从财务视角论资产闭环管理

2019-11-01古树灵王宏广东德赛集团有限公司惠州工程职业学院

新商务周刊 2019年20期

关键词：辅料夹具闭环

文/古树灵王宏，.广东德赛集团有限公司；.惠州工程职业学院

资产是指由企业过去的交易或事项形成的、由企业拥有或者控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。资产按照流动性可以划分为流动资产、长期投资、固定资产、无形资产和其他资产，资产管理是财务管理的重要环节。

1 资产管理概述

早期--如何保障货币型资产的安全为内控重点。

转变--从防范资金挪用、非法占用、资产被盗拓展到重点关注资产效能、如何充分发挥资产资源的物质基础作用。

当今，财务管理职能中资产管理总体目标为：全面梳理各项资产的管理流程，及时发现资产管理中的薄弱环节，采取有效措施及时加以改进，不断提升资产管理水平，确保资产安全，提高资产效能。

2 资产闭环管理的环节

资产闭环全过程应当贯彻取得、使用、淘汰“从进入到退出”各个环节，各个环节的流程都必须经过适当的审批，各项表格及资料符合业务运行的要求和符合内部控制的规定，能够达到既符合业务高效运行的要求，又能达到监管的要求、并且能够充分竞争、节约成本。

2.1 资产的取得

资产的采购需求经过合理计划与权限审批（产能效益、成本分析、投资回报等）；资产到货后经过充分的交付验收程序，验收结果得到适当审核；资产入库后，相关的登记内容需真实、完整，及时更新相关台账。

2.2 日常管理

资产物资需统一制定命名编码规则；定期开展资产物资的日常检查工作，及时发现故障、贬值、毁损、闲置等异常情况并上报；公司资产的利用充分，各业务部门定期协同长期闲置、低效运转和超标准配置资产的调剂工作；资产的合理调拨使用；低值易耗类物资实行“以旧换新、定额定量管理”。

2.3 资产的清查

资产物资的盘点计划编制合理，盘点工作按计划执行；盘点结果得到恰当分析，盘点差异得到恰当审批与处理。

2.4 资产的处置

确保资产物资的处置清理程序规范、合理，经过适当申请与审批，以保障资产安全；制定健全资产处置方案，区分资产不同的处置方式，采取相应控制措施，确定资产处置的范围、标准、程序和审批权限；定期对资产物资进行检查，及时、充分了解资产物资的存储状态。

2.5 资产的监督检查

建立和完善公司资产信息系统，搭建全过程管理的信息平台，实现数据信息的及时采集、准确规范和资源共享，对公司资产实行动态管理。

3 资产管理存在的普遍存在问题

根据财务人员参与资产管理经验，企业资产管理方面存在的问题归纳起来主要表现为：

3.1 流程问题：对照内控流程规范，资产管理普遍存在流程缺失有：

（1）请购计划性较弱，对请购物资缺乏必要的说明，资产重复建设多；

（2）缺乏设备调拨、外租（借）申请单，没有及时更新台账获取借条；

（3）自制设备监管存在盲区；

（4）成品出库后调拨频繁，无法获得准确位置；

（5）经常性采购未统一招标管理；

（6）流程缺少监控，通常来说，采购较为频繁的低值易耗品存在采购监控的盲区，例如：工装夹具及辅料、配件采购。

3.2 数据零散：主要是指资产管理的数据可能分散到不同部门，例如，设备名称存在无统一命名的情况，同样东西各部门的名称不一致（如：工程部与 IE 部的名称经常性存在差异）；还有普遍存在资产管理基础数据零散，分散在各部门维护；供应商档案资料、资产台账、采购价格、考核评价等信息系统化程度不够。

3.3 缺乏规划：普遍存在各项资产台账格式不一现象，存在信息缺失的潜在风险；普遍存在土建工程规划前瞻性不足，由于土建工程工期较长，会导致工程仓促上马，预算等工作不充分，工程变更、增补签证失控。

3.4 资源单一：非垄断资源供应商不足，会导致竞争不充分，采购价格虚高、质量以次充好、供应风险大等问题。

3.5 职责不清：审核职责不分离，资产管理部门既当运动员又当裁判员的现象比较普遍。

3.6 信息缺失：例如，采购报价明细程度不够，缺乏有效市场行情对比。资产的编码可能存在缺失的情况，或者编码内容存在不全的现象。

3.7 生产性辅料监管普遍存在盲区：生产性辅料是资产管理的难点之一，也是发生浪费或舞弊的高发区，主要可能存在的问题：

（1）辅料使用寿命无标准用量，导致批量浪费；

（2）缺乏以旧换新制度；

（3）采购总额高，品种繁多且杂乱；

（4）无法归类分析；

（5）部分辅料每月申请固定且量大，普遍存在无法判断消耗是否合理的情况。

4 资产闭环管理的对策

4.1 制度完善

财务部门要动态跟踪与检查各项制度，对相关制度提出修订意见，完善适应公司组织战略变革的资产管理制度；更新供应商评估准入与管理规范，制定资产管理纲要（涵盖资产的取得、日常管理、清查、处置、监督检查、损失问责）。

