勘察设计院档案信息化建设研究

文/中交第二航务工程勘察设计院有限公司 丁军艳

在企业信息化建设的大环境下，档案信息化建设既是时代的要求，也是档案自身发展的需求。本文结合勘察设计院自身特点，讨论了勘察设计院的档案信息化建设应从哪几个方面着手，期望为同行业档案信息化建设提供参考。

一、档案管理系统与生产管理系统无缝对接，构建档案信息化管理体系

科技档案是勘察设计院档案中最重要的组成部分，是勘察设计院经营生产活动的法律凭证和重要依据；勘察设计院的工程设计、经营决策等更是离不开科技档案。经营生产活动产生了档案，档案亦是经营生产活动的依据。因此，档案管理系统不能独立存在，勘察设计院应首先将档案管理系统与生产管理系统连接起来。为使档案管理系统与生产管理系统有效对接，保证数据顺利传递，勘察设计院应安排相关技术人员对档案管理系统进行二次开发。根据档案系统测试环境、数据接口规范和数据库表结构文档，解决两个系统之间的用户和组织机构协调统一、生产数据集成和流程集成等问题，实现档案管理系统和生产管理系统的无缝对接。实现无缝对接后，用户可以通过生产管理系统登录档案管理系统进行相关档案查询、检索、浏览、下载等操作，生产管理系统归档文件可以自动转入档案管理系统预归档区，在生产管理系统办理借阅，流程审批会自动进入档案系统借阅等功能。实现档案管理系统与生产管理系统的无缝对接，可以避免产生新的信息孤岛，完善档案信息化管理体系。

二、历史档案数字化，打造档案信息化物质基础

随着勘察设计院不断发展壮大，承接业务范围越来越广泛，工程项目越来越多，技术档案馆藏量也越来越大。由于某些工程项目名称相似或者项目名称几经变更等缘故，档案查找利用显得困难，档案人员工作效率低下，浪费大把时间在查找实体档案上。而将这些档案数字化，则可以完美解决上述问题。档案数字化，可以大大提高档案利用的便捷性。据部分勘察设计院统计，数字化后的纸质档案借阅率可以减少85%以上，极大提高了档案利用效率及档案人员工作效率。档案人员可以有更多的时间进行档案信息资源编研、档案知识化管理。勘察设计院应逐年对历史室藏的非涉密纸质档案进行数字化加工，逐步实现非涉密档案数字化率达到100%，为企业知识共享提供基础资源。档案数字化，使档案室从“档案实体保管与服务”为主逐渐转变成提供“数字档案信息中心”。

三、BIM设计文件存档利用，档案信息化与时俱进

近年来，BIM（Building Information Modeling，建筑信息模型化）作为新事物出现在勘察设计行业，BIM技术应用未来拥有广阔的市场。勘察设计院档案工作应当认真分析趋势、更新观念、乘势而上，积极推进BIM时代设计文件的管理及利用。首先要在生产管理系统做好BIM设计文件的过程管理，之后需归档的BIM设计文件由生产管理系统自动流转到档案管理系统，档案管理员进行整理编号。在此要注意BIM设计文件格式在档案管理系统的兼容性，及时与档案管理系统开发公司探讨BIM设计文件格式的显示与存储方案。总之，档案管理工作要顺应技术发展，深入开展BIM模型档案管理工作。

四、档案知识点标识，档案信息化未来之路

勘察设计院科技档案数量巨大，简单的检索查阅远远不能满足生产设计人员的利用需求。知识点标识，是以生产设计人员利用需求为导向对档案信息资源深入挖掘，是实现知识管理的基础工作，即步入档案信息化高级阶段的第一步。知识点标识工作可分为两个阶段：1.属性分类。首先由档案人员按照业务范围对科技档案文件进行大的分类，如：分为水运、环境保护、勘察测量、监理等大类；按照这些大类，寻求各类相关的专家配合，按照专业特性进行细化分类，细分出具有较大利用价值的属性，如：将码头结构分为高桩码头、板桩码头、重力式码头等。2.属性标识。依据数字化成果内容，组织相关专家对工程档案进行属性标识。进行知识点标识后，生产设计人员将能够轻易、快速查找到真正需要的档案。

五、档案部门与生产设计部门紧密合作，培养档案信息化人才队伍

要做好勘察设计院档案信息资源开发利用工作，光具备档案知识是远远不够的，还应具备相应的专业知识。档案部门首先要加强档案人员的档案知识、其他相关专业知识学习，定期邀请生产设计单位人员给档案人员做相关专业知识培训，提升档案人员素质；档案人员应当深入到生产一线，有机会更要到现场收集档案资料、学习专业知识、了解生产设计人员真正需求；档案部门还要与生产设计部门建立良好的合作关系，邀请生产设计人员参与到档案信息编研、档案信息树构建中来，鼓励其对档案工作提出建设性意见及建议。

六、小结

勘察设计院档案信息化建设，是档案发展的需要，是院信息化工作的重要组成部分，也是勘察设计行业发展的要求。勘察设计院要将档案信息化建设作为信息化考核指标，提高相关部门对档案信息化工作的重视度，确保档案信息化建设工作持续、有效推进。本文结合勘察设计行业特点，阐述了勘察设计院信息化建设的工作要点，以期对今后同行业档案信息化建设工作有所启示。