大数据背景下高校办公室信息化建设与服务研究

2019-11-15■

长江丛刊 2019年16期

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一、大数据的内涵

肯锡咨询公司在其研究报告中将大数据其定义为：当大小比常规数据库大时，会得到凭借获取、存储、管理和分析能力所具有的数据库。舍恩伯格在《大数据时代：生活、学习与思维的大变革》中从数量、类型、速度、价值、真实性五个维度对大数据的特征进行了概况：即海量的数据规模、复杂的数据类型、动态的数据体系、巨大的产品价值、有效的数据质量。大数据众多特点中最为典型的是低价值密度和真实性。随着人们对大数据的深入研究，大数据已不是一个单纯的数据概念，更为重要的是对海量数据进行深度挖掘与科学分析的基础上揭示数据背后隐藏的关系与潜在的知识价值，进而得出客观科学的理性决策支持。所以与其说大数据是数据的概念，不如说大数据是一种新的思维方式、新的科学决策技术。在当前大数据时代，已经给我们的学习、生活、工作带来了剧烈的影响。作为高校办公室更需要紧跟时代发展的步伐、与时俱进，在大数据背景下做好办公室本职工作，服务师生。

二、大数据时代背景下办公室信息化建设面临的机遇和挑战

(一)大数据时代背景下办公室信息化建设面临的机遇

1、基于数据，提供科学决策分析

大数据时代，各种数据无处不在，无时不有。办公室各种行政数据、师生数据、与其他职能部门之间沟通互动的数据，这些数据不止具有独特性、时效性，个别还具有一定的保密性，随着数据的日益增多，工作人员对于数据的管理工作日益繁杂，大多数情况下都是管理数据的工作人员根据个人偏好进行管理工作，缺乏一定的科学性，如果对海量数据进行分类、整理并深入分析，可以有效的为办公室提供更为科学的管理决策，也为办公室精细化工作提供必要的客观依据。

2、信息数据化，方便管理

随着现代化信息技术和网络技术的快速发展和应用，办公室自动化系统建设水平也随着有了很大的提升，信息化是大数据的基础，大数据时代的到来是因为一个变化：信息被数据化了，可以说是信息化催生了大数据。在大数据背景下，办公室的信息由原来的单一、孤立的状态转为互相联系、相互融合的状态，有利于挖掘信息内部彼此之间潜在的关联，并将其按照信息内部的特征进行归类、整理，使办公室信息管理工作更为方便、快捷，同时也为办公室信息化建设奠定了一定的数据基础。

3、有利于完善信息化制度建设

俗话说“没有规矩，不成方圆”，规矩就是规则制度，是各项事业成功的重要保障。办公信息化水平是不断发展的，制度建设同样也是在不断的实践中检验并逐渐完善的动态过程。在当前大数据背景下，管理决策及制度建设的方向都是有客观数据做支撑的，这种较为客观、科学的信息化制度的建立，能够在复杂的环境下降低“风险”、提高“效率”、促进“发展”，进而办公室信息水平及服务能力得到提升。

(二)大数据时代背景下办公室信息化服务面临的挑战

1、信息纷繁复杂，难以有效过滤

在当今大数据时代，信息的快速更新是重要的特征，信息以更为零散、纷杂的“知识元”形式存在；在面对复杂的、海量的数据信息，每个工作人员对于信息的分辨存在不同程度的处理能力，在过滤有效信息时会受主观意识的影响。因此，大数据时代办公室信息化服务水平的提升和转变，既是一个这个时代赋予我们的挑战，也是一个复杂的发展过程。

2、信息种类形式、内容多样，有效分类管理存在一定难度

随着信息技术、新媒体技术的快速发展，办公室面临的信息形式不再只有传统的纸质信息，如网络应用门户信息、邮件信息、微信信息等多种形式；信息内容多样化，如行政信息、教师信息、科研信息、部门互联信息等。工作人员要对依托不同形式网络平台的信息及不同内容的信息进行统一的分类、整理，要想达到有效、准确是存在一定难度的。如何在这样的状况下，对所有信息进行有效的管理对于工作人员来说是一个巨大的挑战。

3、现有工作模式受到冲击，改革难推进

信息化建设是以科学技术手段为主要依托方式，这就对工作人员提出了一定的技术要求，具备使用操作信息化系统的技能。而大部分办公室工作人员更依赖于传统的办公方式，对于无纸化办公的发展缺乏正确的认识，信息化观念陈旧，现有工作人员的技术水平不足以满足信息化系统的应用要求，对现代化的信息化服务手段存在抵触的情绪，不愿意推进办公室信息化进程，对于提升办公室工作效率是一个艰难的挑战。

三、大数据时代背景下办公室服务模式创新

(一)建立大数据一站式信息化服务平台

各种不同形式、不同内容的信息彼此之间处于孤立、封闭、重复的状态，信息彼此之间潜在的内部联系很难被挖掘出来，无法实现信息的共建、共享、共联；打破信息“碎片化”、“孤岛”的格局，将分散的信息进行统一整合，实现信息的互联互通、开放共享共用是当前大数据时代对办公室信息化建设的必然要求。

办公室一站式信息化服务平台的建设是“以人为本”，以提供更好的服务为目标，一方面整合各部门的互联信息、行政相关信息、教师科研信息等，对信息进行有效的分类管理，提升办公室信息化管理水平。一方面，将整合的公共信息资源充分地展给服务用户，发挥公共信息资源最大化的实用功能，提升办公室信息化服务水平。同时该信息服务平台应具有AI功能，对用户的访问信息进行大数据分析，并根据用户的使用频率及喜好进行个性化的推送服务。

(二)转变工作人员的大数据服务理念，提高办公室信息化服务效率

在网络化、信息化、大数据时代的背景下，高校办公室工作人员传统服务理念已经不能适应当前社会信息化快速发展的需要，办公室工作人员必须要紧跟时代步伐，尽快适应科技发展、信息技术迅速发展所带来的变化，主观上转变服务理念，从办公室管理及服务出发，融合现代信息化、大数据服务理念，树立“以人为本”服务原则，为全校师生提供快速便捷的服务方式，有效提升办公室服务质量。

高校办公室传统的工作模式存在“重管理、轻服务”的问题，现有信息化水平更多的体现在办公室管理工作上，而忽略了高校办公室的服务职能的重要性。在当前大数据背景下，高校信息化业务系统的职能定位已由“管理本位”向“服务本位”转变，工作人员要有工作创新意识，加强各部门业务学习与交流，增强工作活力，尽可能挖掘办公室信息化深层服务模式，扩大服务范围，加深服务内容，在提高办公室信息服务效率的同时也提升办公室服务师生的满意度。

(三)利用数据挖掘技术提供个性化服务

数据挖掘是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含其中的、隐形的、但又是有用的信息和知识的过程。其主要作用在于，从海量数据中发现有价值的信息，将数据转化成有组织的知识。在当前大数据背景下，数据挖掘技术的应用越来越得到大家的重视和认可。

高校办公室工作人员服务的对象是广大的学生和教师，办公室信息化管理与服务工作中产生了大量的数据，如果充分利用数据挖掘技术对这些数据进行分析、加工、挖掘、整理，揭示师生服务的需求倾向、细分服务对象，通过数据挖掘的结果，确定办公室提供个性化服务的方向，进而有侧重的加大或减轻服务力度和深度，为广大师生提供个性化、差异化的服务，提升高校办公室整体的服务水平和质量。