浅谈如何做好工会会员档案管理工作

文/广西医科大学第一附属医院工会委员会 罗梓元

会员档案管理井然有序后，能够确保单位各项工作更加有序、协调并且高效运转。档案管理本身是一项政策化、机密化的工作，需要具备的专业技能也较高，管理工作中稍有不慎会带来意想不到的损失。会员档案管理时更应该加强管和理，一方面要争取到领导层面的肯定和大力支持，另一方面应该明确自身工作的责任感和使命感，更好地开展会员档案管理工作。

一、工会会员档案管理常见问题

工会中会员档案管理的问题相对较为集中，表现在：（1）管理手段相对落后，管理水平相对较低。（2）会员档案管理的重视程度不够。（3）档案管理室的硬件配套设施不够健全。（4）会员个人的高低层次不齐，管理展现出自身的问题。管理手段上，因工会会员档案管理人员一般是兼职，在管理工作的投入时间、投入精力上相对不足，平时工作只是常规的放入资料、适当规整资料，进而影响档案管理的准确性和及时性。会员档案管理工作中，部分甚至大部分人员没有得到专业的培训和学习，仅仅是在前辈的指导下展开机械性工作。所以整体而言，对工会会员的档案管理自身的重要性认识不深刻，在收集整理归纳装订上的业务能力较差，对会员资料的准确性和真实性没有大致的了解，会员档案管理和收集的意识较为薄弱。重视程度不够集中在领导层面，领导不重视，不给予各方面的支持，下级员工就会出现懈怠。硬件配套设置是指各项媒体资源，现代档案管理，除了纸质档案管理，一般都已经整理出电子档案，更加方便查阅、传输和调动。会员档案管理室也应该有自己的电子设备，以大数据的方式进行管理更加科学，也方便更好地完善各项信息。另一方面，纸质档案管理室需要重视材料的保质，在霉变、虫蛀、潮湿等情况下，档案的信息会受到严重的影响。会员学历高低不齐主要集中在，近年来上级工会要求将农民工纳入工会之中，结合笔者所在工会中，会员共计4500多名，博士共781名，农民工587名，档案管理上因学历高低出现了管理上的困难。想要更好地管理会员档案，还需要深入研究。

二、工会会员档案管理解决措施

（一）制度入手，健全工会会员档案管理。会员档案管理应该有自己的制度，单位中必须有专人对会员档案进行专项工作整理。笔者所在单位会员人数较多，4500多名会员，档案也是十分丰富，这种情况下没有制度化的约束、专业的人员很难将工作开展下去。专人专项负责上，应该对档案收集、整理、归档、保管以及利用等进行专项制度约束。档案收集时应该结合单位实际情况选择合适的时机，如会员入会、入会后一个月、入会后1年分别对资料进行完善和更新。档案收集时除了收集，也应该对基本的、重要的信息进行确认，可将证件信息、入职信息以及入会信息进行一致性筛查，确保收集的资料是准确的、可靠的。在整理、归档工作上，也应该结合单位实际的情况进行调整。研究发现，许多会员众多的工会，单位的年度活动已经较为成熟，所以在会员获奖、受惩罚等方面也应该定期、及时地对会员档案进行更新，确保会员档案的及时性和准确性。在管理上，首先需要具有严格的保密意识，会员档案是会员自己的隐私，管理人员应该在尊重隐私的基础上展开工作。其次是应该对每一位会员负责，给予会员正确的成长记录，使得各项工作在需要会员资料时能够准确提供。最后是档案的完整性和系统性管理，每位会员档案应该得到规范化的管理，确保不会出现错放、漏放的情况。以制度的形式完成以上工作，会员档案管理基本雏形已经建成。

（二）健全各级工会组织，完善工会会员档案管理体系。工会组织的管理应该从上至下有完善的职能安排。工会主席应该正确对每个分工会进行管理和教育，分工会主席也应该在工会主席的领导下，更好地带领下属员工完成工会的工作。各单位的情况不一，但大多分工会的流动性较大，新晋员工、进修学习员工、休假员工、外派员工、规培、岗位异动涉及分工会调整等等，分工会在管理中都应该一一将体系完善。可选拔优秀的职员作为组长完成各项工作，组长应该能够从所有会员的角度，重视会员个人的利益，能够为会员建立完整的档案信息。组长对每一位会员都有深刻的印象，这样一来，无论是档案管理，还是活动传达、资料异动等都不会出现纰漏。工会主席和分工会主席在统一管理标准后对制度进行完善，各分工会主席可各自对会员档案管理体系进行更加细致的划分。同时，上级领导应该鼓励会员积极为会员档案管理工作建言献策，根据建议的价值给予会员不同程度的奖励，从而更好地将会员管

（三）鼓励搭建适宜自身发展的平台。会员档案管理在建设时，工会主席和分工会主席应该积极搭建各项平台，将服务职工群众的意识深入展现。如会员档案日应该对会员的工作进行适当考核，考核结果在年度绩效考核中有一定占比。所有工会工作人员应该在每年至少参加一次培训、三次行业内交流会，这对工作人员更好地开展工作有直接的帮助，对提升工作人员的业务能力、提高工会会员档案管理有非常重大的帮助。工会工作人员也应该积极和会员进行活动交流，从实际接触中了解会员的个性，在未来会员的各项发展上、信息推荐上给予中肯的帮助。

（四）层次不同，管理措施不同。在会员档案管理之中，因会员的学历层次各有高低，且人数占比较多，在进行归纳管理时，可以参考图书馆分类的方式，如博士层次的会员，流动性表现在外出学习、交流等，可在设置博士会员档案管理区域旁配置流动性管理区域，要求超过30天的外出学习和交流应该在外出后第三日之内将资料放置在对应位置，从而确保信息的完善。硕士层次的人员也可参考博士管理模式。本科层次和本科以下的人员，可根据人数情况，分别设置对应的区域存放会员档案。因本科层次和农民工在人员流动性上以离职、异动为主，所以在档案管理时可根据实际需求归纳整理，方便各项工作的开展。

三、结束语

新时期工会发展逐渐成熟，在为会员谋福利的工作背景下，积极做好会员的档案管理工作，更新管理理念，制定适合单位的管理制度，从而更好地采取有效措施，一方面工作人员积极学习，提高自身业务能力，学会使用科学、多媒体将繁琐的工作简化，优化。另一方面积极调动会员的智慧，鼓励会员为档案管理提供自身的建议和意见，使得会员管理更加规范、完整。