医院档案管理信息化现状及优化对策分析

文/宁夏医科大学总医院 王春霞

档案作为记载一个组织发展、成长和各种业务活动的载体，是现代化管理中极为重要的一个流程。随着组织的不断扩大，档案的信息量也会不断增加，而档案的价值也会不断提升。医院作为一个管理对象复杂、管理要素多样的管理体系，档案的作用举足轻重。特别是随着档案管理信息系统的建设，档案作为医院的信息储存库的作用日益凸显，对医院的日常管理、患者服务和科研开发工作等都有着很重要的作用。

一、医院档案管理信息化的意义

在传统的档案管理中，医院一般采取纸质化档案的管理方法，档案的借取和存放都面临着不同的问题，特别是对病历档案这些利用率极高的档案，繁琐的借取手续大大降低了医院运营管理的效率。面对医院快速发展的需求，这种老旧档案管理模式的不足日益显现，主要表现在以下两个方面：

（一）不利于信息的存放。纸质档案面临的最大问题就是档案的遗失和损毁，在借阅和转移的过程中很可能会出现档案的遗失等现象。此外，纸质版档案对存放的环境要求极严，条件一旦不足，时间长久后就会出现档案损毁的现象。

（二）不利于信息的整合。档案信息并不是死的信息，而是活的信息，每一份档案的信息都对现下的工作具有支撑、指导和启发作用。例如医院的病历档案就包含着很多的患者疾病信息，在医疗研发中通过对这些信息的实时调取可以大大提升研发速度。

档案管理的信息化可以很好地解决以上问题。通过将档案录入信息化系统，可以大大提升档案的使用效率，同时也便于工作人员的搜索和借阅。此外，医疗档案的信息化，还能够通过对以往案例的快捷总结，为医疗教学和医疗教育提供第一手的原始资料。

二、医院档案信息化建设中存在的问题

目前，我国大部分医院的档案信息化体系建设还处于初级阶段，各级医院没能针对档案信息系统形成一套卓有成效的建设方法，主要存在以下几个方面的问题：

（一）档案信息系统和医院其他信息系统没能形成交互作用。目前大部分医院的档案管理系统都还只是一个孤立的信息系统，没有和医院的医疗研发系统、电子病历系统等形成有效的勾连。电子档案只是一个查询端，不能给医院的医疗研发和疾病问诊提供有效的数据支撑。

（二）管理格局混乱，档案体系未能形成。目前，医疗档案的分类已经由以前的病历、文书和图片档案发展成了实物、声像、科研、病理切片、磁盘档案等。大部分医院还是按照老的档案分类进行档案管理，很多病理切片和声像档案散布于各个部门，没有得到很好的管理。

（三）档案管理工作人员专业素质较低。大部分医院都没有专业的档案管理人员，而是由护士或部分医师兼职管理。他们没有受到专业化的档案管理培训，档案管理思想观念比较陈旧，只把档案看作一个信息存放的仓库，而没有把档案当作一个医院信息整合的富矿。

（四）档案信息安全重视程度不够。医院档案的特殊性在于每一个病人的档案都有很强的私密性，因此医院一定要做好档案的保密工作，但是大部分医院没有建立严格的档案借阅手续和档案借阅权限。每个人只要想查档案就都可以查。

三、医院档案信息化建设的意见建议

针对档案管理的上述问题，笔者在多年的医院管理经验中总结出了以下意见建议，具体如下：

（一）建立档案管理规范。要根据统一化、规范化、科学化和系统化原则，针对实物、声像、科研、病理切片、磁盘档案的储存和分类规则，并且针对档案在借阅录入过程中容易出现的问题，建立一套符合医院管理自身特征的信息化档案管理规范。

（二）加快电子档案建设的同时完善纸质档案管理体系。针对目前档案信息化建设程度较低的现象，坚持电子档案建设和纸质档案建设齐头并进的原则，首先管理好纸质档案，确保纸质档案无丢失，并在此基础上解决电子档案建设所面对的难题，同时加快纸质档案电子化的速度。

（三）加快档案系统和医院其他系统之间的融合。通过接口终端建设，打通档案信息系统和电子病历系统、医疗研发系统以及患者就医系统间的信息壁垒，建立统一的信息填写模板，实现不同信息系统之间信息的有效交互融合。

（四）健全医院档案培训机制。针对医院档案管理工作人员档案管理专业素养低的现象，开展专业培训。在医院上下树立档案信息是无形资产、是医院和社会的战略资源的理念。

四、结语

综上所述，笔者认为，在医疗卫生改革逐渐深入的背景下，面对医院档案信息资源的不断拓展，现代医院必须加快医院信息化建设的步伐，建立高效、便捷的档案信息资源共享平台。