加强机构改革中档案管理工作的有效途径

佟贵明

摘 要：在机构改革中，各级各部门一定要从思想上认识档案管理工作在政府机构改革中的重要作用，对历史的真实面貌予以维护。档案管理工作在机构改革的整个过程中体现，在机构改革中发挥着关键性的作用，应正确处理机构改革单位档案的归属与流向，做好机构改革中的档案移交。相关部门要严格遵循法律法规和相关规章，将原部门档案收集整理移交以及新建部门建档管理工作切实做好，对此，本文主要对机构改革中档案管理工作的加强策略进行了探讨，以供参考。

关键词：机构改革;档案管理;重要性

近年来，国家和地方的机构改革随着《党和国家机构改革方案》的正式出台而得到了进一步实行，机构改革和职能转变已经在部分单位开始。上到国家，下到地方，现阶段的首要任务便是机构改革，在机构改革中档案管理工作也囊括其中，而现阶段，摆在各方面前的一个重要问题便是如何做好档案管理工作。为了确保获得完整的机构改革档案，对机构变动单位档案的归属和流向进行合理处置，务必要运用诸多有效手段将机构改革中的档案管理工作切实做好，从而和机构改革中各项工作发展的需要相一致。

1 改革中做好档案管理工作的重要性

在单位管理中档案管理占据着极为重要的位置，做好档案管理工作，既可以给予管理人员帮助，使其第一时间充分了解单位的整体状况，适时对策略进行调整，提供准确度更高的有价值的参考，同时可以让各方肯定成绩，促进各方积极展开合作。所以，把档案管理工作做好，对档案管理观念进行更新，勇敢尝试和探索新的档案管理模式，才可以将本单位的发展状况全面、真实、连续反应出来，将第一手资料提供给单位，使其得到更好地发展。

这次机构改革基本上将全国全部的机关事业单位囊括其中，和诸多重要的国有大型企业有关，国家的重点治理工作便是撤并建的诸多机构，保密性和专业性较强，在这一过程中，面对机构性质改变、政企分开、职能重组，怎样将档案根据职能分类、移交、筛选等工作做好，直接影响着改革后档案管理工作的开展。做好档案工作，就能充分发挥出工作查考、历史凭证、承上启下等作用，就可以顺利开展今后的工作，相反，便会使今后的工作连续开展难、没有参考等问题。

2 加强机构改革中档案管理工作的有效途径

2.1 严格实施现有国家档案制度

熟练掌握国家档案政策法规（《档案法实施办法》（以下简称《方法》）、《机关档案工作条例》（（以下简称《条例》）等）中有关合并、撤销单位档案管理的规定，让各项工作均能够在合法合规的情况下进行[1]。《条例》第26条明确规定：“机关在进行撤销或合并时，一定要对本机关的全部档案认真处理，妥善保管，不得将其随意丢弃，处理时必须严格按照以下方法：1）撤销机关档案，交由其它单位代管，可以是档案馆，也可是相关主管机关;2）如果机关撤销的业务由几个机关分别负责，那么就可选择由一个机关代管其档案材料，又或是向相关档案馆移交，但坚决不能将其分散;3）如果一个机关并入到另一个机关中又或是几个机关融合为一个新机关，则就由合并后的机关代管其档案材料，或者选择让另一个机关接收，把档案材料带入接收机关的行为是坚决不允许的，如果接收机关有利用需要，可对其进行复制与借阅;4）在机关进行合并或撤销时，如果尚未处理好文件，则可选择移交给新的机关，由其负责之后的处理事项，同时将其作为新的机关档案予以正确保管。”除此之外，《办法》第13条也明确指出：“若已撤销单位的档案受保管条件的影响可能会被严重损毁或者安全性未得到保证的，可以事先移交高相关档案馆。”

