浅谈公路建设项目档案完整性的影响因素及措施

文/新疆交通建设管理局项目执行一处 古丽斯坦·阿不拉

公路建设项目档案管理工作贯穿于项目建设的全过程，项目管理的成果除了能在实体工程中体现外，更多地体现在项目建设档案中。本文从建设项目档案完整性的重要性、档案管理职责、制度建设、过程控制等方面做出分析，就如何能把公路建设项目档案的管理工作持续有效、按时、按质、按量完成，达到既定目标、如何进一步做好项目档案完整性工作，分析影响因素，提出解决措施。

一、做好公路建设项目档案完整性的意义

公路建设项目档案是指自公路建设项目立项起，至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的，经过规范整理、归档的各种形式和载体的文件材料。公路建设项目档案是在公路建设过程中形成的原始记录，记述和反映项目建设的全过程，对公路质量起到重要的保证作用，为今后公路维修、改建和扩建提供等提供科学依据。公路工程档案规范整理，完整、成套、系统，并档案质量符合档案管理要求。档案资料的完整性直决定档案的质量，同时决定着日后公路建设及养护工作中的利用效果和水平，确保公路建设档案的完整性具有重要的意义。

二、影响档案完整性的主要因素

（一）管理不够科学。项目管理过程中各参建单位已配备兼专职的档案人员，负责文件材料的收集、整理、组卷工作，但人员素质参差不齐。组织各参建单位资料人员档案业务培训学习，但人员更换频繁，人员流动性较大，不稳定，无法保证档案培训的全覆盖，部分档案人员缺乏相应的档案专业知识，使得资料的整理不规范，整理方法不科学，收集资料不齐全，影响档案的完整性，加上档案人员更换过程中，人员责任心不强，不履行档案移交程序，造成部分文件材料收集不全面、不完整，从而影响到档案资料的完整性。

（二）对档案收集不够重视。公路建设项目档案过程控制中，没能做到对档案形成质量和进度的跟踪控制，对过程中形成资料把关不严，收集不及时等原因，导致文件资料及部分原件丢失，直接影响档案的完整性。从公路建设项目管理现状来看，各项目参与单位都将主要精力放在了抓进度、抓质量和目标工期实现上，还存在工程竣工验收前才突击整理档案的现象。

三、提高公路建设档案完整性的措施

（一）明确档案管理职责。根据统一领导、分级管理的原则，对公路建设单位项目档案工作进行监督、指导；项目建设单位具体负责工程项目档案的管理工作，须对本单位各部门、所属单位及项目各参建单位的项目档案工作实施有效管理，督促参建单位认真履行项目文件编制管理的相应职责，及时、完整、准确、系统地收集、整理、本项目过程中形成的全部文件材料。并完成相关的归档工作。对项目文件收集、整理、归档工作进行统一管理和指导，在与各参建单位签订的合同及协议中，应明确项目档案管理的相关要求，确保文件材料收集的完整性。

（二）制定档案管理制度。建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设过程的不同阶段，对自然过程中产生的文件材料进行收集、整理，分别做好预立卷工作，通过定期对文件材料的收集情况及预立卷完成情况进行检查指导，实施动态管理，提高档案资料收集的完整率。

（三）建立档案管理体系。建立全面系统的公路建设项目档案管理体系，并保证整个体系在项目建设过程中的全面落实，按照“谁形成谁负责的原则”由文件材料形成单位或部门负责，应实事求是，确保文件材料的完整、准确。完整，一是指反映工程建设全过程中应归档的各种载体的项目文件材料齐全。二是指项目文件材料所记载的内容完整。施工单位确保档案资料收集归档完整齐全，监理单位负责对施工单位竣工文件材料进行收集、整理、归档和监督检查，并对档案资料收集的完整性、系统性、真实性、准确性提出档案质量审核报告。通过层层监督、检查、审核，确保公路建设过程中档案资料收集的完整性。

（四）加强项目档案人员培养。在项目管理过程中配备兼专职的档案人员，保证建设过程中文件材料的收集、整理、归档工作及时、准确、完整、系统和安全。工程建设同步收集、同步整理、同步归档对档案人员专业能力提出了很高的要求，因此在公路建设项目过程中，要提高档案意识，重视档案工作，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性，加强档案人员的培训，提高档案人员的专业水平和技术能力，培养出一批懂得项目档案管理、责任心强、专业素养高的专业人员，推进和提高文件材料归档工作质量。

通过加强公路建设项目管理过程中档案工作的有效管理和监督，不断提高公路建设档案的完整性，发挥公路建设档案在公路建设中的作用。