巧妙运用统计表格和图形提升文秘工作质量

2019-11-23

办公室业务 2019年18期

无论是哪一个行业的企业，办公室文秘工作都属于企业的核心工作管理部门，其主要的工作内部不仅繁重、复杂，而且还需要对领导的指示进行准确的传达，并且与基层的工作也要保持密切的联系，使企业内部的沟通效率能够得到有效提升，所以，这就需要文秘具备更加高水平的表格与图形运用能力，使整个工作过程更加规范，相关的人员能够更加清楚地了解具体的工作内容，从而使企业能够保持更加规范的状态向前发展。

一、文秘工作的重要性

文秘工作在企业的发展中可以说起着承上启下的作用，能够在很大程度上促进企业的正常发展，换句话说，文秘部门在企业占据着核心的地位。文秘工作的主要工作内容是正确传达领导的指示，督促工作人员按照要求工作，使整个企业上下都能够按照要求完成任务。

对于文秘工作人员的要求来说，不仅需要其具备专业的工作能力，也需要具备强大的交流与共同能力，能够全面掌握企业的发展情况，并且对各个部门了如指掌，同时，文秘也要具有一定的乐观精神，采用理性的态度分析问题，使文秘工作的质量能够得到有效的提升。此外，也要要求文秘具有一定的计算机能力，能够通过图形、表格的方式规划出具体任务的操作规范，并且也能够对企业的日常经营发展工作进行记录，采用表格与图形的形式能够使具体的内容更加清晰，从而进一步提高企业的工作效率。

二、文秘所具备的素养

（一）职业素养。一名合格的文秘必须要具备超强的职业素养。一方面，文秘应该根据企业具体的规章制度，完成工作，不迟到、不早退，按时整理好各项工作内容，对各种事项进行全面的掌握与把控，严格避免出现手忙脚乱的现象，降低工作中出现失误的情况，同时，也要对琐碎时间进行合理的利用，从而有效提升工作的效率与质量。另一方面，文秘应该具备一定的紧急事件处理能力，对于一些突发事件进行紧急处理，避免出现遗漏、重复等现象，同时，文秘也要结合自身的工作经验，使工作能够有条不紊地开展，全面提高自身的工作效率。

（二）道德素养。文秘工作的内容与企业的实际发展息息相关，所以，文秘应该时刻以企业的利益为首要任务，在做任何事情时，都应该以大局为重，从企业发展的角度思考问题，严禁假公济私、损害企业形象、破坏企业经济效益等现象出现，同时也要对自身的利益与企业的利益进行权衡，确保企业中的各项工作能够顺利开展，进一步实现文秘自身的工作价值，为企业的发展贡献力量。

三、提高文秘表格与图形使用效果的措施

（一）在文件拟写工作中应用表格与图形。相比于纯文字的表述，表格与图形能够使统计的资料更加清晰、直观，使观看的人能够更加方便地对数据信息进行分析，进一步提高了工作的效率，使文件的内容能够跃然纸上。因此，为了能够进一步提高文秘工作的质量与水平，应该加强文秘表格与图形的使用效果，从而使企业的数据信息的展现能够更加简洁、清晰、有条理，同时，以图形和表格的形式进行记录，也能够使企业的数据资料得到长期的保存，十分有利于企业的发展。

（二）在会议记录中应用图形与表格开展文秘工作。会议记录文秘的工作可以分为三个步骤：首先，是会前的准备工作。文秘应该在正式开会前，做好会议准备工作，确定开会的日期、时间以及地点，同时也要细化参会的人员、餐饮的安排，车辆的安排以及所需要使用的资料等，通过表格的方式进行记录，能够使其更加清晰地展现，这样就能够进一步提高文秘工作的效率。同时，在通过表格的方式进行会议记录时，应该确保每一项实际的工作都能够落实到个人的头上，充分做好协调工作，并且明确责任人。其次是会中的具体工作。文秘不仅要做好记录工作，也要对会议室内的音响、投影、桌椅、话筒等进行逐一检查，并且详细做好登记。最后是会后收尾工作。文秘应该做好离开的准备工作，安排制定的人员将东西搬离，并且对会议室进行周全的检查，防止出现贵重物品、资料的遗漏现象，同时，文秘在通过整理后，应该采用电子版与纸质版的两种记录形式，交由领导确认，然后复印逐一下发给各个部门。

（三）使用表格与图形处理日常事务。文秘工作所涉及的内容非常多，而且复杂，所以，应该使用表格与图形的方法开展日常工作事务，从而提高文秘自身的工作效率。一方面，文秘的日常工作中，包括很多重要文件的收发工作，所以应该使用表格的形式进行记录，这样就能够有效避免出现纰漏。另一方面，对于领导日程的安排也是文秘的日常工作，采用表格的形式做好精心的安排，能够使自身的工作以及领导日程的安排都非常具有条理性。