大型科研固投项目文件档案管理

杨晓瑜 刘楠 张茜 王伟国

摘要：本文结合《国防科技工业固投项目档案工作管理办法》对固投项目档案管理工作的要求，分析了一般科研固投项目文件档案管理存在的问题，以及大型科研固投项目的特点和文件档案管理工作的难点，并以某大型科学工程档案管理工作实践探索为例，给出了大型科研固投项目文件档案管理的具体方法，阐述了实际工作中的注意事项，供其他大型科研固定资产投资项目参考。

关键词：科研项目固定资产投资项目档案管理

一、大型科研固投项目档案管理存在问题概述

项目档案是在项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录，是项目建设全過程的记录展现，也是项目交付的重要成果。[1]在固投项目建设过程中形成的档案资料是国家投入巨资产生的知识成果和无形资产，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据和基础资源。[2]2015年10月12日，国防科工局和国家档案局联合出台了《国防科技工业固投项目档案工作管理办法》（科工计〔2015〕931号），从管理层面、业务层面和验收层面对项目文件档案工作提出了更加严格、更加具体的要求。

大型科研固投项目，有其科学研究探索的显著特征，项目目标明确，但实施过程中存在的不确定因素较多，技术风险大，实施周期长，多单位协作，由此带来项目的过程性文件档案非常多，且各过程文件资料与项目建设结果存在严格的逻辑关系。因此，项目文件档案管理工作显得尤为重要，如果管理不当，将无法有效支撑后续项目审计、验收、后评价等工作。

国家层面在对科研固投项目档案管理总体要求方面比较明确，但各立档单位在实际操作层面通常存在以下几个方面的问题：

1.对项目档案工作的重视程度不够。项目建设单位更注重项目建设的实物成果，对软性成果重视不够，对国家和院所关于项目档案管理的要求，不能很好地在项目建设中落实，不易做到档案工作与项目建设同步。[3]

2.缺乏对项目文件具体归档要求的系统性规划。项目参与人员对自己所负责的某个具体项目到底归档哪些材料不清楚，对归档材料有什么要求也不是特别清楚，导致最后仅仅只是形式上的管理，无法保证项目档案质量和对工作的支撑作用。

3.对外协单位提交的资料缺乏约束和控制。外协合同中，对文件材料的要求大多形式化，不够明确、具体，提交的时间上也不够明确，并且缺乏约束和控制的手段。

4.项目档案人才队伍不能很好地满足项目档案管理需要。项目档案人员队伍配备不足，很多没有配备专职文件资料管理员，人员队伍专业素质有待提升，文件资料员缺乏项目文件材料收集、整理方面的专门培训，导致人员不能很好地匹配项目档案管理需求。

为解决上述问题，本文以某大型科研固投项目为例，总结项目建设过程中文件档案管理的经验和教训，尝试探索出大型科研固投项目系统性的文件档案管理方法。

二、案例项目档案管理总体简介

某科研项目是一项大型固投项目，也是一项超大型研究型科学工程，项目总投资数十亿元，建设周期十余年，该项目共形成档案1800卷、22338份，在国家级竣工验收中，顺利通过以全检方式进行的档案专项验收。项目文件资料的质量和管理情况，在项目招投标专项检查、验收审计、档案专项验收、后评价等工作中起到了关键作用，也赢得了相关专家的高度好评，体现出了“一流的项目产生一流的文件”，成为中国工程物理研究院科研固投项目档案管理的典范，该项目2017年获得了全国质量奖卓越项目奖。

三、基于项目实施全流程建立项目文件体系

通过项目的建设和实践经验，在项目启动之初，系统开展项目文件档案管理策划，建立基于项目实施全流程的文件体系，是确保项目建设全过程文件档案完整性和规范性的基础。图1是项目实施一级流程，图2是项目文件体系示意图。

四、规范项目全过程产生的文件要求

（一）制定文件档案管理规范

1.通用要求。项目建设之初开展项目文件体系建设的详细策划，包括文件编号、名称、格式、内容条款、类别、填写要求、电子模板甚至封面颜色等细致要求，同时将这些要求延伸至外协单位，保证了项目众多任务承担单位提交文件的规范性和一致性。同时制作文件编制模板和编制说明，便于编写者使用，也避免文件编写内容偏离文件编制要求。此类规范包括《文件编制格式要求》《文件编号规范》《文件归档质量要求》等。

2.项目实施控制要求。如表1所示，以工程设计阶段的标准和管理规定为例，制定了一系列项目级规范，确保相关文件编制质量符合要求，管理过程规范、有效。

（二）编制文件体系表

按照项目建设流程从项目申请批复到项目通过验收，依据项目成果约定及实施管理要求，对全过程所产生的文件进行梳理和规划，明确项目实施过程中必须输出的文件名称及基本内容要求，形成项目建设输出文件体系表，便于操作和使用，为实现项目管理的规范化、程序化和制度化奠定基础。[4]具体可根据项目实际情况，分阶段分级编制，也可在过程中逐步完善。以上做法的目的是明确项目实施过程中具体需要产生的文件名称、基本内容和责任人。

