浅谈煤炭企业工程项目档案管理

文/四川省煤炭产业集团公司 戚淑芸

煤炭企业工程项目档案是煤炭企业各类工程项目在建设、管理过程中形成的、具有保存利用价值的各种形式和载体的历史记录。它们是煤炭企业宝贵的财富和资源，做好项目档案的管理，将为企业发挥很大作用，带来可观的技术效益和经济效益。煤炭企业工程项目一般包括：地面工业建筑工程，地面民用建筑工程，老矿井改建、扩建、技改扩能工程，新矿井建设工程等。比较而言，地面工程项目主要是土建工程，形成的项目档案相对简单，容易规范管理。井下工程项目都是在地下几百米深处作业，工程风险高，危险性大，设计变更多，自然条件复杂，受水文、地质、瓦斯、煤尘等环境影响较大，专业性很强。大型井下工程形成的档案一般包括土建、矿建、机电安装三个大的分类，因为投资大、规模大、工期长、单位工程多、参建单位多、人员结构复杂等因素，形成的档案难有地面工程档案那样标准，管理很具有挑战性。笔者所在的四川省煤炭产业集团公司档案室深入研究下属几大煤炭生产企业的项目档案实际，探索出了一些比较实用的管理方法。

一、加强工程项目档案管理的组织保障

煤炭企业工程项目档案往往涉及工程、安全、生产、财务、审计等多个部门和环节，需要各个部门的共同协作。由于管理层级多，常有职能分工、合作、交叉等情况。在企业中，档案管理仅仅是综合办公室业务之一，职权有限，难以协调统一各部门协作，真正做到维护档案的齐全完整。面对这些情况，集团公司每当有大型工程项目开工，就要设置项目的档案管理机构，加强组织保障。在建设初期，公司总部分管项目的投资发展部牵头，成立项目档案管理领导小组，督促下属建设单位把综合办公室、规划发展部、工程筹备部等部门负责人全部纳入领导小组成员中，工程筹备部负责人担任领导小组组长，设置一两名懂工程技术的责任心强的人担任专职档案员。建设方与地勘、设计、施工、监理、供货商等各个参建方签订项目施工合同时，将项目档案的收集、整理、归档等要求纳入合同管理中，提取5%的保证金保证档案资料的质量和数量，坚持项目档案集中统一管理、分工负责的原则。同时，建立以建设单位为档案管理核心，设计、施工单位为档案管理主体，监理单位控制为手段的三级档案管理网络，一级对一级负责，层层落实，真正将项目档案工作贯穿于项目建设的各单位、各部门、各领域，做到全员参与、全程管理。

二、加强工程项目档案的过程监管

煤矿建设是高危行业，其矿建前期的论证阶段不同于其他基本建设项目，涉及政府部门多，论证时间长，形成的文件材料多。为了管控项目前期形成的文件材料，项目档案管理领导小组加强了档案形成过程监管。一是安排建设单位规划发展部负责项目前期文件材料的收集整理，物资供应部负责设备的采购及开箱验收时随机资料的收集整理，招标办负责项目招投标文件的收集整理。将项目档案管理纳入岗位考核，实行奖罚制度。每个月由建设单位牵头，组织规划发展部、综合办公室、工程筹备部门、监理单位的有关人员对形成项目档案的参建单位及责任部门进行检查考核。二是加强监理工作的监督管理。在合同签订时，就明确监理工作应包括档案资料的监控。工程开工前，让监理明确建设单位的档案管理要求，工程开工后，监理对施工单位形成的文件质量严格把关，对施工单位编制的竣工资料是否真实完整逐一进行检查，签章确认，使竣工档案的真实性、完整性得到保障。三是每个季度，公司投资发展部再组织建设方、施工方、监理方共同对工程质量和档案整理进行检查，将项目档案管理与工程管理做到同布置、同检查、同考核。

三、加强工程项目档案管理的方法指导

在项目准备阶段，项目档案管理领导小组即安排档案员收集整理项目各个管理部门的相关资料，指导收集的重点内容。主要包括：前期立项报告，可行性研究报告及评估、批复，初步设计任务书、方案、施工准备资料，地质勘探方、设计方、监理方、施工方的招投标文件。以及外部配套建设或协作的有关资料，工程建设期间上级或当地与工程有关的各项文件，外购设备等资料。

在项目施工阶段，项目档案管理领导小组加强对这四大部分进行收集整理指导：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图。

收集工程施工技术管理资料时，重点是图纸会审记录、工程开工报告、技术安全交底记录、施工组织设计、施工日志、设计变更、工程洽商记录、工程测量记录、施工记录、工程质量事故记录、工程竣工文件等材料。收集工程质量控制资料时，重点是工程项目原材料、构配件、成品、半成品、设备的出厂合格证及进场检（试）验报告；施工试验记录和见证检测报告；隐蔽工程验收记录及交接检查记录。建设过程中，隐蔽工程的许多工序情况会被下一道工序所掩盖，这部分工程的质量如何，在竣工后是难以检测到的。这时候，收集的隐蔽工程质量控制资料就是对这部分工程真实情况的唯一评价依据，体现出项目档案无可替代的重要作用。收集工程施工质量验收资料时，重点是施工现场质量管理检查记录、单位（子单位）工程质量验收记录、分部（子分部）工程质量验收记录、分项工程质量验收记录、检验批验收记录。收集竣工图时，重点是竣工图编制整理、审核盖章、交接验收是否按施工合同约定，提交合格的竣工图。在验收阶段，重点收集工程竣工总结，竣工验收记录及各类专项验收认可文件。

总之，要想做好煤炭企业工程项目档案管理，就要遵循项目档案的形成规律，加强组织保障和过程监管，给以必要的方法指导。