公司固定资产投资项目档案验收流程的思考

邵泽湘

摘 要：公司档案管理实行集中统一、分级管理的模式，在管理流程上各单位履行各自的岗位职责，档案管理部门对做好项目档案管理工作责无旁贷，按照项目档案管理验收要求行使各职能主管部门的职责，纵观整个管理过程，项目管理、档案管理相对隔裂，常常孤立于体系之外，呈现了信息孤立的状态。透过流程，发现问题，策划流程，真正做到项目管理和档案管理，从流程上实现无缝融合，做好验收流程设计，提升项目档案验收水平。

关键词：固定资产投资项目;档案管理;验收流程

1 项目档案管理现状问题

1.1 意识不高，重视不足

在项目建设过程中，档案部门与项目部门目标应是一致的，但有些单位项目管理部门只重视与建设有关的专业领域，重视项目建设进度，忽视项目档案管理，存在“档案重要，不重视”、“说起重要、做起次要、忙起不要”的现象，造成项目档案管理难度大，整改时间长，跨度大，因部分项目建设周期长（个别项目建设周期超过10年），参建各方人员变动大，办公地址历经多次搬迁，加之与其它项目合建及审批程序时间较长，建设过程中进行了项目调整，导致部分资料散失、印章不全、复印件等，制约项目档案管理的良性发展，影响项目档案验收进程，最终影响项目验收。如公司固定资产投资模块流程中项目档案验收流程，组织整改节点的责任部门未按档案部门提出的反馈意见落实，从意识上不重视档案工作，责任担当意识不强，未真正认识到影响项目验收的症结。

1.2 系统性不强

目前项目档案管理上看似完善，其实际上管理是薄弱、无序，验收工作推进困难，因在项目启动之初无档案部门参与，或是名义上参与，部分单位项目管理部门没有对项目建设进行系统的思考，没将项目建设和项目档案管理进行一体化设计，没考虑项目资料管理的重要性，忽视专职资料员的配备，造成项目验收阶段大量后补资料的产生，影响档案的真实性。

1.3 人员配备及业务能力不够

档案人员的配备仍然存在一些不平衡的现象，部分从事项目档案人员的学历和业务能力明显不足，缺少精通档案专业带头人，某些程度上影响工作的开展，随着公司和各单位的机构改革及人员变化，从事项目档案人员相应发生变化，项目档案业务指导、培训显得落后和不足，一些规章制度和标准贯彻不到位，迫切需要提高业务管理水平。

2 项目档案管理流程设计

项目档案管理不是一成不变的，而是在发展中创新，在创新中发展，科学管理固定资产投资项目档案，最大限度的发挥作用，及时有效的为项目管理服务。项目档案是随着项目投资建设产生的，项目档案管理与项目管理形影相随，同步发展，所以项目档案验收流程的科学设计，并纳入项目管理验收流程，促进项目管理系统化，保障项目验收顺利开展。

2.1 项目档案多维结构管理

项目管理是一项有计划有组织的系统活动，从多维更能清晰阐述项目档案管理、项目管理、项目参建单位之间的关系。

1）项目档案管理，包含7个管理环节（收集、鉴定、整理、审查、归档、验收和利用）。

2）项目管理，包含6个管理环节（前期准备阶段、设计阶段、实施阶段、竣工阶段、试运阶段、后评价），前4个环节属于项目建设阶段。

3）参建单位，包括建设单位、施工单位、监理单位、设计单位）。

项目档案管理是贯穿项目管理的全流程，项目档案是形成于项目建设、项目管理的各個阶段，不同阶段形成不同的档案，有不同的责任主体。项目参建方按照项目档案管理内容要求分别负责项目档案的收集、鉴定、整理、审查、归档、验收和利用（七个环节），以多维管理模式可体现出项目档案综合管理的思想，具有较强的系统性、针对性和实用性。

2.2 项目档案管理验收流程分析

对于内部经常或重复发生的管理性工作 ，流程管理可以加大规范和精细化管理力度，减少管理的任意性和粗放性，运用现代信息技术，帮助解决因职责不清，信息不畅，造成收集难、归档难、验收难等，档案部门及人员难以对项目档案七个环节实现全过程管控，需要设计相对完善的项目档案管理验收流程，流程图如下：

将项目档案验收流程纳入项目管理验收流程，档案管理部门要全面掌握项目建设过程中档案的形成情况，强化项目管理部门及参建单位的收集意识，强调设置专职资料员的重要性，体现项目资料“谁形成谁收集”的原则，明确项目参建方收集、整理、归档项目资料的责任，明确验收阶段相关职能部门的职责，保证项目档案管理与项目管理同步进行，融合发展，避免档案部门、项目部门、设计、施工、监理等参建单位、参建部门，反复整改、补充、校对、审核，出现不必要、不增值的重复劳动，设计流程使项目管理和项目档案管理信息共享，信息传递流程大大缩短，组织效率得以大幅度提高，真正实现项目档案结果管理到项目资料过程控制管理的转变，突出项目管理、项目建设过程中档案部门指导监督检查作用，变职能管理为过程管理，从流程上体现档案部门前期介入、过程控制、事后把关作用，项目管理部门应重视档案部门审查提出的问题，按职责负责组织整改，确保档案完整、准确、系统、安全，保障项目档案验收顺利进行，促进项目档案高质高效验收。