企业电子文件管理的思考

苏方伟 陆燕 福建宁德核电有限公司

前言

随着网络技术与信息技术的发展与普及，迎来了企业活动数字化、信息化的高潮，某核电站逐步建立了信息管理系统代替以往手续繁杂的流程，许多日常工作可直接使用计算机通过网络在线办理，如企业内部工作文件包审查流程，图书采购申请流程、文印服务流程、海报发布流程等。随着业务电子化程度不断提高，公司信息资源愈来愈多的以电子形式存在。如何做好电子文件的管理与归档工作，已经成为新时代档案工作的重要组成部分，也成为企业档案管理面临的最大挑战与难题。

1 基本概念与特点

1.1 电子文件定义

最近颁布的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016中，电子文件的定义为：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

1.2 电子文件特点

（1）依赖性：即对硬件和软件的相对依赖性。电子文件一般是由数字设备生成的，产生于一定的硬件和软件环境。以前由于信息技术发展水平的制约，数字产品的硬件、软件更新换代后，相互之间兼容性较差，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在依赖性。随着技术的不断发展，这一问题在一定程度上有望得到解决。但在原始性、真实性保证方面的问题还需要从文件的生成运行过程中采取管理和技术措施进一步研究解决。

（2）非直读性：电子文件不能为人直接阅读，需要借助特定的数字设备和相关软件才能阅读，这就需要采取迁移等措施和手段保持电子文件的长期可读性。

（3）分离性：与纸质文件相比，电子文件的载体与其信息的结合是松散的，电子文件虽然也需要依附于一定形式的载体上，但载体相对于信息内容来说不再具有原始性、一致性和唯一性。

（4）复杂性：电子文件的种类、表现形式繁多，其结构复杂，增加了电子文件归档管理的难度。电子文件背景信息和元数据对保证电子文件的真实性、完整性、长期可读性更加重要，而且与电子文件本身的结合也是松散的，需要采取人为干预措施和技术手段才能使背景信息和元数据同时归档。

（5）便利性：电子文件是依托于网络以及软件的基础上进行利用，其信息共享与利用的优点得到了最大化的发挥，信息共享相对比较便利，在标准化的前提下，信息共享可以无障碍实现，可不受地域与时间的限制。

（6）安全性：如何保证其信息安全相对比较复杂，除了采取必要的管理措施外，还要有相应的技术手段来保证信息利用、传输的安全保密。

2 企业电子文件管理面临的问题

2.1 技术问题

业务系统有数百个, 电子文件种类、格式、依赖的软硬件环境繁杂多样；系统投用数十年,目前已产生大量的电子数据未予以归档，形成一个个信息孤岛，这种现象在信息化建设的起始阶段十分的普遍。

2.2 管理问题

在建设初期，信息化未像目前这样普及，且电子文件数量不多，未能引起足够的重视，不少信息系统的建设中，缺少电子文件管理的功能设计，忽略了与电子文件归档相配套的功能，致使出现对电子文件没有进行及时整理、鉴定和归档的现象。

3 企业电子文件管理的思考

3.1 贴近用户需求，开展试点项目

公司采购业务流程已经电子化，但采购过程中仍有一些需要归档的纸质文件，且这类文件种类多、数量大、递增快、占地面积大，导致采购人员需要同时处理纸质文件与电子文件，管理成本巨大。故合同采购部门首先提出了采购业务系统电子归档的需求。

文档管理部门通过对同行及国内电子文件归档试点项目调查研究，在符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规要求的前提下，以节省档案保管空间，降低管理成本，提高利用效率为目的，开展了采购业务系统电子文件归档工作。

3.2 采用技术手段，加强“四性”检测

公司电子归档平台设置电子文件四性检测功能，该功能具有普适性，可以应用在归档平台采集、整理、移交、接收、利用的各个环节，也能够被不同业务系统，不同文档管理系统和电子文件存储系统或服务器等调用。检测要点如下：

真实性检测：对电子文件的来源真实性、元数据准确性、内容实性、元数据与内容关联一致性、归档信息包的真实性进行检测。

完整性检测：对电子文件数据总量、元数据完整性、内容完整性和归档信息包的完整性进行检测。

可用性检测：对电子文件元数据可用性、软硬件环境、归档信息包可用性进行检测。

安全性检测：对电子文件归档信息包病毒、归档载体安全性及归档过程安全性进行检测。

3.3 设置预归档模块，增加人工验证

采购结束的项目，由文件管理人员使用系统的预归档功能对采购电子文件材料及其元数据进行初步的整理与组卷，形成电子文件包（对数据结构、命名有一定的规范要求）。

档案管理员使用系统的电子档案管理模块对整理好的文件进行检查，不通过的返回，由文件管理人员重新整理；检查通过后，由系统根据组卷规则自动组卷归档。

4 总结

随着科学技术的不断发展，及人们认知的提高和对电子文件需求的扩大，电子文件归档过程中，一些困扰着我们的技术难题也在逐步的解决，管理措施与制度也不断的完善中。因此，根据电子文件自身的特点，制定出一套合理、可行的电子文件管理方案，有效地保证电子文件的管理与利用，是每一个文档管理人员思考的重要问题。