浅谈地质科研院所实物档案数字化

摘 要：实物档案是地质科研院所非常宝贵的一项档案内容，实物档案的数字化建设是大势所趋，对档案管理具有重要意义。本文介绍了地质科研院所实物档案的意义及特点、目前的管理现状以及数字化建设的方法和优势等。

关键词：实物档案;地质科研院所;数字化

随着信息技术的不断发展和深入普及，信息化进程随之加快。作为地质科研院所的档案管理部门，尤其是实物档案管理人员，如何化被动为主动，直面信息技术变革，并有效搭乘信息化高速列车，已经成为实物档案管理人员亟须思考的问题。

1 实物档案的意义及地质科研院所实物档案的特点

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有原始性、直观性、确定性等特征，能真实记载社会各项实践活动，并能生动反映社会发展历史。实物档案的类型丰富多样，包括荣誉证书、奖牌、锦旗、奖旗、字画、印章、奖杯、礼品、纪念品等。

地质科研院所的实物档案具有一般实物档案的共性，同时也有其独有的特征：一方面，自2008年地质行业实施“政事分开、事企分开”改革后，地质科研院所不断强化工作进程，拓展地质调查领域，增加地质科技合作等，使得新老地质科研院所的实物档案呈不断增长的态势。另一方面，地质科研院所的实物档案内容更广，还包含了各种钻孔岩心、岩屑、矿石标本、薄片和珍贵地质图件[1]等。

因此，整理和保存好各种实物档案意义重大，无论是对地质科研院所丰富档案内容，还是保留历史原貌，更好将实物档案提供利用等。

2 目前实物档案管理现状

地质科研院所实物档案品类繁多，大小规格也不尽相同，这也决定了它无法像文书档案一样采用统一的保管模式，国家也没有统一的实物档案管理标准。目前，一些地质科研院所的档案管理部门选择将可以折叠的奖状、锦旗等折叠成A4纸大小放在档案盒中统一存放，但这种管理方式容易将实物档案上的文字、图画等信息造成损毁。印章类档案一般用特制木盒按照一定顺序进行收纳管理，对大型的钢印印章则直接摆放在档案柜上，这种管理方式存在的弊端是不容易查找，且不方便提供利用。钻孔岩心、岩屑、矿石标本类实物档案则选择用简单的透明档案柜收纳整理，同样也不利于查找和提供利用[2]。

3 实物档案数字化建设的方法

实物档案数字化建设首先要将实物档案按照载体形式进行分类，然后根据分类方式分别拍照或者扫描，最后根据实物档案所记录的内容进行标记，并制作目录。

3.1 奖状、奖牌、荣誉证书、锦旗类实物档案

将这类实物档案正反面扫描，按照一件实物对应一个文件的原则将文件命名，并按照一定顺序登记在目录中。

3.2 印章类实物档案

将所存印章盖在A4纸张上，对印章印模拍照或扫描，按照一件实物对应一个文件的原则将照片或文件命名，并按照一定顺序登记在目录中。

3.3 奖杯、形状不规则的纪念品等

将实物档案从多角度拍照，按照一件实物对应一个文件的原则将文件命名，并按照一定顺序登记在目录中。

3.4 钻孔岩心、岩屑、矿石标本类实物档案

将实物档案从多角度拍照，按照一件实物对应一个文件的原则并根据实物的特征对文件命名，并按照一定顺序登记在目录中。

4 结束语

实物檔案数字化建设是地质科研院所档案管理的一次重要改革，它的实现将对地质科研院所的发展乃至国家建设产生深远的影响。同时，在改革过程中我们发现，从传统的管理模式改变为数字化信息化管理是一项巨大工程，需要投入大量的人力物力和财力。尽管如此，实物档案数字化一旦建成，将是一项一劳永逸、意义重大的工程，不仅能更好地服务档案管理人员，使档案更好地提供利用，而且能促进整个档案管理的长远发展。

参考文献

[1]安楚.地勘单位文书档案数字化建设探究[J].工作指导，2018.（09）：187～189.

[2]马忠花，文雪峰.新形势下地质档案开发利用和综合研究探析[J].经济管理，2018.（07）：70～73.

作者简介

田春秋（1986-），女，汉族，河北玉田，硕士研究生，中国地质科学院矿产综合利用研究所档案管理人员，研究方向：档案管理。