智慧校园一站式采购业务可行性研究

黄昇

(上海旅游高等专科学校 设备处， 上海 201418)

1 高校线下采购工作流程分析

1.1 高校采购流程的现状

高校采购工作是一项政策性强、专业程度高、牵涉面广的系统工程[1]。而高校的采购工作业务更是涉及到申请人(即采购项目的申请部门或者个人)、市场供应厂家、设备处(负责采购和设备管理)、财务处科研处和纪委办公室等多个主体，横向上各个主体有自己的工作条线，信息资源没有共享，导致部门之间业务沟通上消息滞后不一致。整个采购流程中申请人和各个主体之间的纵向辐射有多，审批手续繁复，这也是导致采购周期长、效率低的重要原因[2-3]，如图1所示。

因此，线下的采购体系如何转变为线上(预算填报，采购申请，审批，采购，入账，归档)的流程，从而提高高校采购的经济性、时效性和合理性，成为目前高校采购工作中亟待研究的课题[2,4]。

1.2 采购流程再造探索

本文采用ASME流程分析评价方法对高校线下采购工作进行分析。ASME法是美国机械工程师协会(American Society of Mechanical Engineers，ASME)标准，它主要的作用就是能清楚地表达流程中各个环节的意义，并规范整个业务流程，使其标准化。它包括增值活动、非增值活动、检查、输送、耽搁和存储等项[3-5]。对于ASME方法中增值、检查、输送、耽搁和存储等各项活动具体定义如下：

图1 一站式采购业务流程

增值:影响整个流程关键过程，比如：设备采购为增值活动。

检查:是指业务流转时对传递信息数量和质量的检查，即审批和专家论证环节。

输送:是指专家论证的结果，即审批文件的移动。

耽搁:是指前后业务环节流转之间存在的临时搁置，即审批所需的等待时间。

存贮:是指采购活动结束后，各类纸质文案的整理归档，注：这种情况不能归类为耽搁的活动。

以上海某旅游高职高专学校的采购业务流程为例。具体业务如表1所示。

表1 上海某旅游高校线下采购流程ASME表

从表1整理出高校线下采购工作中各环节用ASME方法的表示情况。整个业务可细分为21个活动点，可以明显得出，有太多的时间耗费在对采购申请的逐级审批、审核结果的反馈、还有职能部门之间反馈信息的传递。在增值活动中，有个别活动节点(调研工作、会议论证)经常出现，非增值活动(反馈信息传递、各类和各级单位审核等)也反复执行，这些工作都有搁置的可能，会浪费大量时间。这使得在整个采购过程必定会存在流程繁杂、审批周期过冗长、反馈信息反复流转等问题。

2 一站式交互采购设计思想

线下采购流程的关键节点都必不可少，一站式系统的主旨就是将大部分业务流程在网上完成。一站式采购设计可以提高部门间的消息传递和逐级审批的效率，招标和采购线流程透明化、公开化。项目后期的中标合同、项目验收等纸质文档电子化归档，也为今后查询项目执行情况节省了大量的人力和时间。

一站式采购改造应该遵循以下原则[6-9]：

首先，要以采购申请人原先的使用习惯作为指导原则，尽可能实现使用人的各种功能需求。不过要避免过分增加需求，这样会使系统显得臃肿，反而降低了工作效率。

第二，系统的设计还是应该遵循原有线下采购的习惯和工作顺序，但重点应该放在申请前的调研深入工作上；为了使整个采购流程更加顺畅，一站式采购中，消息的传递应遵循一对多的原则，整合各部门审批过程。

第三，办公协同原则。指和采购业务相关职能部门消息传递达到一致性。在明确权限和责任后，各部门相关负责人通过登录系统的用户权限来划分，这样使得整个流程每个环节可以充分衔接，解决在线下流程中所出现的“部门化”、“碎片化”引起的滞后现象。

2.1 一站式采购流程的设想

(1)结合表1的分析，原来的21个活动可以这样优化：将表1第5个活动(增值活动。)“调研”，将其调至采购业务流程的第一位，即在申请人在项目申请之前要开始深入行业，了解当前市场情况。这样的安排出于两点考虑：

a)符合采购设备的正常逻辑思维，同时也是为后面的项目论证和立项提供可靠的依据。因为项目负责人在上报项目经费预算表前，本就应该对项目需采购的内容做充分、细致的调研，包括设备采购的初步设想、市场上厂家所给出的价格。只有深入行业和了解行情，才能对项目需求了然于胸，这样提交的经费预算安排才是准确的、负责的。

b)原先线下业务流程是只有审批通过后，项目负责人才开始做调研，之后才提交采购申请至采购实施部门。在这个过程当中，一方面项目负责人需要和不同的职能部门交涉(财务部门的信息反馈、与采购实施部门就采购方式等问题沟通)，占用了大量的时间。另一方面，项目负责人没有时间去实施市场调研，提交采购申请的时间成了不确定因素，那进入采购流程的环节就无限期搁置。项目负责人将调研工作放在前期来做，就不会有各种掣肘因素干扰。

(2)将第4、9-11的活动全都通过一站式采购来完成(网上填写提交采购申请表，审批流程在线完成)，省去了申请人在各部门的来回奔波的大量时间，这样申请人就有更多的精力来把控项目的执行情况，甚至可以将前期的项目经费表和市场调研等文档一并通过网上提交备案的方式来执行，这样大大提高工作效率。

(3)将第16-21的活动也纳入到一站式采购流程中，在学校官网发布招标信息，供应商根据我们的招标要求，制作并上传投标书，学校经过筛选后，选择合适的供应商签订合同，后期的纸质文档(合同、发票、采购清单、项目验收等等)全部电子化。

一站式采购的业务流程，将原先的线下采购流程重新规划，将采购的自然逻辑顺序程序化(如图1所示)。

3 总结

一站式采购设计思想完全能使部门间信息传递上更顺畅和高效。从项目负责人的角度来看，不需要在财务部门和采购实施部门间反复穿梭、沟通。从管理的角度来看，由于原先部门之间的条块分割，使得业务流转不顺畅的情况得到很大的改善。项目立项后，提交一次全面的申请资料，之后的流程都在财务部门和采购实施部门之间进行。对于采购部门和财务部门的来说，他们对学校的资产采购管理更加便捷和资金流转情况更加清晰。这样的业务流程设计思想为高校一站式采购系统的设计与实现提供很大的帮助。