工程项目中档案管控的规范化实践研究

文/山西路桥第一工程有限责任公司 郭亚丽

社会的快速发展需要各类工程作为支撑，比如，铁路工程、桥梁工程、能源工程等等，这便促使大量的工程项目不断产生，由此便衍生出工程项目这一概念。要将工程项目保质、保量、高效、快速地完成，需要各方面的协同努力。其中，做好工程项目的科学管理是极其重要的一面，而档案管控的规范化能有效地促进工程项目的管理。实践表明，规范化的档案管控是一项基础工程，能够为工程项目的顺利开展提供资料支撑，有效避免项目开展过程中的各类弊端，提升项目开展的效率和速度。然而，现实情况是工程项目开展过程中常存在很多问题，不规范性较为严重，这很大程度上制约了工程项目的高效开展。可见，新时代研究工程项目中档案管控的规范化实践具有重要的理论和现实意义。

一、工程项目中档案管控规范化的意义

工程项目中的档案包含了工程从最开始立项的基本信息，到最后结项时整个过程中的全部资料。可见，建立规范化的制度，能将工程从开始到最后的各类资料全部分门别类地保存、建立起来，能够将整个工程详细地记录下来。同时，工程项目中的管理经验、现场经验等也能够完整保存下来，方便下一个项目参考、借鉴。此外，档案资料也是工程项目结束时相关部门验收的重要资料，它能够将整个项目完整地反映出来。可见，建立规范化的档案资料对于工程项目具有不可忽视的作用。

二、工程项目中档案管控规范化的特征

工程项目中档案管控规范化具有多个特征，笔者在文献资料调研的基础上对其加以概括，具体如下：1.档案管控的专业化较强。工程项目中的档案既包括日常管理性文件，也包括专业性、技术性较强的专业性资料。要将这些资料档案科学合理地管控好，对档案管理人员提出了很大挑战，现实情况是很多档案管理人员对于专业技术性档案不熟悉、不了解。这便增加了他们整理专业类资料的难度，差错、返工等各类现象时常出现。而技术专业人员虽然懂专业资料，但是对于档案管理却不甚了解。这便使得档案管理中不规范性较为严重。2.工程项目档案管理的范围广。工程项目从施工到结束涉及各类资料，比如立项资料、施工单位资料、设计资料等等。3.工程项目的时间跨度比较长。原因是一个项目从立项、勘察、设计、施工、完工、检查、验收，往往需要一两年的时间，甚至更长，这无形中增加了档案资料管控的难度。

三、工程项目中档案管控规范化实践

（一）健全工程项目中档案管控规范化制度。健全工程项目中档案管控规范化制度具体可从以下两方面开展：一是建立完善的工程项目档案资料收集、保存规范和制度，确保资料从收集时就做到规范、合理、完善，管控过程中分门别类，完整保存。二是建立相应的工程项目档案监管部门，定时对工程项目文件进行监督管理，确保将档案管控过程中的各类规章制度落到实处。

（二）工程项目档案资料的收集、整理应与工程项目的施工进度保持一致。工程项目档案管控中强调同步性，就是档案资料的收集和整理应与工程项目的施工进度保持一致。具体表现为：一是工程项目开工之前就将项目立项依据、基本资料收集、归档起来。二是项目工程施工过程中的设计方案、经验方式等要伴随着施工进度及时地收集起来。三是工程项目结束验收时要将相应的验收资料、意见等详细的记录收集起来。

（三）档案管理人员需要将“业务指导”与档案管控结合起来。所谓业务指导指的是档案收集过程中的方法和技巧，它是档案收集的重要手段。要做好业务指导，具体的做法为：档案管理人员要深入到具体的现场施工实践中，现场实地收集各类资料，熟悉整个项目工程的施工进度和情况，随后将收集的资料分门别类地保存起来，最后对收集的资料进行指导监控。现场实践也表明，只有将“业务指导”与档案管控结合起来，才能更好地促进工程项目档案的规范化管控。

四、结语

近年来我国的工程项目越来越多，相应的对档案管理要求也越来越高，这就对档案管理人员提出了更高的要求。在这种背景下，工程项目中档案管控的规范化显得格外重要。因此，政府机关、施工企业均应该努力，出台相应的规章制度，建立科学合理的档案管理条例。只有这样，才能更好地促进我国工程项目档案的规范化，为工程项目的顺利开展保驾护航。