高校学生档案管理策略探析

余子丹

摘 要：随着高校的扩招，在给学生创造更多学习机会的同时，管理的学生档案体量也在逐年增加。高校学生档案的管理缺乏规范化的标准。本文在阐述了目前高校学生档案管理呈现的问题后，结合自身工作经验提出了几点工作思路。

关键词：高校;学生档案;档案管理

2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，加强新形势下从严管理干部人事档案工作。随着各地干部档案管理专项整治工作的推进与深入，档案中缺档、学历造假、登记信息前后不一致等问题凸显，少数档案甚至没有在正规机构保管，流落个人手中，成为“弃档”、“死档”，失去档案效力。类似问题折射出学生档案管理的漏洞，学生档案后期作为用人单位核定工资、评定职称的重要依据，高校有责任和义务规范学生档案管理工作，确保学生档案安全、有效。

1 高校学生档案

学生档案是指本校在学生管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。学生档案材料的形成可分为高中阶段、大学阶段、研究生阶段。

1）高中阶段：高中毕业生登记表、学生学籍管理表、会考成绩登记表、体检表、社会实践活动登记表、党团材料、奖惩材料，普通高等学校招生考生报名登记表、普通高等学校招生考生录取志愿表、普通高等学校招生考生体格检查表、普通高等学校招生全国统一考试成绩等。

2）大学阶段：本科生登记表、毕业本科生登记表、成绩单、党团材料、奖惩材料、体检表、各类资格证书评定材料、学籍异动材料、本科授予学位材料、报到证等。

3）研究生阶段：报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表或全国免推硕士（博士）学位研究生登记表、专家推荐信、研究生登记表、毕业研究生登记表、成绩单、党团材料、奖惩材料、体检表、各类资格证书评定材料、学籍异动材料、学位论文评审材料、报到证等。

2 高校学生档案管理中的问题

高校学生档案管理是一项细致繁琐的工作，高校管理方式、管理水平参差不齐。笔者结合自身高校管理现状以及走访高校的交流情况，总结以下几点共性问题。

1）管理机构分散。据了解，目前高校学生档案有些是在高校学工处管理，有些是招生就業部门管理，有的甚至是在学院分散管理。之所以出现类似情况，一是由于没有相关政策明确学生档案的管理权责划归档案部门;另一方面考虑到学生档案流动性特点，及材料产生于各院系和个别职能部门，学校为了便于材料归档及毕业生寄档，将学生档案管理权下放至院系或其他行政部门。这样使得学生档案工作处于被管理单位的非主流业务，工作得不到重视，出现人员配备不足，材料接收不全、寄档信息错误、档案遗失等问题。

2）材料接收不齐全。学生档案材料可分为新生材料、在校过程材料、毕业生材料。由于对新生档案把关不严，有些高校学生档案中缺少高中材料。部分省份高考报考材料为电子档案，致使入校后缺少纸质版高考材料。高中将档案交给学生本人带至录取院校，有些档案出现遗失、被拆封等情况。毕业时，对于更改就业意向或者后期签订就业意向的学生，报到证产生时间晚于档案寄送时间，而来不及归档。毕业时入党转正的学生，党员材料也容易与其学生档案相分离。还有些高校不把学士学位授予材料作为归档内容。对于博士而言，缺少报考博士研究生专家推荐信的情况也很常见。

3）材料归档不规范。由于院系是材料的产生部门，大部分高校将新生材料和毕业生材料的接收工作交由院系处理，在此过程中缺乏管理部门的指导、监督以及核对环节，没有材料归档清单，容易出现漏装、错装的问题。学生毕业后发现人事档案中材料缺失便无从查起。笔者在档案整理中还发现学生档案袋套叠的现象，即一个档案袋套一个未开封的档案袋和一些零散材料，在新生档案接收时尤其常见。有些档案材料缺少关键要素，例如成绩单上没有盖院系教务公章，毕业生登记表缺少院系意见及公章等。

4）信息化管理程度低。目前国内大部分高校学生档案信息化进程缓慢，甚至停滞，这与当下快速、便捷获取信息的社会需求相矛盾。很多高校将学生档案作为临时档案来管理，沿用传统的人工方式进行管理。部分高校也没有使用综合性的学生档案管理系统，尤其院系或职能部门管理学生档案时，数据存在excel表格中，新生入校一张表，毕业一张表，信息无关联，查询不方便。绝大多数高校都没有对学生档案做数字化加工，学生毕业后没有留下任何个人资料痕迹。

3 对高校学生档案管理的几点建议

1）管理权限划归至档案机构。《高等学校档案管理办法》中明确了高等学校要建立档案机构，符合建立档案馆条件的要设立档案馆，否则建立综合档案室。办法中虽然没有明确规定人事类档案是否该划归学校档案机构管理，但笔者认为，为了专业、高效、安全的做好学生档案工作，高校应该将学生档案管理权划归档案机构，以实现集中统一管理。档案机构要将学生档案纳入本部门重点工作，做好库房分配、人员搭配、规章制度建立、与各有关部门的协调工作等。档案机构还应该设定院系或职能部门学生档案管理专员，酌情将学生档案工作纳入年终考核范围。

2）加强与职能部门的沟通。学生档案由高校档案机构管理后，易出现管理衔接不上，政令执行不通的问题。档案机构并不是直接管理学生的部门，也不是材料的产生部门，在接收材料，档案寄送方面，需要院系、教务、学工等部门的配合，因此在学生档案管理权划归档案馆后，要加强与职能部门的沟通。每年新生进校建档、毕业生离校寄档时，需要提前与院系或职能部门沟通好工作，做好档案材料接收、核对、寄档等一系列的准备工作。档案机构应该定期对学生档案管理员进行培训，指导在材料填报、鉴定、归档方面的问题，做到责任到人。

3）推进信息化建设进程。开展信息化工作，首先应配备一套完善的学生档案管理系统，管理学生档案归档、利用、转递等过程，形成从学生进校到离校的档案链式管理。该系统最好能与学校的学籍注册部门以及就业部门管理系统对接，一方面保证学生基本信息和学籍情况及时更新，另一方面能够采集毕业生寄档信息。学生毕业后，除了馆藏教学档案外，学校就再无任何学生个人信息情况的记录，不利于校友工作的开展。因此高校还应考虑对学生档案做数字化处理，数字化的电子文件可挂接在学生档案管理系统中永久保存，该过程同时也能很好的对学生档案进行梳理，发现材料归档时的问题。

4）运用先进技术创新管理。有条件的高校还应该充分运用市场上的先进技术，提高学生档案管理效率。例如目前国内图书馆已经运用的RFID技术。RFID即无线射频识别技术，可通过无线信号识别特定的目标读取消息[1]，在数据跟踪以及数据采集等方面具备较大的优势。将贴有RFID标签的档案在识别器上经过后，可以精准的在电脑上查找档案在库房中的定位。利用RFID将大大提高档案库房盘点效率，节约人力，并能有效防止档案被有意带出库房。学生档案寄送以后，RFID标签还能留下重复利用。RFID技术对学生档案管理有着变革性的意义，档案工作者应该多多关注，开展创新性管理。

4 结束语

学生档案是“学生成长的记录袋”，是人事档案的起点，是国家选拔人才的依据，对学生个人及社会都有着重大意义。高校应该充分重视学生档案管理工作，为学生求职打好基础，为学校存史留下依据，为社会机构提供服务。

参考文献

[1]邓睿.基于RFID技术的研究及应用现状[J].技术与教育，2016（04）：25-28.