加强和改进中学档案管理工作的建议

2019-11-13崔茜广东省中山市实验中学广东中山528400

新生代 2019年11期

崔茜广东省中山市实验中学广东中山 528400

前言

学校开展的教学活动、学生管理的情况，学生在学校学习过程中取得的成绩，都会通过档案的形式保存下来，可以说，学校的档案就是一所学校的发展史，对学校未来的发展具有十分重要的意义。因此，加强和改进中学的档案管理工作已成为学校工作中一个迫切需要解决的重要问题。

1、中学档案管理工作中出现的问题

第一，硬件设施配备不够。对于部分学校的管理者来说，设立学校档案室只是为了满足国家对于学校档案管理的要求，只是一种形式，并没有实质性的作用【1】。所以很多中学的档案室都存在档案资料缺失、档案放置缺乏有效分类、档案资料发霉受潮损坏的情况，一些学校的档案室甚至都已经沦为了学校的杂物间。由于学校管理者对档案管理工作重要性的认识不足，很少有学校会投入资金更新档案管理的硬件设施，如此，就无法满足中学档案保存的需求，致使中学的档案管理工作难以开展，档案管理情况可想而知。

第二，学校方面重视程度不够。一方面，学校方面对档案保存的工作没有给予充分的重视，虽然国家有专门针对档案管理方面的法律法规，但是，很少有学校能真正落实，导致档案管理工作过于随意，档案丢失的情况十分普遍。另一方面，档案管理者档案分类意识薄弱，档案存放没有固定的模式，不同类型的档案随意放置，查找起来十分困难。此外，档案的利用率低，档案是学校在发展过程中经验的积累和教训的总结，能使学校在发展过程中少走弯路，但是现实中，学校在发展过程中遇到问题的时候，教师在教学过程中遇到困难的时候，都很少会想到去学校的档案中寻找答案，致使学校的档案室长期闲置，没有充分发挥出其应有的作用，出现以上这些问题，说到底，还是学校相关的管理人员对档案管理工作重要性的认识不足导致的。

第三，缺乏专业管理人员。由于很多学校对于档案管理工作都没有给予足够的重视，在档案管理人员的配备上也比较随意，一些学校会选择即将退休的老教师来承担档案管理工作，这部分教师由于年龄和身体原因，不适合承担繁重的教学工作，而被安排做档案管理员；一些学校也会选择音乐、体育、美术教师来兼职承担档案管理员的工作，因为这部分教师的教学任务相对轻松，可以承担档案管理工作；还有一些学校会外聘档案管理人员，但是大多不是专职档案管理员，他们也要承担学校其他方面的工作。不管是哪一种，这些人员大多没有相关的工作经验，也没有受过专业的培训，业务素质普遍不过关，试想，档案管理员连职位要承担的工作任务都不清楚，中学档案管理工作开展的难度可想而知。

2、加强和改进中学档案管理工作的建议

2.1 引入现代化的硬件设施

要提高中学档案管理工作的质量，首先要保证档案管理的硬件设施完备。学校要设置专门的档案室，环境要适合纸质档案的保存，要做好通风、防潮、防虫、防霉、防盗的工作，防止档案损坏【2】。同时，可以将信息技术引入中学的档案管理工作，可以建立专业的档案管理系统，将学校档案分类上传，一方面方便教师需要的时候随时查找，省去教师借阅档案时登记、取档、归还的麻烦，另一方面减少传统纸质档案因保存不当损坏后修复困难的情况，节约学校档案管理方面的经费投入，一举两得。

2.2 学校方面加强重视

要做好中学的档案管理工作，学校管理者一定要认识到学校档案管理工作的重要性，加大对学校档案管理工作的重视程度【3】。首先，要建立完善的档案管理规章制度，对学校档案的存放、分类、取用，档案管理人员的工作职责，档案管理设施的维护等都要做出明确的规定，使档案管理工作能有法可依，改变以往档案管理工作过分随意的情况。其次，领导要以身作则，带头抓学校的档案管理工作。要加大对档案管理工作重要性的宣传力度，可以通过学校的校报、校园网、宣传栏等媒介宣传档案管理的重要性，利用教师大会的契机向教师宣导档案管理工作的注意事项。要让教师明白，档案管理不只是档案管理员的工作，还需要全体教职工的配合，在校园内营造全体教职工都重视档案管理工作的良好氛围，进而提高中学档案管理工作的质量。

2.3 引进专业档案管理人员

学校的档案管理人员大体可以分为两部分，一是专业的档案管理人员，负责统领学校的档案管理工作。这部分人员一定要是具有较高的专业素养、较高的思想觉悟、丰富的专业知识，同时具有相关工作经验的专业的档案管理人员，个别学校没有条件聘请专业的档案管理人员，从业人员也必要经过培训，考核合格后方可上岗。这部分人员一定要专职负责学校的档案管理工作，不得承担学校其他方面的工作，保证学校档案管理工作的质量。另一部分为兼职的档案管理人员，包括学校各部门的负责人以及全体教师。这部分人员相比于档案管理员，对自己的本职工作有着更深入的了解，所以在日常的工作中，一定要注意整理并保存相关的材料，定期交于学校的档案管理人员登记、归档，保证材料的完整性。这部分人员虽然不直接负责学校的档案管理工作，学校方面也要定期组织他们参加档案管理方面的培训，提升他们对档案管理工作的重视程度。不管是专职的档案管理人员，还是学校的中层管理人员、教师，一定要分工协作、加强配合，促进中学档案管理工作的有序开展。