岗位说明书的编制流程和用途浅析

刘岳

摘 要 在企业中，每个岗位都处于企业的组织结构框架中，有其固定的职责，都是为了完成相应的企业发展目标。企业自身的社会功能、工作任务、发展目标，都会直接影响企业岗位职责的内涵。因此，合理确定岗位、安排岗位职能，能够有效将整个组织的目标转化为所有员工的个人目标，将企业的战略目标有效转化为员工的工作动力和责任约束。

关键词 岗位说明书 用途 流程

一、引言

岗位说明书可以有效明确各岗位在企业日常运作中的位置和功能，帮助岗位任职人员明晰、理解本职工作的意义和作用，规范自身的工作行为，进而提升组织运行效率，为员工的职业规划和发展提供依据。本文设计了编制岗位说明书的流程，阐述流程中的模板设计、岗位调查、岗位分析、编写人员培训、组织编制岗位说明书、专家审核、发布执行、动態维护等，并探讨和分析岗位说明书的用途。

二、岗位说明书的编制流程

（一）岗位说明书模板设计

岗位说明书中应包含以下几项信息：

岗位基本信息，包括岗位名称、所属部门、直属上级、定员人数、薪酬等级等。

岗位概述，是对本岗位职责的高度概括，实现公司内、部门内清晰的工作条块分割，避免出现岗位职能重叠或职能模糊等问题。

任职资格，主要包括教育背景、工作经验、能力素质要求等。

工作协作关系，是指各岗位在公司内外部的沟通协作关系。

岗位权限，是指完成岗位职责范围内的工作时，可在一定限度内自主行使的权利。

岗位职责，是指根据分工和协作的要求，员工在本岗位范围内所承担的各种责任及要求。要体现一岗双责原则，在履行岗位职责的同时，履行岗位的安全职责。

在设计的过程中要考虑的基本原则：

明确任务目标的原则。岗位的设置必须以是否有利于实现工作目标为主要的衡量条件，所设置的岗位必须具备清晰化和具体化的特点。

合理分配任务的原则。只有在明确岗位的工作任务和责任、分工明确的情况下，员工才会主动开展工作。所以在岗位设计的过程中要系统、科学地进行分工协作的划分，杜绝岗位重叠、人浮于事、效率低下等现象。

责任权利相对应的原则。岗位责任是任职者应尽的义务，权利是保证企业生产活动顺利开展的重要手段，任务是促使员工主动完成生产任务的重要推动力。必须保持三者的对应性和一致性，杜绝不受责任约束的权利滥用、利益膨胀。

分离不兼容岗位的原则。不兼容岗位主要指的是一人兼职多个岗位的前提下，相关人员可能会利用自己的职位谋取利益的情况。要分离不相容的岗位，就需要全面分析不同岗位的职责，将不相容的岗位分离出来，由不同的人员负责相应的工作，保证相关岗位的人员在行使职权的过程中能够相互制约。

（二）岗位调查

我们常说的岗位调查，主要指的就是选择合适的调查方法收集岗位的相关信息，其主要针对的是相关岗位的工作人员。

开展岗位调查工作的常用方法：

问卷调查法。问卷调查的主要内容是岗位调查，工具是提前设计好的调查表。调查表是在岗位调查之前由专业人员设计编制的，被调查人接到调查表后，应按调查项目一一认真填写。

访谈法。其主要是通过与相关人员面谈的方式，获取相应的岗位信息，在具体操作的过程中，可以采取直接约见员工的方式。

观察法。如果现实条件允许，调查人员可以直接到企业的生产一线开展实地调研，工作抽样、作业测时等都是最常用的调研方法。

（三）岗位分析

岗位分析的准备工作主要包括以下三方面内容：

组建专业人员进行岗位分析。通常情况下，相关工作都是由人力资源部门的人员负责，其主要职能是将不同的工作任务分配给不同的部门，包括工作人员的权限、责任等，以确保顺利开展岗位分析工作。

了解企业发展战略、业务工作开展的情况、管理工作落实的流程及组织机构的设置情况。岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织机构，最终把实施战略的责任分解落实到员工。开展岗位分析工作要着重分析上述四项内容，企业战略决定了组织机构的设置、主要业务的流程。业务流程需要通过各项管理流程来实现，进而分解落实到各个执行管理流程的岗位上。

岗位信息的来源渠道。岗位信息的来源渠道主要有组织设计、企业制度、管理工作开展的标准流程等文件，岗位任职人员的情况、相关岗位工作的监督机制、岗位职责落实情况分析的相关文件等。

（四）人员培训

1.拟定编制方案

第一，编制公司领导及部门主任岗位说明书，落实各部门职责界限。经汇总，由工作小组组织查找部门间工作内容重复、遗漏的职责，分析部门间业务接口，并参照上级公司相关指导意见将缺失的职责规范到部门。

第二，理顺部门工作界限后，将部门职责分解落实到各岗位中，避免出现上下级职责交叉，同级岗位职责重复，职责描述模糊、笼统或过于宏观等现象。

第三，工作小组组织对汇总的各岗位说明书进行规范表述、统一格式，完善岗级、薪级等相关信息。

2.培训与选拔编制人员的相关流程

岗位调查、岗位分析等工作，需要由具备丰富工作经验的人员负责，并根据获得的相关资料编制岗位说明书。对于编制人员，公司需要提前开展培训，在此基础上，确保编制的岗位说明书具备较高的参考价值。编制人员应注意以下几个要点：

第一，编写语言规范准确，不模棱两可。

第二，根据岗位的要求确定岗位人员的工作内容，且职责中不应包含模糊、不确定的内容。

第三，任职条件应包括任职者的年龄、性别、学历、专业、工作经验等方面的基本信息。

第四，区分岗位的认知能力和技能，能力指可预期的潜质，技能则指的是可习得、熟悉掌握的技巧。