山东农业大学学生档案管理“三创两驱”新模式的构建

于婷,朱凌,耿丽*

山东农业大学学生档案管理“三创两驱”新模式的构建

于婷1,朱凌2,耿丽1*

1. 山东农业大学档案馆, 山东 泰安 271018 2. 山东农业大学公共管理学院, 山东 泰安 271018

学生类档案作为高校档案管理工作的主体、核心和重点，需不断改进管理模式以适应当前飞速发展的信息化进程。在对学生类档案的管理方式进行实践创新的基础上，山东农业大学档案工作形成了“三创两驱”管理新模式。“三创”是指层次内容有机统一的分类方案、“三套制”归档方式和“卷件”结合的系统著录模式三种学生类档案管理的创新管理方法；“两驱”是指从学校管理层面给予制度和体系方面的驱动保障，从而不断提高学生类档案的管理水平。

学生类档案; 管理创新

《高等学校档案管理办法》（以下简称27号令）首次将学生类档案纳入高校档案管理范围，而且单独设类。学生类档案作为高校档案归档范围新增的唯一一个门类，对学生、对学校以及对社会都有着不可替代的作用[1,2]。其管理利用是一项涉及面广、内容多，管理性、规范性、原则性极强的系统工程[3]，已成为高校档案工作的重中之重。将学生类档案纳入档案管理范围后，对于当前绝大多数高校人力、物力和财力相对有限的档案部门来说无疑是一项巨大的挑战。如何实现学生类档案的高效管理，快捷利用，成为目前高校档案工作中急需解决的重点问题。

基于此，山东农业大学档案工作者对学生类档案的管理方式改革创新，形成了“三创两驱”管理新模式，即层次内容有机统一的分类方案、“三套制”归档方式、“卷件”结合的系统著录模式三种学生类档案管理的创新管理方法和从学校管理层面给予制度和体系两方面的驱动保障，以不断完善学生类档案的管理水平。

1 学生类档案管理创新重要性的相关数据分析

高校档案机构进行集中统一管理学生类档案，有利于克服目前存在的学生类档案管理工作不到位、归口不统一的局面，使高校学生类档案管理更加规范化和专业化，进一步完善学生类档案管理制度，加强档案管理工作的创新性研究，提高学生类档案管理工作水平，能够更好地为学生、学校和社会服务。根据调研，学生类档案管理工作出现的新变化使其创新研究迫在眉睫。

1.1 学生类增量档案在全校所有增量档案中所占的比重

笔者对山东农业大学档案馆2013年以来的增量档案数量进行了统计，从图1和图2中可以看出，2013年到2016年期间，学生类增量档案的数量可占全校新增档案总量的90%左右。2017年，由于学校档案馆加大了对文书档案的归档管理力度，文书档案的归档数量大幅增加，但学生类的新增档案仍可占全校总数量的76.37%。学生类增量档案的数量之大，使学生类档案的管理成为档案管理中最重要的部分。

图1 2013~2017年山东农业大学增量档案数量

图2 2013~2017年学生类增量档案占全校总增量档案的比率

1.2 学生类档案的查询利用率

学生类档案的查询利用一直是高校档案查询利用中最重要的方面，尤其是自2014年10月中组部在全国部署开展干部人事档案专项审核工作后，学生类档案的查询利用也在不断上升。笔者对山东农业大学档案馆2013年以来的档案查询利用进行了统计，从图3和图4中可以看出，在2013和2014年，学生类档案的查询利用可占全年总查询的90%以上，由于2016年学校110周年校庆及建设校史馆查阅了大量的档案，学生类档案的查询利用比率在2015年和2016年均有所下降，但仍然可占70%以上，2017年占83.6%。学生类档案的查询量在2013-2016年间呈不断上升趋势。

图3 2013~2017年学生类档案和全校总档案查询数量

图4 2013~2017年学生类档案查询量占全校总量的比率

2 学生类档案“三创两驱”管理新模式探索

根据目前高等学校学生类档案管理的现状及问题，结合国家的相关政策和学校的实际情况，山东农业大学档案工作者在长期的实践过程中，探索出学生类档案“三创两驱”管理新模式。

