“互联网+”时代事业单位档案管理创新策略研究

2019-11-23湖北省随州市曾都区农业局罗华玲

办公室业务 2019年13期

文/湖北省随州市曾都区农业局罗华玲

一、“互联网+”时代档案管理的新要求

（一）档案管理要具备较高的完整性，这是由档案管理工作的特征决定的。档案管理涉及档案收集、整理、保管、鉴定、统计、使用等方方面面，内容比较繁琐，在“互联网+”时代，传统的档案管理工作模式已经无法满足现代社会对于信息的需求，档案管理工作必须朝着复合型档案管理方式过渡，逐渐完成工作的升级和转型。在信息大爆炸的互联网社会，对于档案管理的完整性要求内涵包括：1.档案资料的完整性。档案关系个人就业、职称评定等，借助网络系统和计算机系统可以更快捷、低成本地获取到档案资料并进行登记、归纳等，为保证个人档案资料的完整性提供了技术支撑。2.档案管理流程的完整性。档案管理工作有其自己的工作流程和标准，必须按照单位要求和工作标准规范、有序地开展，保证工作流程的完整性。

（二）档案管理保存介质的多元化，这是由时代发展的特点决定的。“互联网+”时代突破了以往档案管理保存介质单一化的局限性，在计算机技术的支撑推动了档案资料的信息化和数字化。档案管理多元化的存储介质丰富了档案管理的形式，档案管理不仅仅可以依据传统的纸张，也可以以图像、音频、视频等电子形式表现和存储。尤其是通过建立档案管理数据库，可以更高效地实现对档案信息的录入、存储、查找等工作，有效提高档案的利用率。

二、“互联网+”时代事业单位档案管理的创新策略

（一）优化网络数据，提高归档质量。随着信息化技术的发展，越来越多的技术成果如云计算、大数据技术、社交媒体等进入到了我们的工作生活中，这使得档案管理工作面临的环境越来越复杂。在这样的情况下，如何保证网络数据的归档质量，是我们当下工作面临的一大挑战。在“互联网+”时代，各行各业的跨界融合趋势愈发明显。档案工作者应该紧跟时代发展，从档案管理、用户和新媒体运营方三个角度切入，通过优化网络数据来构建新的归档模式，以提高归档质量。具体来说，档案管理人员可以积极与新媒体运营方展开合作，对网络数据进行抓取和分析来准确把握网络数据用户的下载行为及特点，完成成批量归档。

（二）构建档案信息资源体系，推进信息共享。在互联网时代，为了提升档案信息资源的开发和利用效率，保证单位系统之间档案信息资源的互通、互联和共享，应该建立一个完善的档案信息资源体系，推动事业单位档案信息资源的可持续发展。首先，将档案的信息资源进行科学的分类和整理，不断完善事业单位档案信息资源库，更好地为本单位而服务。其次，在互联网时代，信息资源的采集和管理可通过无纸化操作完成，运用各种现代化工具对信息进行处理，事业单位可以将自己的档案信息数据库与相关单位进行相连，推动档案信息的资源共享，这样不仅可以减少档案管理人员的工作负担，还能够减少档案管理工作的运行费用，提高档案管理工作的实效性。

（三）优化信息化环境，提高档案管理信息安全水平。档案管理信息安全工作是档案管理工作的重要内容，其安全隐患可能来自于硬件、软件、信息、人员、内容环境、社会环境等多个方面，其中最重要的核心内容是信息的安全保密工作。开展档案信息的保密工作要从运行环境、规章制度等方面进行着手。例如，在互联网环境下，信息的传播、共享都具有开放性，这给档案的保密工作带来了难题。为此，要做好档案信息的保密性，一方面要加强内部管理体制建设，严格管理工作人员；一方面要做好信息系统安全工作，及时修复漏洞，关注计算机病毒的新变化、制定应急措施等，以提升档案管理信息化环境的安全性。

（四）引进高素质人才，增强档案管理的科技内涵。组织发展离不开人才，特别是在“互联网+”时代，档案管理工作更是需要积极引进高素质的人才，为本行业提供新鲜的血液。另一方面，事业单位还要积极组织相关培训活动，组织本单位的工作者参加，不仅提升他们的专业技能，还要向他们传输相关的计算机知识、新媒体运营、安全等方面的知识，鼓励他们在平凡的档案管理岗位上做出不平凡的业绩。