新形势下如何做好基层单位档案管理工作

2019-11-23

办公室业务 2019年18期

档案事业作为党和国家各项事业的重要组成部分，对于国家、单位和个人都具有重要作用和意义。习近平总书记在党的十九大报告中指出：“中国特色社会主义进入了新时代”。档案管理工作也应该适应新时代、新形势、新任务的要求，走进转型升级的时代。近年来，在各级党委、政府的领导下，在各级档案管理部门的具体指导下，基层部门的档案管理工作取得了巨大的进步。但也应该清醒地认识到，当前档案管理工作还有不少问题和不足，特别是在新形势下如何更好地做好档案管理工作成了摆在每一个档案管理工作人员面前的课题。本文就新形势下如何做好基层单位档案管理工作，谈一下个人的体会。

一、当前档案管理工作中存在的问题

（一）人员方面。1.个别单位对档案管理工作重视程度不够。从单位领导到具体档案管理人员没有充分认识到档案管理工作的重要意义，做不到系统地收集、管理、利用档案。有的单位只保留财务、人事档案，其他的档案很少留存。有的单位安排“二线”人员从事档案管理工作，在一定程度上反映了对档案管理工作的重视程度远远不够。2.档案管理人员专业水平有待提高。档案管理是一项综合性工作，做好这项工作需要具备一定的文字知识和相关知识技能，在基层单位，大多数单位没有专职档案管理人员，兼职人员从事的工作较多，很多情况下，忙于其他工作，忽视了档案管理工作，更很少有时间对档案管理工作业务进行学习和研究，在档案理论和实际操作能力方面有待提高，有的单位和人员往往是年底突击整理一下档案了事。3.专业培训较少。造成档案管理人员水平不高的另一个原因是档案专业培训较少。在各单位中，相对党务、财务、人事等工作，档案工作很少组织专门的培训，档案管理人员没有系统地学习档案理论和知识的机会，造成了有的时候档案管理人员不能跟上信息化时代对档案管理工作的要求。

（二）制度方面。1.制度不健全。档案管理制度涉及档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、教育和科学研究等方方面面。实际工作中，大多基层单位只是制定了保管、借阅、保密等基本制度，还有一些制度需要进一步完善。2.制度制定相对滞后。当前制定的制度，大多是针对传统的档案收集、整理、保管、借阅等形式，对于信息化条件下的档案管理制度建设研究不多。3.制度执行不够严格。在执行档案管理制度过程中，有的时候不能完全按照制度规定的时间、流程和规范等进行工作。比如，规定了定期收集档案，到了规定日期后，往往以工作忙等理由延后归档时间。

（三）硬件设施方面。1.没有独立的档案室。受办公用房、资金等多种因素影响，很多基层单位没有建立专门的档案室，特别是在一些企业当中，将档案存放在办公室中，而办公室人员众多，给档案的保管带来了安全隐患，更不利于涉密档案的管理。2.档案室硬件设施不达标。有的单位虽然建立了档案室，但只是安装了的防盗门窗，配备了档案柜、灭火器等基本设施，没有配备监控、报警等设备，更达不到“三分开”“八防”等要求。3.档案数字化程度不够。大多单位以纸质档案为主，很少形成系统的电子档案。与档案数字化管理有一定的差距，在一定程度上影响了档案的开发和利用效率。

（四）档案开发利用方面。1.档案开发利用意识不强。重保管轻利用，大多数单位档案管理工作停留在“存”的层面，没有在提高利用效率、方便查阅上下功夫，只有急需用到某个文件、材料时才会去查档案，没有很好地对现存档案进行研究，充分发挥出档案管理工作的效用。2.档案信息开发不够。一是检索手段落后。大多数档案靠手工检索，除非一些重要的文件、档案，否则不愿意在众多材料中寻找档案。二是档案编研不够统一。有的单位没有编写大事记等档案的传统和习惯，对单位历年来的重大活动、重要事项往往要通过相关文件通知等查找，增加了查询难度和准确性。

二、做好当前档案管理工作应注意的几个问题

做好新形势下的档案工作，要从提高思想认识、增强硬件配备、加强制度建设等方面入手，在工作中注意以下几方面的问题。

（一）加强宣传教育，进一步提高对档案工作的重视程度。档案管理工作从大处讲关乎国家发展、国家政策制定、调整；从小处讲影响到一个单位各项工作的顺利开展和延续；对个人来讲，人事、工资等信息资料影响着每一名员工，关乎每个人的切身利益。因此，从单位主要负责人到分管领导到从事档案管理工作的人员，都要牢固树立大局意识和服务意识，充分认识档案管理工作的重要意义，切实担负起在档案管理工作中的职责和责任。一是要加强学习。作为单位领导干部，要积极学习党和国家有关档案工作的政策、法规，特别是强化习近平新时代中国特色社会主义思想的学习，提高政治站位，用习近平中国特色社会主义思想指导开展档案工作。作为具体档案管理人员，要积极学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，还要学习具体的档案业务知识，使自己熟悉档案管理工作。二是要处理好几个关系。对于兼职从事档案管理工作的人员，要统筹安排好负责的各项工作，不能顾此失彼。要处理好学习、工作、人际等几个关系。全面系统地学习档案管理知识，使自己成为一名兼职“专家型”的档案管理人员。统筹处理好负责的其他工作和档案管理工作的关系，将各项工作有机结合，协调推进。加强与同事的沟通和交流，取得他们对档案管理工作的理解和支持。三要树立保密和服务意识。《中华人民共和国档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。”要熟知各项保密规定和保密工作流程，严格按照程序办理各项工作。要牢固树立主动服务意识，积极完善服务方法，提高服务质量。

（二）加强硬件配备，进一步为档案管理工作提供保障。工欲善其事，必先利其器，良好的硬件设施是做好档案管理工作的前提和基础。作为单位主要负责人要积极支持档案硬件建设，配齐必要的设备和设施。作为档案管理人员，要熟悉和了解档案室建设标准，按照标准制定档案室建设计划，最大程度按标准对档案室进行改造和提升，使基础硬件设施达到和满足档案管理工作的需求。要加强档案管理数字化建设，配备专用电脑、高速扫描仪等设备，条件允许的话，将纸质档案数字化，提高档案管理和利用效率。

（三）加强制度建设，进一步提高档案管理工作规范化水平。管理制度是对一定的管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构设置的规范。合理的管理制度可以简化管理过程，提高管理效率。档案管理工作是一项制度性很强的工作，从档案收集到保管利用都需要一套严格的制度来规范各个环节，从而达到全面收集、妥善保管、充分利用档案的目的。要对现有制度进行梳理，缺少的制度要及时健全，不合理的制度要及时修订。制度制定要细化，要具有针对性和可操作性。要重视制度的落实，制度是以执行力为保障的。一要加强制度的宣传，使全体人员了解各项制度，自觉遵守各项制度。二要加强督导检查，建立奖惩机制。将制度执行情况与各项考核、评优进行挂钩，进一步执行制度的积极性和自觉性。