地质勘查单位档案管理信息化建设探讨

张克爽?于淼

想要保障地质勘查单位的档案管理工作效果，就必须要从提升信息化水平入手，加强对信息化建设的相关研究。但是从目前来看，我国大部分地质勘查单位的管理人员都没能认识到信息化建设的重要性，更没能真正将信息化建设贯彻到位，这导致地质勘查单位的档案管理效果迟迟未能得到提升。为此，本文首先对地质勘查单位档案管理信息化建设现状和重要性进行了分析，最后分析了如何才能做好地质勘查单位档案管理信息化建设。

一、引言

近年来，中国的经济发展取得了前所未有的进步，信息化技术也随之成为了许多行业发展的新动力，只有在档案管理中强化信息化建设，我国地质勘查单位的档案管理才可能迎来实质性进展。但是目前大部分单位的信息化建设水平都参差不齐，只有进一步强化这方面课题的研究，不断投入精力和时间开展分析，才能找到最行之有效的信息化建设措施。

二、地质勘查单位档案管理信息化建设现状

（一）档案信息化管理建设的成果不够明显

在实际工作中可以发现，很多地质勘查单位虽然已经开始了档案管理信息化建设的进程，但是由于各种各样的原因，并没能取得任何突破性的进展。在网络系统建设、规范化水平、开发质量、档案共享功能方面都存在很多不足之处亟待解决。更重要的是，在信息化技术高度发达的今天，仍然有一部分地质勘查单位沿用着传统的纸质档案管理方式，以人工作为管理工作的主要手段，这种问题如果不得到解决，那么档案管理的效果不可能得到提升。

（二）缺乏统一标准和规范，管理难度大

从现阶段来看，很大一部分地质勘查单位的档案管理信息化建设都存在不够标准不够规范的严重问题，单位的管理人员往往认为信息化建设就是购进各种计算机设备、开发管理软件系统等等，却没认识到规范化建设的重要意义，这直接导致很多信息化档案管理系统在实际应用中无法发挥作用。整体的规划性不足，致使软件系统在实际应用中不具备可行性和通用性，难以适应不同地质勘查单位的档案管理需求，同时计算机硬件设备也是型号批次多种多样，硬件条件不统一，在实际应用中难以进行管理和系统性的统筹发展。再加上档案信息的分类标准也不够清晰，不同单位有不同的分类标准，互相之间难以形成统一的标准，技术方面的支持也不够成熟，总体来看没有统一的管理可能性。

（三）档案管理人员信息化水平低下

很多地质勘查单位的档案管理人员本身的素质不过关，也是导致地质勘查单位档案管理信息化建设迟迟无法取得进步的原因之一。他们对于信息化技术、软件系统应用的了解十分浅薄，工作的能力和基础也比较低，再加上很多档案管理人员的年龄都比较大，他们对于新事物新知识的接受能力十分有限，往往更加青睐过去的档案管理方法。受到传统纸质档案管理方法的局限等，难以接受和学习电子文件的使用方法，更无法理解信息化背景下信息传输共享的原理，这导致地质勘查单位档案管理信息化建设难以发挥真正的作用，对地勘单位的档案管理发展十分不利。

三、地质勘查单位档案管理信息化建设的有力措施

地质勘查单位的档案管理工作本身具有相当程度的复杂性，档案管理人员不仅仅需要负责对各种勘查档案及人事档案等进行保存，还需要根据不同档案的内容、类型、重要性等对其进行分类管理，这就使得很多地质勘查单位的档案管理效率迟迟得不到提升。如果在今天，仍旧沿用过去的档案管理方法却不能加强信息化建设，那么地质勘查单位的档案管理想要发展可谓是难上加难。因此，我们有必要对地质勘查单位档案管理信息化建设措施进行分析。

（一）加强档案管理人才队伍建设

地质勘查单位的档案管理人员本身的素质，直接决定了档案管理信息化建设能否真正落到实处，更关乎到地勘单位的档案管理能否获得长远发展，因此我们有必要把关注点放在档案管理信息化人才队伍建设上。首先，要安排档案管理人员学习新的信息化管理技术，组织他们定期接受信息化技术的业务培训，保证他们都能对信息化建设产生深刻的理解，引导档案管理人员树立先进的信息化思想。更重要的是，要积极的聘请和引进具有高素质的信息化档案管理新人才，提升地勘单位档案管理工作者的整体水平，促进档案管理信息化团队建设的进步，让档案管理工作迎来新的发展。

（二）加强地勘档案资料的汇交工作

在档案管理信息化的条件下，地质勘查单位的档案管理工作者必须要对地质资料进行分析，而后以数字化编号的形式进行汇总交流。为保证地质档案信息化管理的水平，每个季度的地质档案资料都需要进行一次汇交，只有这样才能信息化档案的完整性才能得到保障。另外，很多地质勘查单位都分散在各个地区，互相之间的距离比较远，地质方案的数量也比较多，每个季度的汇交都比较困难，为此可以根据各单位的分布情况确定资料档案的汇交中心，这样一来就能有效的提升档案信息化管理的效率。

（三）加快档案信息电子化，纸质档案数字化

地勘单位的档案信息化建设本身并不像表面看起来那样简单，它的工作责任非常大且工作内容繁多，再加上有的档案甚至需要长期的管理和建设，因此借助信息化管理措施开展档案管理十分有必要。在今后的工作中，档案管理人员可以将地勘档案以及各种数据资料转化成电子文档的形式，利用扫描仪等设备变纸质档案为电子档案，以此为基础建立健全档案数据库。这有助于提升地质档案后续管理、查找和应用的效率和便利性，完全符合新时代背景下地质勘查单位档案管理发展的需求，也能够解决档案管理工作者工作任务繁多的问题。不难看出对档案信息进行电子化处理、纸质档案进行数字化处理的重要性，在今后的工作中，务必要调整落后的工作理念，积极运用现代化的技术手段、保证地址档案管理的效果。

（四）充分收集有效的档案信息

除了上述的几点建设意见之外，地质勘查单位的档案管理工作人员还需要对档案信息有敏感性，在工作中能快速熟练的提供档案信息服务，借助网络平台和信息化技术的突出优势，帮助档案的需求者获取到所需要的档案信息。除了简单的档案资源提供以外，地质勘查单位的档案管理还要求工作人员能够帮助档案需求者筛选和分析档案内容，只有这样才能确保地质勘查单位的档案管理效果。

（五）创新档案管理制度

档案管理的信息化建设绝非易事，涉及到的问题和责任非常多，想要清晰顺畅的促进信息化建设，就必须要建立健全档案管理制度。根据地质勘查单位的实际情况确定符合实际的管理体系，让档案管理的流程和步骤变得更加规范，提升电子档案管理的工作效果。另外，还应从档案资料的安全角度出发，制订安全管理方法，杜绝因信息化技术而产生的一系列档案资料丢失、恶意修改等问题，从根本上保障地质勘查单位的档案管理信息化建设质量。

四、结语

综上所述，在地质勘察工作中，要充分认识到档案管理的重要性，結合先进的信息技术，实现地质勘察档案信息化管理，逐步将纸质档案数字化，确保档案信息的完整与安全。同时，还要加强档案管理人才的培养，提高档案管理工作水平，从而推动档案管理的信息化建设，为地质勘查事业提供有力的支持。（作者单位：吉林省有色金属地质勘查局六0二队）