2.1 “三创”模式

2.1.1 将学生类档案单独设类，创建层次内容有机统一的分类方案山东农业大学档案工作者紧跟27号令将学生类档案单独设类的要求，在山东省内率先于2010年在实体分类法一级类目中增设学生类档案，并在实际工作中将2012届毕业生档案按学生类归档立卷。2018年根据学校学生管理部门的职能划分，按照办学层次设立了研究生、本科生、继续教育等二级类目，并按照不同办学层次所产生的相应文件属性设立综合、学籍表、成绩单、毕业生登记表等三级类目（见表1）。

表1 山东农业大学档案管理系统学生类档案分类方案

2.1.2 建立档案归档体系，创建“三套制”信息化新模式根据档案工作要逐步落实“存量数字化、增量电子化”的信息化战略要求及学生类档案的管理利用特点，结合学校实际，2017年山东农业大学档案工作者创新提出了学生类增量档案“三套制”的信息化归档方式，并推广到实际工作中。

学生类增量档案“三套制”是指学生类增量档案的纸质版、电子版或纸质扫描版和网络版，同步归档立卷。纸质版是将学生类纸质档案按传统方式方法归档装订装盒，档案馆统一入库保存；电子版是指将学生类档案的电子版或纸质扫描版统一按规定格式刻录档案专用光盘在档案馆脱机保存；网络版是指将学生类档案录入档案管理系统，并将档案（密级级别低、利用率高）的电子版或纸质扫描版在系统中挂接原文形成网络版保存利用。

2.2 改革档案著录方式，创建“卷件”配伍新模式

学生类档案由于数量巨大，按“件”的管理方式会造成纸质档案文件级目录量大，装订繁琐，逻辑不清，纸质档案不利于保存、查阅等问题。以山东农业大学为例，2017年学生类增量档案达47505件。因此，学生类档案按“卷”管理更为适用。

但传统的按“卷”著录模式仅在案卷级著录时详细具体，文件级的著录较为简单笼统。而系统检索时通常是按文件来检索，这就会存在输入关键词不能直达每一份文件，造成检索效率低的问题。基于此，山东农业大学档案工作者提出了学生类档案在档案管理系统著录时采用“卷件”配伍的管理模式。即不仅在案卷级目录中有完善的学生信息，文件级的著录项也既包括学生姓名又包括学号、专业、年级等基本信息。在系统检索时，输入精确关键词能够快速准确地检索到每一份文件，使检索准确率达到100%，大量节省二次检索时间，极大地提高了检索效率。

2.3 “两驱”保障

2.3.1 制度驱动，优化完善顶层设计在学校内部分别召开教务处、学工处、研究生处、各教学学院以及不同办学层次毕业生座谈会，解读国家有关规定，解释相关理念，听取各单位的需求、管理意见和工作部署；并与学校发展规划处、组织人事部门充分沟通协商，把部门和学院档案管理尤其是学生类档案管理纳入年度工作考核范围，形成考核分值，为学生类档案的规范化管理提供组织保证。

通过系统的学习调研和论证，山东农业大学档案馆根据国家有关规定，制定了《山东农业大学学生类档案管理办法》、《山东农业大学学生类档案归档范围和保管期限表》，建立健全学校学生类档案工作网络体系，为学生类档案分级管理提供了制度保障，进一步优化完善了学生类档案管理模式创新的顶层设计。

2.3.2 体系驱动，实现“三位一体”有序管理实行“模块责任联动、三位一体管理体系”，学校档案部门作为业务责任主体，负责全校学生类档案管理的制度制定、立卷归档和保管利用；学院作为原始档案产生的责任主体，负责档案的真实性和完好性，将形成的学生类档案按要求收集整理后交至学生垂直管理部门（教务处、学工处、研究生处、继续教育学院等）；学生垂直管理部门作为档案归档审查的责任主体，负责档案的一致性和规范性，按归档立卷要求、核查后统一移交学校档案部门保管利用。此管理体系使责任区分更加明确，系统联动更加高效，从而形成学生类档案管理网络体系的“三位一体”层级系统管理而实现有序立卷归档。

