明细账页在生活中的应用——以组团自由行为例

余晓丹 徐洪德

在会计核算中，根据各类不同的经营业务的特点和管理需要来确定明细账所采用的账页格式的，明细账页常用的格式主要有“三栏式”账页、“数量金额式”账页、“多栏式”账页和“平行式”账页。而在生活中，一些日常开支可以采用现成的“三栏式”账页进行流水账式的收入与开支的记录，但是当发生某些特殊的开支时，就需要考虑实际情况结合现有的账页格式重新设计格式才能更好地进行记录和结算。下面就以组团自由行的开支为例来设计一张账页的格式，并举例说明记账的方法。

一、组团自由行账页格式设计的思路

在追求生活品质的如今，很多家庭每年都有外出旅行的习惯，几个家庭一起带着孩子或老人组团自由行。由于每个家庭的人数、年龄等都不同，所要承担的费用各不相同，如何支付与分摊就成为一个要考虑的问题。

（一）若每家的人员构成相差无几，则每家或每人先拿出一定金额，交由大家推举的团长保管并负责支付所有费用，可以选择“三栏式”账页格式进行流水记录收支，这种记录方式比较简单明了，只要登记每笔支出，然后汇总后，将所有支出按家庭或人数平均分摊，多退少补。这种方式要求团长一人负责资金的保管与支付，并且将自己的个人资金与团队的经费分开保管，同时推举另一名团员记账，一般比较适合短途或短期出游。

（二）若每家的人员构成各不相同，例如A家只有夫妻两人，B家夫妻带着学龄前儿童，C家带着父母出行等等，那么就需要大家分工合作，有人负责预订交通工具，有人负责预订住宿，有人负责一日三餐的伙食，还要有人负责记录各项支出，结束时按本次行程的实际情况进行最后的结算汇总并结差。这时原有的各类明细账页的格式就不太适用，需要根据实际情况自己设计一张比较实用又简单的账页。此账页不仅要求提供每家已经支付的金额、应该支付的金额，还要结出每家需要补付或退还的金额、每家此次行程一共花费多少等等信息。根据账页信息提供的要求，以及支出记录力求简单清晰明了的要求，结合“多栏式”账页和“平行式”账页的特点，设计“行程收支账页”格式如表1（以三个家庭为例）。登记该账页的基本要求是：

1.本账页只登记在整个行程中的需分摊共同性支出，不包括各个家庭独立支出的相关费用，如购买旅行纪念品等。2.记账时，应当将发生支出的日期、内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐页内，做到金额准确、摘要清楚、登记及时。3.是否需要每天结算应付与已付差额，视团队成员的实际情况而定；若需要每天结算，则在每日的各项支出结束并记入账页后，在下一行结出合计数（摘要栏内注明“本日合计”）；再下一行结出累计数（摘要栏内注明“本日累计”），填列相关金额，明确至当天为止的实际收支情况。4.每一页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计金额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。结计“过次页”的本页合计数应当为自本次行程开始发生支出之日起至本页末止的所有发生额的合计数。5.行程结束时进行结算。结算前，必须将本次行程内所发生的所需分摊的各项收支全部登记入帐页。然后在最后一笔开支的下一行摘要栏内注明“累计金额”，结出各个家庭的收支累计数，随后在再下一行摘要栏内注明“结算差额”，将每个家庭的累计应付额与实际已付额相减，累计应付额大于实际已付额的，说明要补付，差额记在“应付额”栏内；反之累计应付额小于实际已付额的，说明多付了，差额记在“已付额”栏内，可以向要补付的家庭收回多付的金额。

二、组团自由行账页的记账实例

（一）团队成员构成及分工

某单位三位同事经常带家人一起组团采取自由行方式出游，三个家庭组成情况如下：A家庭，一对夫妻；B家庭，夫妻两人带一位65岁的老人（景点门票半价）和一位学龄前儿童（不占床，免门票，就餐算0.5人）；C家庭，夫妻两人带一个上初中的孩子（景点门票半价），其中一位与B家庭的老人拼房。每个家庭的分工如下：A家庭负责记账（账页只记录每家都要承担的共同性需分摊的支出，各家在途中的购物等支出不包含在内），并且负责全程的交通和住宿的安排；B家庭负责就餐安排；C家庭负责门票等方面。

（二）行程记账实例

1.短途无预付的记账实例。短途一般两三天的行程，大家各负其责，先垫付自己负责部分的费用，行程结束时结算。如以下自驾游行程，三家各开一辆汽车出游，汽车费用各家自己承担，除汽车费用外还发生如下支出：（1）5月1日，午餐花费300元，晚餐花费540元，均由B家庭支付。（2）5月1日，由A家庭支付两天住宿费共2040元。（3）5月2日，三餐共花费900元，由B家庭支付；景点成人门票150元一张，购6张成人门票，2张半价票，共1050元由C家庭支付。（4）5月3日，早餐、中餐共花费560元，由B家庭支付；景点门票30元一张，共210元，由C家庭支付。记账如表2。根据表2账页的记载情况，可以看出：B家庭在支付628.5元给A家庭，支付273.5元给C家庭之后，此次行程的账目结清。同时从账页上可知，本次行程的共同性支出为5600元，其中：A家庭共花费1411.5元，B家庭共花费2162元，而C家庭共花费2026.5元。2.中长途有预付的记账实例。该中长途行程共七天六夜，火车来回，当地包一辆11座的商务车，包车五天每天1200元，共计6000元，同时要承担司机食宿。由于交通及住宿费用是一笔大开支，所以按成人每人先交1500元给A家庭。部分支出如下：（1）6月10日，收到B家庭预付金额4500元，C家庭预付金额4500元。（2）6月10日，提前购买7月8日出发的火车成人票8张，儿童票1张，其中成人票@360，儿童票@180，共计3060元。（3）6月15日预付包车费订金1800元。（4）6月17日，提前购买7月14日回程的火车成人票8张，儿童票1张，其中成人票@625，儿童票@312.5，共计5312.5元。（5）7月8日，晚餐费用300元，C家庭支付；住宿费654元，A家庭支付。（6）7月9日，餐费共计750元，C家庭支付；门票费350元，B家庭支付；住宿费1000元，其他共同开支90元，由A家庭支付。（7）7月10日至7月13日的开支略；至7月13日为至的各项开支累计数见账页第5页第一行中的数据。（8）7月14日，由A家庭支付包车费余款4200元；餐费共计380元由C家庭支付。账页记录如表3和表4。根据表3和表4账页的记载情况，可以看出：B家庭应向A家庭支付3507.5元，而C家庭应向A家庭支付355元，此次行程的账目结清。同时从账页上可知，本次行程的共同性开支26266元，其中：A家庭共花费6479.5元，B家庭共花费10669.5元，而C家庭共花费9117元。

表1 （）行程收支账页

表2：（五一节）行程收支账页 第（1）页

表3 （2019暑期）行程收支账页 第（1）页

表4 （2019暑期）行程收支账页 第（5）页

老话讲：“亲兄弟，明算账。”生活中经常会有各种各样的社交生活，如组团出游，组团购物、组团参加活动等等，都会发生一些待分摊的支出。采用文中所设计的账页进行记录与分摊，能让参与者更清晰地知道自己所要负担的开支，也能大致了解本次活动自己的总费用，更不会由于费用分摊问题导致朋友或同事之间矛盾的产生，让组团消费的生活更加美好。