档案移交进馆工作之我见——以湖南城建职业技术学院为例

档案移交进馆是指被列入档案馆接收范围的机关、团体、企事业单位和其他组织，以一个全宗为单位，将科学分类、有序排列、编制规范、检索体系完备，按照国家有关标准整理好的档案，经档案馆质量检查验收合格后，按门类、有计划、分步骤地向档案馆移交的过程。

一、档案移交进馆之义务

2017年,湖南省档案局下发了《关于依法做好档案移交工作的通知》，根据文件精神，我院档案被纳入接收范围，需按要求将自成立之日到2002年形成的具有永久保存价值的各种门类、各种载体的档案于2017年底前移交至湖南省档案局。但2017年我院并未启动档案移交工作，主要是对档案移交存在疑惑，我们咨询了行政片区内其他高校和省档案工作协作组成员，他们都没有接到档案移交进馆通知，而高校又不同于机关、企业，存在机构改革或倒闭现象，高校若处于正常招生教学状态，其档案可以自行保管。后向省档案局征收科多次咨询，学习了《国家档案法》及其《实施办法》等相关规定，了解到“机关、团体、企事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关国家档案馆移交档案。”我们认识到档案移交进馆工作是我院的法定责任，义不容辞。

二、档案移交进馆之不便

我院是省属单位，按照省档案馆《收集档案范围实施细则》第四条第六点规定：“省档案馆依法接收省属文化、教育、卫生、体育、科研等事业单位的档案。” 我院档案应移交至省档案局，而我院地处于非省会城市，档案移交进馆后，如需查阅档案要跨出本市，有诸多不便。尤其是已经毕业的学生回校查阅档案，我们无法提供，学生还要辗转去其他城市，不符合“一站式服务”的要求。经多次向省档案局报告我院实际情况，征收科领导现场考察指导，翻阅档案查借阅登记情况，同意我院可暂不移交教学档案，以服务学生。同时，档案局领导表示，按期移交的档案由省档案局统一进行数字化扫描，各单位可以拷贝查阅使用。这既解决了我院档案移交后利用难的问题，又缓解了档案信息化建设经费压力，实属一举两得。

三、档案移交进馆之必要

档案移交进馆虽有很多不便，但势在必行。我院自建校至今已有60年历史，现有纸质档案包括文书档案、教学档案、会计档案、科技档案、人事档案，其中部分年代久远的档案已发黄、发黏、发脆。因档案室原有保存条件有限，中间还经历过一次搬迁，以及每年大批次的调阅和复印，库存档案的老化速度不断加快。虽然现已按照“八防”要求增添了相关设施，但因档案室工作人员修复档案技术有限及修复设备的不完善，这批档案得不到及时处理，时间久远将难以修复。再加上随着办学时间的增加，档案数量不断递增，库房也慢慢趋于饱和。因此，从档案的实际效用出发，把它移交至软硬件设施优越的省档案馆统一管理，不仅缓和了我院档案库存压力，而且能更全面、完好、系统地保存档案，延长使用寿命。在档案利用理论中有一条基本规律就是档案在形成较短时间内，对于形成单位的利用率高，随着时间的推移，本单位的利用减少、社会利用相对增加。所以，积极支持与配合档案局做好档案移交工作，对我院档案的保存利用及提供社会服务具有重要意义，使其最大限度地发挥应有的社会价值和历史价值。

四、档案移交进馆之难题

我院档案移交进馆有两大难题：一是我院在2003年由湖南省建筑学校和湖南省建材工业学校两所中专学校合并重组而来，这次档案移交，主要是移交合并前两所中专学校的档案。虽然湖南省建筑学校在1997年被评为国家二级档案室，但仍需对所有要移交的档案按照省档案局移交进馆标准进行一次规范的整理。因原两校的档案管理理念、管理模式等有所不同，故档案工作的标准、规范也不一致，档案工作人员业务能力也存在一定的差异，很多档案与进馆标准相差甚远，例如湖南省建筑学校的档案将外来文和本籍文件分开了，湖南省建材工业学校将学生录取登记表和毕业生花名册放入了文书档案等，给档案重新整理增加了不少难度。二是目前原两所学校的档案工作人员都已退休，现档案室工作人员对原各校历史都不了解，重新整理的过程中很有可能出现鉴定失误，将永久档案降级为长期或短期的，造成难以挽回的损失，或将保存价值不大的档案升级为长期或永久的，造成档案资源的浪费。

