关于高校科研经费差旅报销问题及解决办法的思考

伍倩影

在高校科研经费报销工作当中，很多教师、者科研人员甚至财务工作者都认为，差旅费报销是最“难”的，原因在于，有些差旅费报销是有据有法可依，但是实際工作中，尤其对于高校差旅费而言，有很多无棱两可的情况，需要根据具体情况进行判断。本文通过对作者在实际工作中遇到的问题进行归纳总结，思考并提出有效的解决办法。

一、引言

高校科研经费日常报销中，差旅费涉及面广，实际操作中有很多不可控制的因素，因此差旅费报销最为复杂，也最有可能成为科研经费管理的漏洞，必须严格把控，仔细审核。广东省省属高校，一般都以以上管理办法为差旅费报销依据，然而，毕竟高校的差旅费报销有别于一般的行政单位，差旅费报销过程中遇到一些具体问题，在一般管理办法中没有提到，这就需要高校财务人员对这些问题进行归纳总结，以厉行节约反对浪费为原则，结合实际情况，找到科研经费差旅报销问题的解决办法。

二、科研经费差旅报销常见问题：

（一）差旅费票据遗失

差旅费报销，需要提供完整的消费票据，包括来回往返交通发票以及住宿费发票，往返交通以及住宿支付记录等。然而，在报销过程中，经常有报销人员因为路途中不慎遗失或者其他各种原因，无法提供交通费或者住宿费的发票，但是差旅审批手续齐全，财务人员究竟如何判断哪些情况能合理报销？

（二）学生调研

高校科研活动中，学校老师经常安排学生到各处单位或基地进行实地考察或者相关调研，由于调研活动可能没有老师的参与，学生可能对于报销制度的不熟悉，没有保留相关票据，或者调研地在偏僻的县市地区，难以取得发票，同时也没有使用公务卡，导致学生调研活动的差旅报销难以提供相关票据证明，无法进行调研费用的报销。

（三）自驾出差

随着公务车改革的推进，为了杜绝私车公养的行为，汽车燃油费是不允许报销的。然而，实际工作中，对于一些省内的调研、会议等差旅，自驾车比公共交通更省时更方便，老师们更愿意选择自驾出差，自驾出差但是无法报销燃油费，这个矛盾该如何解决？

（四）社会化租赁车辆出差

高校调研活动中，经常有几个老师带着几十个学生一起出去外地调研的情况，而且是在一段时间内去多个地方进行调研，还需要携带大量印刷文件及资料，如果采用公共交通工具的方式，实在是费时不方便，而采用租车的形式，就非常合适。然而，租车费用一般都比较昂贵，毕竟租车不仅包含交通费，还包含了司机的人工费用，租车出差是否符合报销管理规定？租车差旅费用如何报销？

（五）因公出国

因公出国差旅费属于“三公”经费，出国差旅比一般国内差旅报销更复杂，金额更大，财务人员应该如何判断出国差旅费是否合理？

三、对于差旅报销常见问题的思考

（一）差旅费票据遗失情况

差旅费遗失分多种情况，如交通费发票遗失，可通过提供购票记录，购票订单详情，支付记录，参加会议，调研的照片等证明，虽然由于无法提供发票不能报销交通费，但仍然能够证明差旅过程的真实性及合理性，允许报销住宿费等其他费用，按规定给予市内交通费补助。如果报销人无法提供住宿费发票，如住在自己家里，或到边远地区出差，无法取得住宿费发票，根据《关于省直党政机关和事业单位差旅费管理问题的补充通知》（粤财行[2016]66号），由出差人员说明情况并经所在部门领导批准，仍然可以报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。很多人认为差旅费的报销要求很严苛，需要的凭证材料较多，审核严格，但是只要真实发生，总会有各种记录痕迹，即使不慎丢失票据或者其他特殊原因无法提供票据，也可以通过其他方式来证明，允许报销部分或者全部差旅费用，无需过分担心因为票据提供不完整而导致整个差旅事项无法报销。

