文书档案规范化管理的实践路径思考

一、文书档案规范化管理的基本理论

（一）文书档案的概念和特点。文书档案是指单位在行政工作或专业工作中直接形成的，具有保存价值的各种原始记录的集合体。各个单位工作性质不同，其日常工作产生的文书档案有所不同。文书档案的种类具有多样性，不仅包括文字资料，还包括声像、图像以及影像等。从文书档案的性质和内容来看，文书档案具有以下几个层面的特点：第一，原始记录的分散性。单位各个工作部门在行政工作和专业工作中均会产生大量的信息资源，各种信息资源分散于各个单位内部，最终流动至档案归口管理部门，由档案归口管理部门进行汇总、分类并编录，最终形成文书档案。第二，成套性。文书档案成套性明显，单位通常围绕某一个工作、一个项目或者一类专业材料来建立文书档案。文书档案内部信息资源具有关联性，体现了单位某一时期的工作成果，也体现了工作人员的履职成果。第三，利用率高，价值明显。文书档案作为一种信息资源凭证，能够为单位拟定决策或者制定发展规划提供文字依据。单位决策人员以文书档案中的内容为依据制定决策或者制定发展规划，能够增强决策和规划的科学性，推动单位走向可持续发展道路。

（二）文书档案规范化管理的必要性。文书档案涉及内容面广，数量众多。档案归口管理部门工作人员对文书档案进行管理并不是一项简单的工作，并不是简单地对信息资源进行整理。伴随大量电子文件的产生，工作人员不仅需要整理纸质类文书档案，还需要整理电子类文书档案，工作量随之增加。为了减轻档案归口管理部门工作人员的工作压力，最直接、最有效的路径就是对文书档案进行规范化管理，减少档案管理的中间环节，提升文书档案后期利用效率。工作人员对文书档案进行规范化管理，能够为档案需求主体提供更为便捷的服务，提升单位整体运行效能，使单位创造出更多的经济效益和社会效益。除此之外，对文书档案进行规范化管理，可以防止文件的丢失，确保文书档案的整体性。文书档案管理实践中，部分单位存在文书档案关键部分丢失的现象，给单位造成了不可估量的损失。之所以出现这种现象，在于单位忽视了对文书档案进行管理，工作人员在归档和整理过程中存在疏忽。对文书档案进行管理，则能够显著降低该类事件发生的概率，充分展现档案管理人员的专业化水平。

二、文书档案规范化管理过程中需要注意的问题

（一）管理体制层面。电子文书档案的大量产生，意味着档案归口管理部门不仅要在计算机终端对文书档案进行管理，也需要在线下对文书档案进行管理。从提升档案归口管理部门工作效率，保证文书档案规范性的角度出发，单位需要建立“双轨制”的档案管理机制。所谓“双轨制”的档案管理机制，就是指线上和线下应当采纳两种不同的管理流程和管理模式，为工作人员进行规范化管理提供指引。一方面，单位制定线上管理机制应当充分立足于本单位档案管理实践工作，积极听取工作人员的意见，结合档案管理系统的操作流程。另一方面，单位制定线下管理机制则可以在既有的管理体制上进行修改。在工作人员早已适应现有体制的情况下，大幅度对线下管理流程和管理职责进行变动，反而适得其反。为此，单位只需要根据以往文书档案管理工作中出现的问题，对既有的管理体制进行修改即可。建立“双轨制”的文书档案管理机制，能够厘清各个工作人员以及各个工作部门的管理流程，防止文书档案管理工作出现无序化的现象。

