推进企业档案工作规范化及标准化研究

2019-11-23中国铁路成都局集团有限公司邓学国

办公室业务 2019年13期

文/中国铁路成都局集团有限公司邓学国

企业档案工作规范化及标准化是新时期档案管理工作的发展趋势，如何更好地开展标准化管理，对于企业，特别是参与工程项目建设类企业提供最方便、最快捷、最高效的服务，是当今企业档案领域研究的重要课题。

一、搭建档案管理平台和模板，用硬标准来促进规范化和标准化

所谓“定标准、立规矩”。建立一套档案管理标准，是推进档案工作体系标准化和规范化的前提。

（一）分门别类，科学划归。无论是传统档案管理，还是现代信息化档案管理，对于企业单位而言，科学分类是档案规范化的关键。比如，铁路集团公司要建立规划系统、招标系统、工程技术管理系统、工程项目建设系统、监理和检测系统、资金管理系统、CAD编制系统等等单独档案管理单元，每个单元的流程又都形成一套体系，形成横向到边、纵向到底的档案网络。在纷繁复杂的档案网络里，只有做到科学划分，将企业从事市场活动的所有生产经营活动都分出门类，建立档案库，才能为之后的档案标准化及规范化提供前提支撑。

（二）规范操作，理顺流程。建立标准化流程系统是档案标准化管理的总趋势，要严格规范流程，从建档到归档各个环节都要建立一套科学统一的标准，比如统一的关键词信息，目录信息、检索信息等等，让各个环节都能快速入档、归档、提档，从而提高档案管理效率。1.标准客观。即制定的规章制度和考核标准要相对客观。标准越客观，主观人为干扰因素就越小，规范化水平就越高，越能够真实准确地反映出企业从事档案管理人员工作状况，使评价结果更公正，更有信服力。2.标准科学。即制定的标准要科学划分相应的责任层级和具体职能。标准划分越细致，职能分工越具体，责任归属越明晰，档案管理各个环节就越有章可循。3.标准适用。每个企业都有每个企业的特点，比如铁路系统有很多分局，从事不同生产经营活动，不能将其他企业的管理规章和考核标准照搬套用，一定要结合各自企业的实际情况建立档案管理标准，要广泛征求档案工作人员的意见建议，建立一套能够被本企业管理人员支持和接受的管理标准，调动起档案员的工作积极性，全面提高档案规范化和标准化，提供人员保障。

（三）无缝对接，上下联动。企业不是独立存在的，是处在产业链中的一环，有上级管理、监管部门和甲方单位，也有下级组成部门、单位和工程承接单位。如果各个单位标准不统一，就会造成对接混乱，有时会因各自标准不同，出现衔接失误，甚至发生档案事故。因此，一定要做好标准化和规范化工作，对上下级档案管理平台进行有效对接。建立统一的档案标准，形成上下联动体系，让企业档案信息可以与上下游单位无缝对接，融入整个产业链档案系统，让档案系统有效承接企业参与生产经营的各个环节工作，让标准化档案管理从线性管理到立体化管理方向发展。

二、加强人文档案管理制度体系建设，以软环境来推进规范化和标准化

档案工作标准建立了，就要用标准促工作流转，如果摆空架子，没有“人”去操作执行，再完美的管理标准也都是空谈。

（一）建立健全工作考核机制。为促进各项规章制度和标准规范有效执行，势必要将档案工作考核机制建立完善起来，建立一套与标准配套的考核体系。一般为企业分管领导主导、绩效考核考评组负责、人力资源等职能部门配合、档案人员配合的工作督查体系，在进行档案工作督查时，要坚持问题导向，以改进工作中的不规范问题为主要目的，以更好地帮助企业完善档案工作，有效促进档案规范化运行，也能使绩效考核更便于操作，让各项档案工作标准落到实处。

（二）提升对档案管理人员的人文关怀。对于档案工作人员来说，工作强度大，繁杂劳累；又承担着保密职责，承受着工作和精神“双重”压力。要做好对档案工作人员后勤服务保障工作，提高薪酬待遇，落实休假政策，档案工作人员感受到企业的人文关怀，可以有效提升工作人员的工作热情和工作积极性，快速提升职工的工作效率和质量，推动档案工作标准化和规范化运营。

（三）完善档案工作人员培训体系。建立和完善档案管理培训体系是针对企业档案管理人员进行规范化培训的重要手段，培训一般包括对于现代的档案管理的理念、管理新工具新方法、档案管理规范化标准化数字化、档案服务利用给予系统的梳理学习等，通过培训提升档案管理人员的职业素养和工作效率，引导档案管理人员树立“以标准化和规范化为中心”的工作理念，摒弃僵化被动的传统模式，自觉地将标准化和规范化纳入到日常工作当中。积极开展企业之间、企业内部各系统之间的交流活动，帮助档案工作人员交换工作经验和标准化、规范化理念。鼓励有条件的企业组织档案工作人员到一些档案工作规范化和标准化开展较好的先进地区进行学习参观，开阔眼界、扩展思路，将外地较为成熟的工作模式和方法体系结合当地实际，应用到本单位的档案工作体系当中，提升标准化和规范化水平。

三、引入“互联网+档案管理”模式，借信息化来促进规范化和标准化

基础数据的规范化和标准化程度决定了档案管理整体工作的规范化和标准化程度。要利用“互联网+”建设的有利契机，在转移录入和充实档案电子数据库时，从源头做好基础数据的规范和标准工作。

（一）全面充实资源，实现基础档案资料全覆盖。每个企业所从事的生产经营活动都是一套系统工程，比如铁路建设系统，从铁路工程立项到建设完成，再到完成验收，期间涵盖了大量信息，而档案工作就是要对工程各个环节都要作如实的记录，并归档保存。信息化档案建设，就是要把这套系统的各个环节、各类信息，包括工程进度信息、工程验收信息等等，全面录入电子信息系统甚至网络上，进行电子管理。为发挥好档案信息化管理的职能，要在开展档案数据录入工作时，对企业流转的各个环节进行系统梳理，逐一对照，做到无一遗漏，全部覆盖，以确保所有入档的资料做到应归尽归。

（二）及时数据转移，实现旧档案文件标准划转。过去很多资料都是以纸质文件、材料或资料留存，空间占用大、查询难度大、档案管理工作量大。而如今要实现档案管理信息化，就必须对过去老旧文件进行电子化转化处理，也就是我们说的档案数据转移工作。而这一转移过程，也正是档案管理规范化的过程。可以利用扫描仪等设备，将过去的纸质文件扫描成电子文档形式纳入工程基础数据库中，进行电子存档。要本着“先进后远”“先急后缓”“先重后轻”的原则，科学进行数据转移，尽量补齐数据短板，实现全部档案资料信息化管理，为实现标准化和规范化奠定基础。

（三）严格进出关口，实现档案数据动态规范管理。每一套档案系统，都有一定的期限。过去因为档案存储空间有限，档案清理工作一般较为及时，但随着“互联网+”的介入，很多档案数据是存在电脑上的，缺少了数量上的直观感，极易造成过期的档案数据长时间滞留在系统内。如果不及时对过期的档案进行清理，势必会造成档案混乱，不仅占用存储空间，还会造成数据拥堵，影响正常档案管理工作效率。因此，建立严格的归档、存档、出档的标准，是档案规范化的必要要求。企业在进行档案管理，特别是信息化管理时，必须要严格按照各项资料的管理期限进行，有些资料超出档案期限的，要及时销毁，新纳入档案信息系统的，要及时更新数据库资源，做到数据实时更新，档案动态管理。