4.2 流程优化

（1）全面梳理资产采购流程，优化审批表单，精简审批环节。如：重点控制请购环节，对各项资产请购单进行检查。

（2）加强内部控制水平，明确公司各类资产采购及管理责任人。

（3）量化可行性评估报告，固化项目申报表述，提高申请书的可理解性。

（4）资产验收标准化、参数化，必要时引进第三方验收。

（5）各项表单优化，表单是内控的重要内容，表单内容的设计必须全面、合理，以达到内部控制的监管、审批的要求，例如，超预算，要统一标准化申请，不能由各部门自行格式上报；项目可行性量化，加入风险分析内容，充分分析效率、品质、订单风险，使购置更具可行性。设备验收量化，资产验收标准化、参数化；行政流程优化，行政后勤、饭堂劳保用品、办公用品计划入 ERP 采购管理，目前正区分类别；资产外借流程闭环优化，资产外借须有专门表单，各项内容全面、完备，以控制外借资产的风险。

（6）对各类采购资源分类管理，经常性采购分类招标（例如分为标准、自制、定制、工装夹具、仪器仪表、后勤办公、行政办公、其他低值易耗品）等。

（7）从流程上保证充分竞争，非垄断资源型资产有效供应不少于 3 家。

（8）规范用量管控管理，规范标准用量、每月用量分析等。

4.3 分类资产闭环管理措施

4.3.1 工装夹具管控

（1）完善夹具报价模式：规范夹具设计、验收标准的统一性；规范夹具的规格、材料及工时。

（2）夹具报价区别对待：区分低精度与高精度夹具，按照不同的精度来进行价格评估；区分普通型与创新型，分别进行价格评估。

（3）动态检查夹具管理实时监控是否到位：关注管控夹具的请购资料是否合理；重点管控夹具的维护、存管。

4.3.2 生产性辅料管控

生产性辅料是资产监管的重点、难点之一，财务人员要通过现有生产性辅料采购、存储、领用等各个环节，加强生产性辅料的管控：

（1）制定《辅料仓储管理与使用规定》；

（2）区分类别，按价值规定时间以旧换新处理；

（3）完成用量靠前辅料的定额制定，使用部门根据实际情况（实地试用、问卷调查等方式），制定消耗周期标准；

（4）定期抽查现场辅料使用寿命；

（5）培养物尽其用、开源节流的良好行为规范。

4.3.3 自制设备的管控

（1）自制设备也是资产管理容易忽视的地方，普遍存在的问题：无统一命名口径：自制设备申请部门容易与工具房存在采购名称差异；由于自制现场需要现场，设备经常移动，无法及时定位某台设备，难追溯。

（2）管理应对措施：规范梳理、统一命名；统一设备名称、编号、编码，纳入资产管理系统管理；

4.3.4 推动设备国产多元化

国外进口设备，价格昂贵，而且很难招标比价，近年来国产设备发展较快，可以根据实际情况，推动国产设备试用，DEMO 验证，开发国产标准设备资源，达成充分竞争、降低成本的目的。

4.3.5 设备配件管控

设备配件是低值易耗品，主要由生产使用部门提出采购意见，数量难于监控。此项管控需要财务通过实地参与了解设备原理及保养过程，并根据实际需要采取替代方案及订制化加工，以达到充分竞争、降低成本的目的。

5 资产闭环管理实践-EAM 固定资产系统

某大型电子企业引入了 EAM 固定资产系统，主要是基于企业资产规模扩大，公司意识到资产管理的手段和工具必须跟上，需要有比较适合的资产管理系统才能对资产进行有效的管控，并提升管理效率，EAM 固定资产系统是比较适合大型企业的资产闭环管理。

5.1 EAM 固定资产系统特点

EAM 资产管理系统是以实物管理为特点，以计算机为操作平台，以快捷、精准和功能全面为优势的管理类系统。该系统通过先进的条形码技术对资产实物从购置、领用、清理、盘点、借用归还、维修到报废进行全方位准确监管，结合资产分类统计等报表真正实现帐物相符。既有利于业务部门对资产进行有效管理，提升工作效率，也有利于财务人员通过系统对资产进行有效动态管控。