信息时代综合监督执法文书档案管理工作信息化手段研究

2019-11-23唐山市卫生和计划生育委员会综合监督执法局张净

办公室业务 2019年15期

文/唐山市卫生和计划生育委员会综合监督执法局张净

我国经济社会在发展的过程中十分重视综合监督执法文书档案的信息化管理工作。而在信息化背景下，如何充分利用信息技术来提高执法文书档案管理工作的水平，是相关人员应该思考的主要问题。下面就基于现阶段管理中存在的一些问题，从技术、人数等方面提出了相应的解决措施，以此来确保文书档案管理工作的完整性和时效性。

一、综合监督执法文书档案信息化管理的优势

信息技术是将文件和档案统一结合在一起，搭建一个共同的平台，让所有的管理流程都可以在网络上实行。工作的时间也由服务器统一确定，这样便能对所有的流程和所有的情况进行相应的跟踪和记录，包括那些修改的痕迹也会保存下来。当管理人员在应用计算机管理软件以后，就可以对所有的文件资料进行快速的储存、分类等，极大地提高了整体的工作效率。同时，利用网络服务这个宽广的平台，也可以了解到文书档案工作部门的实际情况，及时掌握档案管理的动态信息。

二、综合监督执法文书档案的信息化管理手段

（一）加大资金的投入力度，构建安全的网络机制。相关机构在开展综合监督执法文书档案管理工作的时候，应该加大资金的投入力度，重视档案管理工作。在工作开展的过程中，也应该选择一些性能比较好的软件和硬件设备，真正发挥出档案管理的价值和作用。同时，在管理的过程中也可以构建相应的惩罚机制，这样便可以提高他们工作的积极性和责任感，为执法部门的发展提供重要的支持。信息化时代档案管理工作，更应该将重点放置在管理的安全方面，所以，可以在内部和外部信息网之间构建一个物理隔离，这是确保信息化网络最安全、最有效的一种方式。第一层的隔离防护措施一般是由路由器组成的，路由器可以过滤掉或者是屏蔽掉一些IP地址，选择放行一些安全的地址。第二层则是防火墙，大部分的防火墙都有一个属于自己的运行机制，无论是怎样的防火墙，从整体的角度来看，都可以对外部数据进行过滤和审查等。一些信息只有通过防火墙的信息内容才能开始活动，而且还能对一些网络攻击进行相应的监测和警告。

（二）构建科学化的信息管理平台，实现档案资源共享。监督执法文书档案的最终目的实际上还是为了实现对档案信息的充分挖掘，对于原始档案的信息和内容进行相应的整理，在改善和整合以后，对这些收集到的档案进行相应的加工，最后以多媒体的形式呈现出来。这样做的主要优势则是便于获取，而且传播的速度非常快，能够实现数字档案应用增值的服务，并且充分体现出档案自身的价值和意义。例如某执法机构在文书档案管理中，就选择采用Neusoft Seas7.5综合管理系统，这样便可以对文书档案进行存、收和验的全面式管理。通过文件管理、档案利用等工作模块，其中还包含了档案业务中的文档库、数据录入和信息采集等，能够让相关人员实行实物借阅、库房管理等，最后通过互联网实现全文式的阅读，进而有效地提高了档案管理的工作效率与管理水平。信息数据库的创建有助于规范监督执法文书档案的数字格式，并且利用信息化技术来进行分类与储存，这样才能更好地提高资源的利用效率。

（三）提高认识，加强档案人才队伍的建设工作。文书档案信息化工作为综合监督执法部门工作提供了一定的基础，主管部门将信息化档案管理工作纳入信息平台建设的总体规划中，然后按照一些基础性的规划和部署，强化部门责任，并且严格按照相应的要求去执行。随着执法工作信息化建设的整体推进，执法部门的管理者也应该适当地转变自身的观念，加大对执法文书档案的信息化管理工作。最好是秉承着一个“以人为本”的基本原则，这样便可以构建一个完善的人才政策和考核体系，平等对待从事档案信息化工作的人才和执法人员，并且对档案信息化工作人员的职称进行相应的评价，然后从岗位待遇等方面给予相应的优惠。除此之外，还可以选择采用“自学为主，培训为辅”的方式，这样便可以形成一个终身的教育机制，确保档案管理人员的综合素养可以跟上时代发展的步伐。还有一点则是要加强档案部门、区域之间的合作，利用档案资源来进行转化、创新，然后利用网络、现代通信等高科技手段，完善档案部门和档案人员的整体信息源。