3 “三创两驱”模式取得的实践应用效果

山东农业大学档案工作者创建的“三创两驱”学生类档案管理新模式，通过不断的探索和实践，取得了良好的经济效益和社会效益。

3.1 提高档案工作效率

“三位一体”的管理体系和“三级核查”（即学院--学生工作管理部门--档案馆层层审核）的工作制度使档案的准确性、规范性更高。同时，“卷件”结合的系统管理模式，使一份文件的检索时间由原来的的10~15 min缩短至几秒钟，不但节省了大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、借阅和归还，还极大地缩短了前来查档校友的等候时间，提升了服务满意度。

3.2 规范档案归档工作

增设学生类一级类目，依据办学层次和文件属性分设的二三级类目，对于各办学层次的学生管理部门兼职档案员来说，更能直观的了解掌握各自部门所需归档的文件范围和归档流程，使学生类档案的归档工作脉络逻辑性更强，更加条理清晰。

3.3 缓解档案部门工作压力

“三位一体”的分级管理方式要求学生类档案的整理、系统录入和原文挂接工作通常由各学院分管学生档案工作的人员来完成。这样原本巨大的工作量就可以分散到各学院，档案扫描和系统挂接原文的费用也由各学院分担。此管理方式不但提高了工作效率，而且极大减轻了档案部门工作人员的工作量（学生类档案的装订、入盒、扫描、系统录入、原文挂接等整个流程的工作量相当于2~3名专业档案工作人员一年工作量），也解决了档案部门经费不足的难题（按每页文件扫描1元钱计算，每年可节省扫描费用15余万元，人工挂接原文的费用也可节省1~2万元）。

3.4 提供远程查询保障

随着信息技术的推广应用，档案信息的查询利用途径逐渐向多元化发展，以最大限度地实现档案信息资源共享。山东农业大学自主开发使用的学生类档案远程查询系统和触摸屏自助查询系统以数字化档案为数据基础，以档案管理系统为技术支撑，为校友提供校内和远程自助查档利用终端，打破了往日查询受档案馆开放时间的束缚，解决了外地校友需来回奔波的麻烦，使档案的随时利用、异地利用成为现实。

基于新的教学改革背景，充分突出“以学生为本”的思想理念，笔者提出了高校学生类档案“三创两驱”新模式并进行了一些实践探索，取得了良好工作效果，具有一定的理论参考意义。通过对这种新模式的进一步思考和实践，对加快档案管理工作的改革和创新，提高工作水平和效率。

[1] 吴晓茹.高校学生档案管理工作研究[J].决策与信息（下旬刊）,2013(1):205-206

[2] 毛灵芳.河南省7所高校学生档案利用服务调查研究[D].郑州:郑州大学,2014

[3] 何祖华,种金成,路颖,等.基于信息化时代高校学生类档案管理模式研究[J].兰台世界,2012(23):56-57

Construction of a New Model of "Three-way Innovations and Dual Drives" in College Students’ Archives Management of Shandong Agricultural University

YU Ting1, ZHU Ling2, GENG Li1*

1.271018,2.271018,

As the main body, core and key of archives management in colleges and universities, student archives need to be constantly improved the management mode to adapt to the rapid development of information process. On the basis of practical innovation of the student archives management mode, the archives work of Shandong Agricultural University has formed a new management mode of "Three-way Innovations and Dual Drives". "Three-way Innovation" refers to three innovative management methods of student archives management, namely, classification scheme of the unity of hierarchy and content, three sets of archiving mode, file volume of the system description mode. "Dual Drives" refers to the guarantee of institutions and systems from the school management level, so as to improve the management level of student archives.

Students’ archives; management innovation

G271

C

1000-2324(2019)05-0925-04

10.3969/j.issn.1000-2324.2019.05.042

2018-09-23

2018-10-05

于婷(1982-),女,硕士研究生,主要从事档案整理方面的工作. E-mail:yut@sdau.edu.cn

Author for correspondence. E-mail:gengli@sdau.edu.cn