2.2 加快信息化建设

机关档案信息化建设，实际上是怎样借助信息化手段和互联网技术对档案进行科学管理和利用，使“互联网+档案”的科学管理顺利实现。机关档案管理部门，要借助改革，将完善的机关档案综合管理系统构建起来，有效连接档案管理系统和机关政务管理，进而确保档案部门和机关业务部门之间、档案部门之间的相互联通。要构建档案管理网上办事服务平台，借助網络共享信息服务平台的资源，把平台当作参考咨询、信息查询、在线受理、线上预审、网络预约等服务的载体，使政府部门、机关单位和其他服务对象的利用需求得到充分满足。在促进机关档案信息化建设的过程中，还要重视加大信息安全保密工作力度，加强档案信息存储、加工、传输等环节的防泄密手段，使档案信息安全得到保障。

2.3 加强责任追究手段

在机构改革中有力的监督、规范性的工作、明晰的权责以及追责到底是确保有效处置档案的关键。严格实施档案政策发挥，有效落实档案处置方案，需要强制的责任追究[2]。首先，同档案行政管理部门保持密切联系，由档案行政管理部门负责进行监管，在过程中充分发挥指导、管理与监督职能，第一时间追究改革单位的档案处置问题的责任。其次，改革单位需组建档案处置监管领导小组，在每个环节设置相应的检查目标，对质量要求与时间要求作出明确规定，如果发现问题，需要求在一定时间内进行整改，有效落实责任，及时通报。如果整改后还是未达到合格标准，则需做追责处分。第三，在整理、清理和移交档案的时候，对具体内容予以明确，把书面登记做好，整理编目，将清册制作好，把经办人签字规定严格落到实处，将责任落实到人头上。第四，借助宣传责任追究规定，使档案工作人员可以将更牢固的保护、责任意识树立起来，只要有档案损毁或丢失问题出现，和档案管理相关人员，一律严惩不贷，把责任落实到人头上，若情况严重，应给予相应处分，如警告或者调离工作岗位等。根据国家保密规定追究档案处置中泄密问题的责任。

2.4 合理确定机构改革中档案的归属和流向

立足于《档案法》以及有关规定，结合真实性、持续性以及完整性等基本原则，明确本单位档案归属以及流向。同时，在具体实施中，不必再保留撤销的机构，原单位需要全部档案移交到同级综合档案馆;若是因为工作需要，得到同级档案行政管理部门的批准之后，可通过其职能归属主管单位进行直接管理。对新建单位进行合并，同时原单位档案在得到同级档案行政管理部门的批准之后，方可通过新建单位保存与利用。其次，一个单位内部结构以及职能在分解之后，若高于两个单位，那么就不可以分散其档案，需要将其列为一个全宗向同级综合档案馆移交或通过同级档案行政管理部门允许，进而利用和原机关单位职能较为接近的单位进行暂时保管[3]。没有转变机关单位主要职能，只是归口或委托代管的，仍由该机关单位管理其档案。原来是事业或行政单位的，在机构改革的过程中，往经济实体或服务实体进行转变，在机制转变之后产生的相关档案，需要移交给同级综合档案馆，一些档案如果是因为工作需要，那么在得到同级档案行政管理部门的批准后，可暂时通过改制后的现单位单列全宗保管，对于机制转换之后产生的相关单位，则需要由新单位来进行保管。

3 结语

总而言之，“改革”单位的档案管理工作是一项任务艰巨的系统性工程，需对“改革”前后的档案予以全面考虑，增强研究，详细规划，进而在保证档案合理处置以及保存完整的基础上，确保其利用价值，为本单位的工作发展提供有效帮助。

参考文献

[1]李涛.加强机构改革档案管理工作之我见[J].云南档案，2018，No.316（06）：56-57.

[2]张莹.机构改革背景下的档案管理工作研究[J].兰台世界，2018（S2）：102-103.

[3]冉义国.做好机构改革中的档案工作[J].秘书工作，2018，No.358（5）：47-48.