五、档案全过程组织管理注意事项

（一）专人专事管理

档案管理是一门独立的管理学科，有其独特的专业技术要求，对于大型科研固投项目文件的归档管理，必须设置专人专岗负责项目的文件档案管理，相关人员必须具备相应的档案管理知识，同时也需要了解一定的科研项目知识，这样才能更好地与科研人员进行沟通、协调，并协助科研人员完成归档前的准备工作，文件档案管理的要求才能真正落地。试图利用“兼职”“闲职”来管好大型科研固投项目的文件档案，势必不会取得好的效果。

（二）转变工作模式

文件档案管理作为一项非常基础的工作，通常不被重视，是典型的“幕后英雄”式的工作类型，由于对文件档案管理工作本身认识的程度和标准不同，工作中难免出现不被理解的情况。如果单纯站在管理者的角度，以不符合要求就拒绝归档的方式，简单粗暴地开展工作，很难获得科研人员的理解和支持；如果以共同协作的方式，以高度的责任意识、耐心协助的态度，持之以恒的精神，真心实意地帮助科研人员一起来完成文件档案的归档工作，就会取得事半功倍的效果，“用情用心用功”是做好這项工作的制胜法宝。

（三）管理关口前移

标准和要求制定好了，如果不能很好地实施也无法取得应有的效果。管理人员更多地介入、指导、把关是将项目的要求正确贯彻执行下去的重要因素。根据某大型科研固定投资项目的经验，重要文件在生效前的审查过程中，修改次数通常在2～4次，不仅内容，甚至格式等基本标准化要求也需要反复修改，工作量非常大。因此，为提高文件编写和归档的效率，需要将管理关口前移，提前介入，全程指导和把关，确保文件归档一次通过。同时一旦发现问题，应及时协助编写人员处理，避免间隔时间太久后，催办困难，问题累积。此外，处理完问题后，应将相关文件及时归档。

（四）加强外协文件的控制

科研项目通常外协工作比重较高，由于涉及单位数量多，档案管理能力参差不齐，为提升外协部分的文件档案管理，需要加强外协实施过程、现场作业活动等过程节点的记录，例如对于外协方的评审意见、作业方案、计划等，应实行专人定期梳理，及时存档。必要时项目主管部门可对协作单位的文件编制、管理工作开展培训，以便统一认识和标准，提高文件归档质量和工作效率。

（五）重视音像资料的归档

按照国家和项目主管部门的相关规定，项目建设过程关键历史活动的照片和音像资料都需要及时保存下来，这是项目建设的珍贵信息。由于音像资料的获取具有即时性，错过后无法弥补，因此，需要管理部门在重大节点或活动（例如重大合同签字仪式、关键节点跟踪等）过程中，及时跟拍并归档。重要音像资料必须备份保存，以防存储介质出现故障而无法修复。

（六）提前做好验收准备

由于大型科研固投项目通常项目体量非常大，因此在项目实施过程中，可按项目实施流程分阶段完成项目文件的归档工作；根据实际情况，也可申请分阶段对项目档案开展验收工作。

为顺利完成档案验收工作，要严格执行相关档案管理要求，重视验收前质量控制和审核。建设单位应提前组织对项目文件进行自查，对不达标的及时提出整改要求，及时整改归档，必要时可邀请项目主管单位对项目文件档案开展预验收检查，提前发现问题，提前整改，以便确保项目档案最终验收一次

通过。[5]

《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办﹝2007﹞161号）要求，项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一，未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。尤其是对于大型科研固投项目建设单位而言，项目文件及档案管理工作是建设单位一项整体性工作，需高度重视、系统策划并投入必要的资源。为做好此项工作，必须在项目启动之初，做好文件档案管理策划，细化要求，专人专事，全程参与，与科研人员一起，共同努力，才能顺利有效地完成项目文件归档和验收工作，保障项目最终通过主管单位的验收。

注释及参考文献：

[1]侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012，15（13）：79-81.

[2][3]连平文，倪玲.固定资产投资项目档案工作中的主要问题与相应对策[J].机电兵船档案，2007（3）：48-50.

[4]贾守斌.军工固定资产投资项目档案管理问题解析及对策[J].沿海企业与科技，2012（11）：45-47.

[5]何晓梅.固定资产投资项目档案验收准备工作解析[J].机电兵船档案，2009（4）：51-53.

作者单位：中国工程物理研究院激光聚变研究中心