关于做好企业办公室工作的几点思考

朱春辉

摘 要 办公室作为企业日常运转的中枢所在，其有着相当重要的作用。为此，需要对企业办公室工作有清晰的认识。本文主要就如何做好企业办公室工作提出了几点建议，为企业的运转与发展提供更加有力的支持。

关键词 办公室工作 工作效率 协调职能

办公室是企业日常工作运转中枢，承担着沟通上下、协调左右、联系内外的重要职能。正确认识办公室工作的重要性，进一步改进工作方法，创新工作方式，提高工作效率，发挥好办公室管理、协调、服务职能，不断提升办公室整体工作水平，对于推动企业科学有序发展有着重要的意义。

一、融入大局，充分认识办公室工作的重要作用

办公室作为企业运转中枢，承担着文秘、信息、督办、保密、接待、会议、信访、档案、交通安全、后勤等基础管理工作，是各单位的参谋中心、信息中心和协调管理中心。正确认识办公室肩负的职责和使命，准确把握面临的形势和任务，是推动办公室工作不断取得突破的前提条件。

（一）提高认识，切实增强做好办公室工作的政治担当

办公室是企业服务最直接、联系最广泛、保障最关鍵、运转最核心的综合办事机构，我们必须充分认识其肩负职责的重要性，增强紧迫感、责任感、使命感和荣誉感。必须在党性要求、政治立场、工作标准、作风形象等方面作示范、当表率;坚定不移地维护党中央权威和党中央集中统一领导，自觉在思想上、政治上、行动上同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致，树牢“四个意识”，坚定“四个自信”，坚决做到“两个维护”。

（二）融入大局，切实增强办公室工作的有效性

办公室相关人员要自觉把本职工作融入推进企业改革、发展、稳定的中心工作之中，找准工作定位，不断增强超前意识、服务意识和效率意识，严谨细致地做好各项工作。一是要在决策建议中发挥好参谋助手作用。尤其是在复杂多变的新形势下，切实增强做好办公室工作的紧迫感和使命感，把复杂情况想得充分一些，把可能出现的问题想在领导前面，把应对的方案做早、做细、做全面，努力成为领导的外脑和智囊。二是要在经营管理中发挥好运转中枢作用。要根据企业规划、计划和阶段工作重点，统筹安排好领导和企业的各项日常工作。要紧紧围绕中心工作，提高协作意识，建立协作机制，加强与各方面的沟通协调，及时化解各种矛盾。树立全局意识、战略意识和协作精神，积极营造良好的工作氛围，为企业持续发展创造条件。三是要在工作部署中发挥督查督办的作用。督查督办是一个企业、一个单位提高工作效率和工作水平的重要环节。在督办中，要做好对上级部门及企业重大决策、重要工作部署、领导批示和交办事项以及重要专项工作的督查督办，突出重点，改进方法，不断提高督查督办水平;积极协调相关部门完成重点工作，确保上级和企业的各项政策规定、领导的决策指示等得到贯彻执行，取得成效。

二、发挥职能，不断提高办公室工作的效率质量

要紧紧围绕企业战略发展目标，加强对办公室工作规律的研究，进一步转变工作理念，创新工作方式，提高工作效率，发挥好管理、协调、服务三大职能，着力在提高办公室工作的科学化和规范化水平上下功夫。

（一）发挥好管理职能，在强化基础管理上取得新突破

“没有规矩不成方圆”，加强管理是做好办公室工作的有效手段，要始终坚持把加强管理摆在首要位置。一是要加强制度建设。结合企业工作实际，不断修订完善各项规章制度。要按岗位责任及工作制度规定，编制工作流程和标准，逐步建立详细、标准的业务操作手册，实现人人按流程操作、事事按流程办理。同时，抓好各项制度的落实工作，强化检查监督，维护制度的严肃性，增强工作执行力。二是要强化精细管理。按照工作制度和岗位职责，进一步明确各岗位工作要求和工作责任，做到每一项工作由谁来做，做什么，怎么做，做得怎样，都有明确的要求。三是要提升信息化水平。要适应企业信息化建设不断加快和深入的趋势，积极转变观念，创新方式方法，着力推进工作制度化、制度流程化、流程信息化，不断提高办公室工作的信息化水平。

（二）发挥好协调职能，在发挥枢纽作用上取得新进展

沟通协调是办公室工作最重要的职能之一，有效协调是工作高效推进的重要因素。一要力争在提升层次上取得新突破，主动拓宽责任领域，凡是视线内的事情，都要负责任、尽义务做好。在面对困难、复杂、紧急情况时，特别是没有明确主管部门的突发事件，办公室人员要勇于应对挑战，敢于承担任务，主动站到第一线去化解矛盾、控制事态。在协调过程中，要尊重并发挥其他部门和基层的作用。二是加强办公室内部沟通协调。建立畅通的内部协调机制和载体，加强内部信息的传递，提高信息透明度，认真做好“上情下达”“下情上报”工作，服务领导参谋决策。三是加强与外部的协调。与各级地方政府部门和兄弟单位保持紧密沟通和联系，为企业开展工作创造良好条件，营造较好的发展环境。