（二）学生调研活动经费报销

学生调研活动，尤其是大批量学生一起参与的，到多地调研或者实习的，可能每个学生出发和返回的时间不一样，住宿分散，交通票数量多且分散，如果财务人员一个一个审核，非常浪费时间，效率很低。很多学生在老师布置调研任务之前都很担心差旅报销的问题，如调研地在偏僻的县市地区，难以取得发票，或者无法刷公务卡等等，其实，如果老师采用助学金形式发放调研补助，学生们就不需要再担心调研差旅报销难的问题了。

（三）自驾出差情况

实际工作中，对于一些省内市外的调研，会议等，采用自驾车会比公共交通更加方便快捷。去年，广东省财政厅印发<省直机关和事业单位省内乘用非交通工具出差定额包干管理办法>的通知》（粤财行〔2018〕137号），工作人员因公出差，原则上以利用公共交通工具为主要出行方式，确因工作任务需要，经相关部门审批后，可乘用非公共交通工具出差选择定额包干方式。实行定额包干管理的公务交通费，是指工作常驻地到目的地各市之间的往返公务交通费用，不包含目的地市内公务交通费用。也就是说，如果工作人员采用自驾方式出差，不能报销油费，而是采用定额包干方式报销差旅费，但前提是已经通过差旅报销审批程序，并且提供过路过桥通行费票据等证明。这样，既避免了公车私养的现象，也解决了老师们省内自驾出差报销难的问题，老师们就可以根据实际需要选择出行交通工具，更方便，更人性化。

（四）租车出差

在高校差旅中，租车出差也是很常见的，根据《关于省直党政机关和事业单位差旅费管理问题的补充通知》（粤财行[2016]66号），出差人员从事公务活动的，原则上选择公共交通工具出行，确有必要选择利用社会化租赁车辆方式的，在保证节约、安全、便捷的前提下，经所在单位批准，按规定由社会化车辆租赁公司提供出行服务，有关费用在“差旅费”科目中核算。但是租车费用一般都比较高，能否全额报销还要找一个参考值。乘用非公共交通工具出差选择定额包干方式，以城市间交通定额补助，加上出差人员市内交通补助，再乘以参加出差的总人数，得出一个交通费参考值，如果租车费用比该参考值低，则全额报销租车费用，但不给予其他交通补助。如果租车费用比参考值高，则在此基础上再加上伙食补助，全额报销租车费用，但不给予伙食补助。如加上伙食补助后，租车费仍过高，则以所有差旅补助之和为标准报销，超出标准部分自理。

（五）高校科研教学人员因公临时出国出差

高校科研教学人员因公临时出国出差，应该按照财政部、外交部印发的《因公临时出国经费管理办法》 的通知（财行[2013]516号）执行审批程序，科学制订年度因公临时出国计划，认真履行因公临时出国计划报批制度。如果出差人员能够提供每天的住宿、交通票据以及银行刷卡记录，则按照标准内报销，并按规定给予伙食补助以及公杂费补助。若出差人员与旅行社签订合约，以交团费的形式打包整个差旅行程，包括机票、住宿、市内交通、伙食等费用，则需要提供与旅行社签订的协议，以及团费包含的费用清单，若团费不超过出差人员的住宿标准、伙食以及公杂费补助总额，则可按照团费金额报销，但不给予其他补助，若团费超过住宿标准、伙食以及公杂费补助总额，则按标准内费用报销，超出标准部分自理。

四、结语

高校科研经费收入大部分来源于中央财政或地方财政的教育经费拨款，属于委托管理国有财产，科研经费的使用和报销必须符合相关的规定，做到合法合规。差旅费报销是科研经费报销中的重要部分，金额比一般报销大、涉及差旅补助、报销项目较为复杂、存在漏洞的可能性大，因此，高校应根据差旅费报销中遇到的实际问题，结合学校的实际情况，制定出科学、合理的差旅费报销管理办法，在依法合理报销差旅费的同时，最大程度地保证学校的科研教学差旅活动顺利进行。（作者单位：广东药科大学财务处）