大型矿业集团管控型企业数字档案馆建设的探索与实践

2019-11-23紫金矿业集团股份有限公司邱巧艳

办公室业务 2019年15期

文/紫金矿业集团股份有限公司邱巧艳

数字档案馆有着馆藏资源数字化、信息组织网络化、资源共享化、信息检索便捷化的优势，为信息资源提供广阔存储空间和利用空间，由众多档案库群、资源处理中心、用户群体组成，是内容管理系统、信息保存系统以及集成系统的结合，为大型矿业集团管控型企业提供资源信息收集、创建、管理、存储、发布功能，优化档案信息的真实性与完整性，为集团管控型企业提供集成服务。

一、数字档案馆建设中存在的问题

（一）传统数字档案馆建设不充分。从传统矿业企业为例分析，数字档案建设不够充分，企业没有实现各业务系统的集成，由于矿业集团管控型企业业务系统数量与日俱增，档案管理难度加大，现有的档案管理系统无法与科研生产和业务管理系统集成，导致系统中的电子数据不能在第一时间内归档。有的企业在档案馆设计阶段忽视了档案管理工作的重要性，导致电子文件和相关数据无法被同步归档到档案管理系统。而且，集团管控型企业电子文件管理不够规范化，电子文件没有成功变为电子档案，管理方式不成熟，信息录入不准确，缺乏有效控制手段，无法对档案信息的准确性进行检测。

（二）数据交互存在障碍。传统矿业企业档案馆建设中，数据无法实现交互，有的企业在经营中会产生很多技术性文件，这些技术性文件面临着分发问题。数字档案馆可以实现技术数据的传递，实现集团管控型企业联合设计与开发。信息数据在交互的时候会受到工作标准的影响，数据接收和数据处理面临不同解决方式，无法实现统一，部分集团管控型企业要求所有人按照统一标准执行，但是缺乏信息化建设规划，数据依然不能在线交互。

（三）缺乏统一管理标准。矿业集团管控型企业缺乏统一的数字档案馆建设标准，导致各个单位使用不同的管理系统，虽然应用的是相同的软件，但是各单位会结合自身实际情况对系统二次开发，导致各个单位之间的档案管理系统无法互通互联，信息平台无法实现交互，资源互通存在难度。

二、加强集团管控型企业数字档案馆建设的有效途径

（一）把握数字档案馆建设的重点，搭建统一框架模式。信息化背景下，数据是集团管控型企业的重要资源，档案数据是档案馆建设的核心，业务系统当中原生电子数据的管理已经成为数字档案管理的重点，企业进行档案馆建设时需要扩大收集管理范围，完善数据归档工作。做好数据资源的分类，科学类数据包含自然科学和工程技术科学，开发出来的数据通过检测后可以用于科学活动的原始数据。集团管控型企业在进行档案资源建设时，需要关注业务系统数据的实时变化情况，做好数据管理与调试工作，确保管理质量与售后服务。1.大型矿业集团管控企业统一规划管理档案资源建设工作。特别是对于地域分布广阔的矿业集团要实现远距离管控遍布世界各地的企业，想要实现档案资源共享，需要从集团顶层高度出发，对数字档案馆管理体制、数据结构、运行模式以及标准规范统一规划，确定顶层框架，部署集团数字档案馆的具体实施步骤。集团管控企业有必要设置专门机构。集团管控型企业数字档案馆建设十分复杂且漫长，要求在集团总部设立专门管理机构，长期统筹规划、指导监督档案馆的建设工作，确保集团档案馆建设有计划有层次。2.搭建统一框架模式。集团可以从顶层入手，根据总体框架搭建出集团管控型企业数字档案馆总体架构模式，以此引导下属企业数字档案馆的建设工作。矿业集团管控型企业内部加强信息资源的高效整合，使用信息管理技术与大数据技术，以满足数字化设计归档需求为目的，完成数字档案馆系统开发，从企业内部局域网和信息服务平台入手，做好信息服务架构，实现档案、图书以及情报的资源集成检索，提高信息管理能力。建议企业搭建资源协同平台，完成资源交互，实现各种型号产品之间的电子数据共享，推进PDM系统在异地的协同管理功能，使用时数据不用单独导出导入，保证数据的完整性，提高工作效率。建议企业建立资源共享平台，利用集体数据中心建设，推动数字档案馆建设，完成各单位档案管理系统和集团档案管理系统之间的联通，建立接口标准，搭建集团层面的数字档案资源共享平台，形成矩阵式档案馆建设模式。结合企业的实际业务情况，整合各单位档案资源，做好异地备份工作，为数字档案馆建设提供基础条件。

（二）借助“云计算”以及“物联网”等技术建设企业数字档案馆。1.矿业企业数字档案馆系统是借助“云计算”以及“物联网”等先进技术形成的数字档案馆系列产品。矿业集团档案系统以实现档案安全保管基地、企业文化宣传和历史教育基地、档案利用中心、档案知识中心和电子文件（档案）备份中心为目标，以建立档案数据信息的全集成、全管控、全服务、全覆盖、一体化、智能化、虚拟化为基础，从管理体制、业务工作、制度规范和设施设备等方面进行建设的全方位的数字档案馆系统。2.系统可以实现与ERP、财务、人资、OA、合同、项目管理平台等其他业务系统的无缝集成。与基础平台，包括统一身份认证、单点登陆、消息平台等系统的集成；与其他厂商旧档案系统的数据迁移。系统通过信息化手段，实现对组织的管理；通过总部集中的数据目录，可对全公司范围内的档案数据进行维护，确保档案数据的安全。系统实现了档案展厅以及展厅的虚拟化；与库房设施进行集成，实现智能库房管理。此外，系统通过挖掘和推送等技术将数字档案资源主动推送到利用者任何需要的地方，使得利用者可在权限控制范围内享有查询和阅览服务。系统建立了档案资源库，其内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、资料、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络连接成超大规模的知识库。

（三）提供知识服务与主动服务。从矿业管理各业务需求的角度出发，实现服务内容的专业化和服务手段的人性化，进一步开发数字档案馆的系统知识管理功能，推送知识标签和档案信息，深入挖掘档案资源的知识价值，寻找基本研发和工艺知识，推动业务的发展。主动提供服务，深入发掘原生电子数据，寻找隐性数据，实现隐性数据的显性化，将杂乱的数据结构进行整理，分析海量资源数据，寻找数据之间的关联，把数据变成可利用的信息，再将信息变成知识，将档案服务嵌入数字档案馆建设工作全过程，让企业开展各项工作更加顺利。近年来，越来越多的大型矿业集团依托集团内部专线网络平台，与软件公司共同研制了“数字档案管理系统”，该系统初步解决了网络环境下档案信息资源的整合和分层共享，基本实现文档一体化、馆室一体化。企业遵循整体性、开放性、稳定性原则，不断对档案管理系统“收、管、存、用”各功能模块进行扩展升级，成功将电子签章技术引入档案管理系统。还开发建设了若干数字档案馆管理子系统，包括档案资源总库管理系统、自助查档系统、远程查档系统、智能编研系统等。该数字资源总库管理系统确保信息资源的长期使用，保证信息资源的安全可靠，使用多个子系统通过不同的渠道，真正实现了资源分层共享，满足不同专业用户对档案资源的需求。