（二）人才建设问题。文书档案管理是一项细致性的工作，对工作人员工作能力要求较高。单位建设一支具备专业知识和信息技术运用能力的高素质人才，是确保文书档案规范化管理的前提要件。为此，单位可以从以下几个层面加强人才建设。首先，单位要重视培训工作，增加在培训领域的资金投入，优化培训方式。为了防止培训工作流于形式，确保培训工作的效果，单位要加强在管理实践和技能实践领域的培训工作，通过案例讲解和现场模拟方式，提升工作人员实践工作能力。其次，单位要重视人才交流，拓宽工作人员视野。单位可以加强与档案馆、图书馆等专业管理机构的联系，派遣工作人员到相关单位“取经学习”，增强工作人员的创新意识和开放意识，推动文书档案管理创新。再次，单位要注重信息化建设，打造一支熟练掌握和运用计算机技术的人才队伍。单位在引入信息化软硬件设施后，要及时对档案管理人员进行培训，增强档案管理人员运用软硬件设施的能力，防止文书档案管理工作脱节。最后，单位要鼓励工作人员进行技术创新和方法创新，鼓励工作人员承接国家相关课题研究，对于取得一定成果的工作人员给予相关物质奖励和精神奖励，营造具有人文关怀的工作环境。

（三）资金投入问题。对文书档案进行规范化管理是一项长期性和复杂性的系统工作。单位相关负责人要重视资金投入问题，加大在文书档案管理领域的资金投入，及时购置并更新计算机、高速扫描仪、打印装订一体机以及档案管理系统等软硬件设备，优化档案归口管理部门工作人员的工作环境，确保工作人员能够高效率办公。除此之外，单位要紧跟时代发展潮流，及时引进大数据技术、云共享技术、区块链技术以及数字水印技术等新型信息技术，推动文书档案管理迈向更高的层次，实现文书档案管理工作的可持续发展。

三、文书档案规范化管理的路径

（一）建立健全集中统一的档案管理网络。为了减少档案中间管理环节，提升文书档案管理工作效率，单位要建立健全集中统一的档案管理网络。一方面，在计算机管理终端，单位应当实现档案管理系统的全范围覆盖，集中对文书档案进行管理。各个业务承办部门将需要归档的相关电子文件上传至档案管理系统，档案管理人员接收电子文件后，对电子文件进行筛选并进行归档。同时，档案管理人员对电子文书档案进行著录后，将检索目录上传至档案管理系统，便于相关部门和相关人员进行检索查阅。另一方面，在线下管理终端，单位要明晰管理职责，将文件资料移送的职责归入业务部门，提升档案管理专业化水平，各个业务部门应当及时并主动将相关文件移动档案归口管理部门。对于超时移送和移动过程中丢失文件资料的，应当由相关人员负责，明确责任落实主体。总而言之，建立健全集中统一的档案管理网络，能够加强各个工作部门之间的协调，防止文书档案丢失。

（二）加强对文书档案的安全管理。近些年来，部分单位出现文书档案失真问题，文书档案被相关人员窃取并修改，给单位造成了损失。文书档案的真实性是文书档案存在价值的基础，缺乏真实性的文书档案，其价值为零。为此，单位加强对文书档案的安全管理，是文书档案规范化管理的题中应有之义。一方面，在计算机管理终端，单位要及时修复计算机漏洞，利用数字水印技术、数字秘钥技术以及区块链技术对文书档案进行加密处理。另一方面，在线下终端，单位要注意档案室的保管环境，防止档案发生损害，对涉密的档案进行集中化加密。

四、结束语

人类生产力不断提升，推动了科学技术的发展，同样，科学技术的迅猛发展则会推动人类生产模式的转变。近些年来，办公电子化已经成为我国行业创新、社会发展和经济前进的有力保障。在办公电子化背景下，办公文件表现形式愈发多样化，电子形式的办公文件逐渐增多，数字化的文书档案也随之增加，档案归口管理部门工作人员的工作量和工作压力剧增。传统档案管理机制难以适应办公室工作环境的变化，不利于提升文书档案管理效率。单位要实现档案资源的开发利用，首先要做好档案管理工作，积极探索档案管理新方法，对档案进行规范化和科学化管理。未来随着理论的完善和技术的进步，会有更先进的管理方法和信息化手段来提升文书档案管理工作的准确性和效率。