档案立卷问题研究述评

陈利会 昆明市盘龙区人民政府东华街道办事处 云南昆明 650051

1.立卷的概念

档案立卷是档案的基础工作，主要包括档案的鉴定、整理、编制页码、卷内目录、备考表的填写、装订、案卷目录的撰写等。档案立卷的好坏是衡量档案整理质量和馆藏质量的重要标志，由于档案立卷在档案整理工作中的重要地位，对档案立卷方法的改革成为档案界讨论最多的话题之一。2000年，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，首次从官方渠道确立了档案立卷的方法，明确归档文件以“件”为单位立卷。【1】不再采用传统的“案卷”立卷方式。

2.研究现状

2.1 立卷与不立卷的争论

从历史来看，文书立卷一直在争论的声音中进行着改革，尤其在新时代，计算机技术逐步取代传统的档案处理方式，开始在档案的收集、整理及利用等方面发挥越来越重要的作用。这时就有人提出“取消立卷”，他们认为“案卷是一定历史条件下的产物”，在新科学技术发展和档案管理现代化形势下，传统的文书立卷做法已不合时宜。

部分学者反驳上述论断，认为文书立卷不能丢，其理由大致分为以下两点：文件一旦形成，便具有了现行价值，围绕同一事物或活动产生的文件，具有紧密的内在联系，不立卷就是丢掉了这种历史联系，从而忽视了文件的整体性。文件不立卷就不能形成真正的档案，取消立卷意味着将档案与文件混淆，使文件与档案的界限越发模糊，两者的界定会更加困难。

2.2 立卷标准的讨论

文书立卷的标准一直以来都没有确定。 1954年制定的《中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》规定:“应在保持文件联系的原则下，按照文件的名称、问题、作者等特征进行立卷”。在立卷标准的讨论中，采用事由原则还是来源原则一直是学术界争论的焦点。事由原则是按照内容主题整理档案，来源原则是按照同一来源整理档案。当下，众多学者和档案馆更倾向于来源原则，因为其保持了档案的内在联系，而关于两者的融合、相互取长补短也是学者们关注的焦点。

2.3 立卷改革的讨论

立卷改革在20世纪80年代后大体经历了两个阶段，即简化立卷方法与提高案卷质量阶段和取消立卷阶段。在第一个改革阶段，各地的档案工作者主要是在实践的基础上，提出了一些改革文件立卷的具体方案和办法，如立小卷、立纯卷、“四分四注意”、“三分两同”、“一案一卷”，以及分类组合立卷法等【2】。随着计算机技术的发展，立卷改革进入第二个阶段，这个阶段的主流是“取消立卷”，认为取消步骤繁琐的立卷能方便档案的整理，并真正提高档案的检索与利用效率。这一阶段，国家档案局出台了《归档文件整理规则》，用“件”取代“卷”作为档案立卷的基本单位。然而也有很多学者对此提出异议，认为抛弃“卷”是档案学的倒退而非进步，用“件”取代“卷”实质上并没有真正简化档案工作，反而会忽视同一案卷中文件的历史联系。尽管有反对的声音，但立卷改革的脚步一直没有停歇，众多学者在对当下立卷改革展开分析的同时，也在积极探索新的立卷方法和思路。

3.研究的不足与建议

文件之所以立卷，就是为了把一组相关的文件人为地组合在一起，以便于保管和利用。那么到底该不该立卷呢，笔者认为立卷十分必要。首先，立卷保留了文件之间的联系。假若档案不立卷，那么它的存在形式必然是零散的、无规律的。其次，学界对档案是否立卷的论述立足点不同：坚持立卷的一派从档案的整理过程出发，重藏轻用，他们关注的是实体档案；取消立卷的一派重用轻藏，看到了计算机带来的便利，关注的是电子档案。这种片面的论述和研究不能推翻传统的档案立卷，无法充分论证档案是否立卷的问题。最后，笔者认为档案需要藏用结合，也就是说，在不丢弃传统立卷的同时融合计算机技术，一方面保持文件间的历史联系，一方面真正提高档案的查找和利用效率。

对于事由原则和来源原则，笔者认为不能肯定其一、否定其一。由于档案类型多样，且同种类型档案在不同时期的利用需求不同，因此档案整理原则的选择也不尽相同。例如工程档案、科技档案的整理，选择事由原则更合适；而人事档案、机构档案的整理选择来源原则更合理。所以，笔者认为学界对两个原则的讨论不应该放在孰优孰劣的比较上，而应该将重点放在划分各原则的应用范围上，只有明确了不同原则的使用范围，才能有针对性地整理不同类型的档案，相比于一概而论的整理原则，有区别地划分档案更利于档案的整理与利用。

立卷方式的改革笔者认为实质上是主“藏”派与主“用”派之间的争论。立卷改革的目的是“藏用并重”，这点毋庸置疑。但部分学者却打着“藏用并重”的旗号走向了两个不同方向，一个重“藏”，一个重“用”。主“藏”派的观点大多来自学者，他们认为藏是用的基础，因此提出的立卷新方法偏重于“藏”；而主“用”派的观点来自一线档案工作者，他们更加关注档案的利用，因为档案价值在实际中是体现在用上。因此他们更乐于将计算机技术融入到档案实际工作中，因此忽略了档案的“藏”。

笔者认为问题的关键在于：立卷在计算机信息管理系统中有无存在必要。如果计算机能够实现“自动组卷”、“排序”、“辅助立卷”等功能，且这样更利于电子文件的整理与利用，那么立卷就有存在的必要。在对电子文件进行逻辑整理时，应当根据有关记录之间的历史联系，采用一定的关联符号组建逻辑案卷，以便有关的利用者和研究人员能够顺利的找到需要的信息内容。总的来说，立卷问题是档案界关注的重点问题之一，是否立卷及立卷的好坏，直接影响了档案的形成过程与利用效率。立卷问题可以说是最基本的问题，同时也是最重要的问题。对立卷的研究，应该在秉承传统理论的基础上，结合现代计算机技术，继而形成行之有效的、符合时代的立卷新理论和新方法。