（三）发挥好服务职能，在提升服务质量上突出新特色

服务是办公室工作最根本、最重要的任务，要进一步在创新服务、细化服务上下功夫，正确处理好管理、协调、服务之间的关系，坚持把服务寓于管理和协调中，通过管理和协调来促进服务。一是提升标准化服务。要努力提升会议、接待的标准化管理;要将工作中的好做法、好经验固化下来，形成文字、表格，形成标准化的模板，通过制度化、流程化、规范化，进一步提高工作效率，保证工作质量。二是强化个性化服务。突出特色和个性，无论对上对下服务，还是对内对外服务，根据服务对象的个性、特点建立数据库，提供有针对性的服务，要突出企业特色。三是注重精细化服务。要切实将以人为本、关爱员工的人文关怀措施贯穿到工作的始终，把管理的高标准与对员工的高度关爱有机结合，不断提升服务的满意度。

三、创新方法，切实提高办公室队伍的素质能力

新形势、新任务给办公室工作带来了新的挑战和新压力，我们应该在充分总结好的工作经验和方法的基础上，进一步提高思想认识，创新工作方式方法，切实提高办公室队伍的素质能力。

（一）要有奋进的工作状态

办公室的工作繁杂，相关人员既需要有吃苦耐劳、奋发向上的精神状态，又需要有务实的追求目标，才能担起工作的重任。一是要有强烈的自豪感。要把办公室工作看作是建功立业的一个机遇、一种光荣、一份责任、一项使命。二是要有干事业的激情。要带着责任、感情和追求去工作，敢于承担重任、勇于面对困难、善于化解压力、乐于承受批评。三是要有自身的价值追求。要通过扎实的工作，让大家感到我们在做事、能做好事、能干实事，这样大家就放心让我们去干，我们也才能充分实现自身的价值。

（二）要有严谨的工作作风

办公室是联系基层和企业的窗口，代表着企业的形象，作风建设是办公室工作永恒的主题，也是办公室出成绩的重要法宝。一是要实。做好办公室工作要重实际、说实话、办实事、求实效，做到不唯书、不唯上、只唯实。不搞形式主义和表面文章，真正使人感觉到办公室的同志说话让人放心、办事让人放心，在家让人放心、在外不用担心。二是要细。办公室工作比较复杂，要求细心小心，不能粗心大意，三心二意，办文要经得起推敲，办公要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，说话要有门，行动要谨慎。三是要快。办公室收发文件多，临时性工作多，客观上要求在分工负责的基础上，做到团结协作、上下联动，最大限度地发挥整体效能;做到遇事不推诿、办事不拖拉，争分夺秒、雷厉风行，实现文件处理快、会务筹备快、信息反馈快、督办落实快。四是要严。“严是爱、宽是害”，不但做事情要严，对自己也要严。做事情要高标准、严要求，拿出手的东西件件敢叫板，做任何事情样样是标杆。对自己要严，任何时候、任何地点都不放松对自己的要求，做到领导在与不在一个样、领导面前和职工群众面前一个样、当面和背后一个样。

（三）要有正确的工作方法

一是要正确处理好“上”与“下”的关系。办公室工作既要为领导服务，又要为基层单位和广大职工群众服务，相关人员在工作中切忌上恭下倨，摆架子，耍威风。对领导要尊重但不要畏首畏尾，要大胆开展工作。同时做好与基层各单位的沟通工作，待人接物要热情大方，能解决的问题要及时解决，暂时不能解决的要耐心做好解释工作。二是要正确处理好“大”与“小”的关系。办公室的工作既有涉及全局的大事，也是涉及微观的小事。但“大”与“小”并无严格的界限区分。有些事情感觉很“大”，只要组织到位、考虑周密，也能大事化小、小事办好。有些事情觉得很“小”，一旦迟办、漏办、误办，有可能变成大事，发展为坏事。对待“大”事要着眼于高，坚持从全局、领导的高度去思考和处理问题，为领导议大事、定大事、办大事当好参谋助手。对待“小”事要着眼于细节，细节决定成败，坚持高标准、严要求，抓好每一件小事，力求实现工作上的零差错、零失误。三是要正确处理好“前”与“后”的关系。处事靠前，工作中要敢于承担责任，要增强工作的前瞻性和预见性，比领导想得更早一点、更细一点、更深一点。论功居后，办公室的工作很多都是看不见、显不出来的，要有甘居幕后的心态，一丝不苟地完成任务，同时还要能当配角、善当配角，不折不扣地与业务部门配合协作好。四是要正确处理好“工”与“学”的关系。办公室的工作繁忙，但不能因为工作忙而放弃学习，在做好工作的同时要继续加强学习。加强办公室队伍的业务技能培训，搞好“传帮带”，营造浓厚的学习氛围。要加强能力建设，使每位同志拔腿能跑、动手能写、张嘴能说、动脑能思、有事能办;能够把小事做细，把大事做对，把简单的事做好，把复杂的事做准，把重复的事做优，把正确的事做到底，切实提高队伍的素质和能力。

（作者单位为中国石化勘探分公司）

参考文献

[1] 赵志鹏.对国有企业办公室管理工作的思考[J].辦公室业务，2018（24）：12.

[2] 陈志远.做好企业办公室行政事务工作的具体举措和方法[J].办公室业务，2018（24）：13.

[3] 刘燕.提升企业办公室管理工作成效的路径探索[J].中小企业管理与科技（下），2018（11）：5-6.