档案不完整。有些部门即便对文书档案管理工作表面配合，但是也很难自觉把文件送到档案室或者到年底才一并把所有文件送到档案室。另外，个别部门往往以工作需要为由借阅文件，但是在借阅文件后，不及时归还，导致文件找不到或者丢失，这在一定程度了影响了文书档案管理工作。

（三）档案管理员素质不高。新时期档案管理工作处于公司或单位的底层，文书档案管理员的地位和工资待遇也不高。因此，有能力、有担当的人都不愿意担任文书档案管理工作，很多部门的档案管理人员是接近退休的人员或者是临时聘用人员。加之，文书档案管理员很少有外出培训的机会，这就造成文书档案管理人员综合素质普遍不高，部分人员缺乏专业的档案管理水平，这就致使部分部门的文书档案管理工作不能发挥应有的作用。目前，一部分单位和部门的管理员在档案管理方面还是停留在对文书档案的整理和存放，他们只是把各种文件放在档案室，并没有进行有效的分类，导致大量的文件堆放在一起，没能实现档案管理的数字化，在需要查找和翻阅的时候很困难。

二、加强文书档案管理的措施

（一）转变观念，提高对文书档案的重视。思想决定着行为。加强文书档案管理工作必须要转变观念，认识到文书档案管理的重要性和积极作用。1.各部门领导要重视文书档案管理工作。领导对文书档案管理工作的态度影响着文书档案管理工作的开展情况。所以，领导一定要把文书档案管理放在重要位置，了解文书档案管理工作的情况，定期听取档案管理员的汇报，帮助文书档案管理员解决突出问题，加大对文书档案管理工作的支持力度。同时，要对优秀的文书档案管理员进行表扬和奖励，激发他们的工作积极性。2.文书档案管理员要提高认识。档案管理员的态度直接关系着文书档案管理工作的好坏。所以，档案管理员一定要高度重视文书档案管理工作，认识到自身所肩负的责任，在工作中兢兢业业，不断创新，使文书档案管理工作不断向前推进。

（二）加强配合，做好文书档案的对接。机关、团体和企事业单位的各个部门都会有很多文书，强化文书档案管理必须要加强各部门的协调配合，确保文书档案的收集和管理工作有序开展。1.文书档案管理员要积极主动收集文书档案。文书档案管理员要及时地收集整理各个部门的文书档案，避免遗漏或者丢失。2.各部门要配合文书档案管理工作。当一些文件审阅之后应自觉地将其送到档案管理室保存，以确保文书档案的完整。3.查阅人员要配合文书档案管理员的工作。文书档案管理有其规章制度。例如，在查阅文书档案时要登记，查阅人员就应该按要求登记，不得随意翻阅。再如有些文件不能带出档案管理室，这就要求查阅人员配合文书档案管理工作，不得强行带走文件，使文书档案管理工作在规范的制度下运行。

（三）强化队伍，提升文书档案管理员素质。在新时期，强化文书档案管理工作必须要提升文书档案管理员的综合素质。1.要引进和选拔一批专业的档案管理人员。档案管理工作需要一定的专业知识和技能，各单位要通过选拔、人才引进等形式把档案管理专业的人才纳入档案管理工作中，打造一支专业素质过硬的文书档案管理队伍。2.要加强对档案管理人员的培训。在信息化时代，文书档案管理工作要适应时代发展变化，加强档案数字化建设，这对档案管理员提出了新的要求。所以，各部门要建立文书档案管理人员培训制度，定期组织文书档案管理员进行培训学习。通过外出学习交流和网络学习等形式使文书档案管理人员提高计算机运用能力和文书档案管理能力，从而发挥好文书档案管理工作的积极作用。