事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战

符彩云

事业单位人事档案管理，包括人事档案的收集、整理、保存、利用整个过程。作为事业单位工作的重要构成，人事档案管理扮演着重要角色，主要表现在社会地位与社会职能两方面，人事档案体现了干部的个人经历和专业素质方面成长历程。是事业单位干部评价、考核以及任用的重要参考依据。通过长期的发展，事业单位人事档案管理工作已经逐步制度化、规范化。随着现代化管理理念的不断深入，以及人事档案管理制度的不断发展，人事档案管理工作也需通过创新取得发展。

一、事業单位人事档案创新管理的必要性

与其他单位不同，事业单位具有一定的特殊性，主要表现在它的社会地位和社会功能两个方面，因此事业单位的人事档案管理将更加重要，并对人事档案管理结构提出了更高的要求。在当前形势下，我国事业单位改革不断深化，在此背景下，档案工作必须更加系统化、专业化。然而，事业单位的人事档案管理还存在档案信息开发利用率低、提供利用方式缺乏创新等问题，这些问题阻碍了档案管理的制度化，进而影响了事业单位的创新和改革。基于此，事业单位应紧跟改革潮流，对人事档案管理进行合理有效的改革，积极创新管理体制和管理模式。

二、事业单位人事档案管理存在的主要问题

1.对档案管理工作不够重视

一些事业单位存在对档案工作的认识误区，没有给予档案工作应有的重视，尤其是一些事业单位的领导，认为档案保管好有人负责管着就行了。导致单位的人事档案管理不能同单位事业发展同步，随着国家经济体制不断改革和人事制度的发展变化，人事档案的管理却没有跟上人事制度改革前进的步伐，使事业单位的人事档案管理发展滞后。

2.事业单位人事档案管理信息化建设亟待提速

部分事业单位虽然配备了计算机进行人事档案的管理，但是由于缺乏现代信息科技知识，对计算机人事档案管理系统并没有完全掌握，致使系统管理只是停留在简单地对事业单位职工信息进行记录、统计，并没有对职工的生活、工作、学习、绩效等大量的相关信息进行整合，使人事档案的信息化程度大打折扣。还有一部分事业单位由于投入人事档案信息化的经费不足、领导不重视等，严重影响了事业单位人事档案的信息化建设。

3.事业单位人事档案管理缺乏标准化、规范化、制度化

事业单位人事档案在收集整理保管利用方面缺乏标准化规范化制度化的管理，致使人事档案资料缺乏完整性、准确性和真实性。事业单位人事档案需要真实反映职工的基本信息，但是在实际工作中却存在着一定的信息不准确和虚假现象。近年来，国家已要求人事档案纸质材料必须选择A4规格的办公用纸，而且档案装订也要按照组织部门的统一标准使用新型A4的档案盒。

4.人事档案管理人员综合素质亟待提高

人事档案管理是一项专业、系统、复杂而又严谨的工作，需要档案管理人员精准掌握每一份人事档案材料，还要根据实际工作需要及时补充完善相关档案资料，必须要按照事业单位人事档案管理有关规范、标准、制度进行档案管理，部分事业单位人事档案管理人员档案业务培训不够，对于人事档案管理的重要性不了解，对人事档案材料的收集、整理、保管、利用等业务不熟悉，另外一些事业单位机构改革后人员数量减少，人事档案管理人员也随之压缩或临时替代，这些都严重影响了人事档案管理人员综合素质的提高。

三、事业单位人事档案创新管理的建议

1.转变理念，真正重视档案工作

重视档案工作，要从领导和档案管理专干两个方面开展。一是单位主要领导，要认识到档案管理工作的重要性，充分了解档案其对单位未来发展的作用;二是事业单位的档案管理人员。档案管理人员要立足单位长远发展，不断汲取最新的相关知识，参加相关的培训，坚持与时俱进，不断更新自我的知识结构和观念。

2.及时更新保存档案，对人事档案进行动态管理

人事档案管理人员作为专职的干部，除了具备基本的专业知识之外，还必须由责任心强的干部担任。人事档案资料的完善补充更新是档案管理的基本功，特殊的捷径没有，主要是档案管理人员的责任心和相关部门及员工的档案意识。一是定期填写职工情况履历表或者变动情况表;二是建立健全档案归档制度，凡与员工密切相关的材料，如职称材料、工资材料、党团材料、奖励处分材料等，形成后一定有一份交由人事部门归档;三是推行人事档案电子化管理。

3.改善档案管理环境，实现规范化

首先，提高人事档案人员的技术水平。要保证档案工作人员的配备，组织档案管理人员参加专业化培训。其次，硬件环境和软件设施的改善。例如，各单位需要设置专门的人事档案办公室、保管室等，同时要统一配置人事档案管理专用电脑、保密设备等软件设施，便于工作的开展。最后，加强档案管理智能化和信息化。在档案管理工作中，要将传统管理与互联网信息化管理相结合，打造智能管理模式。例如，借助计算机做好电子档案的登记、保存、查询等工作。需要注意的是，在利用计算机等电子设备的同时，也要及时学习和掌握相关网络安全知识，加强档案管理的安全性和保密性，通过智能管理模式，既可以提高档案管理工作的安全性和完整性，又能够有效提高档案管理工作效率。

4.完善人事档案全文数据库建设

推进人事档案管理工作信息化进程，纸质档案的数字化，利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术，将不易保存的纸质档案转变为PDF文件、电子照片等形式，再用微机进行全面整理，按照相关分类进行保存，完善相关信息，利用微机中的“关键字、年份或分类”检索、查询等功能，实现查询档案的智能化。通过人事档案数据库的建设，实现人事档案纸质化和数据化同储存、同管理、同利用。

5.配备专业档案管理人员

一是配备专业的档案管理人员。人事档案的分门别类、信息化录入、更新等工作，需要耗费大量的时间和精力，才能做到细致、规范化和专业化，同时也是一项延续性工作，因此必须配备专业的档案管理人员。二是提升档案人员的素质。人事档案管理人员的素质将直接影响到人事档案的开发利用，因此提高档案管理人员的专业素质非常必要。通过“请进来，走出去”的方式，加强交流培训，通过培训提升其业务能力和综合素质，为工作顺利推进提供有力保障。

总而言之，在全新的社会形势下，信息技术获得快速的发展和更新，事业单位要正确看待人事档案管理所面临的挑战和机遇，迎合时代、抓住机遇、更新观念，切实做好人事档案管理工作，发挥其应用价值，为推动我国社会发展和经济建设服务。

（作者单位：海南省公路管理局）