本着对历史负责的态度，档案室提出了依托社会力量，向专业公司采购档案工作咨询服务，同时聘请原两所学校已退休档案工作人员共同开展档案整理工作。档案整理公司专业水平高，工作经验丰富，对移交进馆标准非常熟悉，请他们为我们提供专业技术支持，确保档案质量达标。老一辈档案员对各校的历史和档案都非常熟悉，业务精、工作认真负责，对档案资料的鉴定、保管期限的划分都能把握得更加精确，请他们更新档案理念，突破原有工作模式，按照新的、统一的规章制度和管理办法进行实际操作，能为档案质量提供保障。但他们信息技术应用水平欠佳，这就需要档案室现有工作人员与他们分工合作，取长补短，完成目录及检索工具等工作。同时，邀请省档案馆征收科领导亲临现场，给予指导，层层把关，确保各个环节紧紧相扣，不做重复工作，避免浪费人力财力物力，保证整理工作顺利开展。

五、档案移交进馆之契机

（一）在档案借阅利用过程中，我们发现有些资料在档案室查不到，在基层单位能查到的现象。这主要有三个原因：一是档案收集工作不到位，档案室经常被看成养老的部门，对学校很多工作都不了解，每年档案收集时只要常规的资料交了，就不再追收其他资料了，很多兼职档案员也认为档案室没有要求的资料就不属于档案，不需要移交。二是兼职档案员档案意识薄弱。学院人事调动频繁，这名兼职档案员刚熟悉档案业务，又被调往其它部门或负责其他工作，而档案工作具有滞后性，如新、老兼职档案员交接工作不到位，老档案员草草交接，新档案员不熟悉业务，容易造成档案资料的积压，年久被当成废品卖掉。还有个别档案员认为档案移交后查阅起来较麻烦，不按规定移交档案，这一做法不符合档案集中统一管理原则。三是部门领导不重视档案工作。有的部门领导没有安排兼职档案员，采取“谁负责，谁归档”的办法，有没有归档移交也不过问，学院组织的档案培训也是随便安排人员来参加，严重影响了档案收集工作的推动。针对这一现象，我们抓住时机，多管齐下。首先，制定工作方案，成立工作领导小组，部门负责人担任组员，明确责任分工，将档案工作列入年度考核范围，对不交、迟交档案的部门和兼职档案人员予以追责惩罚。其次，要求各基层单位对现存于各部门和个人手中的文件资料进行一次全面清理、鉴定，对需要归档的资料移交至档案室；档案室工作人员要下到各基层单位，给予指导，加大催收力度，确保应移交档案齐全完整，杜绝漏交隐患。再次，开展档案知识宣传工作，提高全院教职工档案意识。我们在收集过程中提醒各位档案员，资料保存最安全的办法就是移交至档案室，即使人员频繁更换，需要的资料档案室都能查到，个人无需承担任何责任，也利于学院工作的开展。现在基层单位档案移交入室工作得到了教职工的大力支持，移交率越来越高，档案员的责任心也越来越强。

（二）此次档案移交进馆工作主要针对永久和长期的档案，短期档案留各单位自行保管。实际上，原两校部分长期档案和短期档案保管时限已到，应重新鉴定是否销毁，因之前档案室两位工作人员即将退休，而鉴定工作量较大，故此项工作一直未启动。利用此次档案移交进馆之际，我们将短期档案一起鉴定，对保管期限划分错误的档案重新整理归档，防止了档案资源的流失。同时，对鉴定完毕需要销毁的档案启动销毁流程，让短期档案有“家”可归。

（三）档案移交进馆工作规模大、耗时长、任务重，对培养青年档案员的耐心、细心、专心品质具有重要作用。档案整理是个细致活，一个小差错都会造成大量返工，这就要求档案员认真仔细对待每一个环节。我院专职档案员每年都参加校内外档案专业培训，但理论与实际操作差距较大，此次档案移交进馆工作能锻炼并大幅度提高档案员的业务工作水平，为之后的档案整理工作顺利开展打下坚实的基础。

六、结语

依法向国家综合档案馆移交档案，是我院的责任也是义务。按照文件精神，完成相关工作的过程中，我们有很多顾虑，但都逐步消除；我们遇到了很多难题，但都迎刃而解；我们发现了很多问题，但都成为推进我院档案工作进一步发展的契机。