通过网上报销系统加强财务管控

承波

摘 要 随着企业财务支出和报账业务工作量的增加，报账人“报销难”成为不少子公司企业报账人普遍面临的问题。在信息时代背景下，网上报销系统逐渐成为企业改革的趋势。本文在分析传统报销模式问题的基础上，结合江苏泰州大桥有限公司的网上报销系统运行情况，从提高报销效率、降低企业成本、财务工作降负减压、实现财务信息共享与加强预算管控等角度阐述报销系统的应用优势，并提出系统的未来优化方向，以期为更多企业引入网上报销系统提供借鉴。

关键词 网上报销 财务管控 预算

一、引言

21世纪是互联网的时代，信息技术的快速发展带来了前所未有的变革，引入企业信息管理系统成为这个时代企事业单位办公改革的重要方向。网上报销系统作为企业信息系统的组成部分，是现代化财务管理工作的重要手段。与传统报销模式相比，网上报销系统具有节约成本、提高效率、加强管控以及实现信息共享等诸多优势。

为解决传统报销模式带来的种种弊端，江苏泰州大桥有限公司（下文简称“泰桥公司”）于2018年10月开始着手设计基于网络平台的财务报销流程，开发网上报销系统，该系统于2019年1月开始运行。本文结合泰桥公司网上报销系统的实际应用案例，在总结传统报销流程存在的缺陷的基础上，分析网上报销系统在财务管理方面的优势，从目前的运行状况来看，网上报销系统初步呈现了良好的效果，得到了用户的肯定和支持。

二、应用网上报销系统的意义

建立网上报销系统，采用智能手机、二维码、扫描仪和光学字符识别（OCR）等现代信息技术和设备，通过员工网上随时提交报销单、实时查询报销进度、实时生成和查询财务管理报表等方式，极大地加快了员工报销的进程，降低了物流成本，提高了财务人员工作效率，保证了报销单据的安全，固化和规范了报销流程，实时控制预算执行进度、监控报销凭证的资金支付情况，提升了公司财务管理水平，有助于财务人员由“核算会计”向“管理会计”的转型。

三、传统报销模式的问题分析

以泰州大桥为例，泰桥公司负责管理运营的泰州长江公路大桥及其接线全长约为90公里，沿途设11个收费站、2个服务区，在传统报销模式下，主要面临以下几方面的问题：

（一）报销过程效率低，成本高

收费站没有设立账套，采用报账制。因此，在传统报销模式下，一是报销人员奔波于各收费站与公司本部之间，产生的油耗以及车辆磨损必然会增加车辆使用费用。并且，报销人往往对报销流程及要求不熟悉，在填写纸质单据、粘贴发票时出现错误或者在审批流程中出现前后倒置的情况，导致报销单据被退回修改，甚至需要经过多次修改。此外，报销人可能会因为费用归口管理部门、审核部门及审批领导因公外出，增加往返次数。二是纸质单据的审批需要经过层层手工签批，在多个工作地点传播，耗时长，甚至可能出现报销单据丢失的问题，势必造成整个报销进度缓慢，影响会计核算的及时性和准确性。三是审批人会因为签批报销单而中断正在做的其他工作，打乱工作进度，影响工作效率。

（二）财务工作负荷高，压力大

泰桥公司各收费站离公司本部距离较远，因此，为了方便报销人员并节省成本，一般会定期指定报销日。不仅报销相关业务部门、审批人在报销日无法安排其他工作，面对集中报销的众报销人，财务部更是如临大敌。在报销日，纸质报销单据被集中批量送至财务部门，财务工作人员不仅需要根据制度审核单据原始附件、填写内容、审批流程的合规性，还需要根据费用预算审核报销额度，避免超额报批。在传统模式下，这两项工作耗费了财务人员大量的精力，而且难以避免出现差错，财务监督的有效性不足，容易造成合规风险。此外，在完成审批后，出纳人员现金报销时也会因为负荷大，容易出现差错。

（三）无法满足查询需求，透明度低

在传统的报销模式下，报销流程透明度低，报销人员无法及时了解单据的流转过程，相关人员无法查询以前的报销单据。领导和员工因为以前的业务事项查阅原始单据时，需要从财务部门借阅或复印;财务人员统计数据费时费力，时效性和准确性都不足。

（四）预算管控难度大，内控流程有待优化

在实际工作中，业务部门往往认为预算控制是财务部门的事，自己不做预算开支台账。在需要了解预算执行进度时，往往需要由财务工作人员通过会计核算系统查询相关信息，要在会计核算系统完成当月凭证的记账之后，才能较准确地查询预算的执行进度，信息比较滞后。财务人员无法实时了解预算进度，难免会出现超预算审批的情况。公司管理层也无法实时了解公司整体的预算执行进度，不利于实时开展预算控制和制定经营决策。报销过程中，由于审批环节多、审批流程混乱重复、审批权限不清等问题，难免存在遗漏审批、越级审批、超标准审批等风险。

四、网上报销系统的应用优势

（一）提高报销效率，节约成本

传统手工报销模式下，由于时间和空间的局限性，公司难免需要耗费更多的金钱成本和时间成本。泰桥公司运行网上報销系统后，通过电脑和手机端口，报销人员可随时随地提交报销单，审批人员也可灵活安排时间，实时审核报销单。通过网络介质传递报销单据，可以快速高效地完成审批流程，极大地提高了公司的整体工作效率，降低了公司的成本。

（二）降低财务部门的工作负荷和压力

通过财务报销系统，公司可以预先设定报销的项目分类和必填内容。在这种模式下，相对格式化的报销单据在系统中完成逐级传递，其出错率将大大降低，填写的完整性与合规性得到较高程度的保证，作为原始凭证，方便了后续诸如付款、制单等一系列的财务处理手续，提高了财务人员的工作效率。财务人员在收到报销单后，通过扫描报销单后面的二维码，报销系统可以检索锁定所扫描的报销电子附件，然后由财务人员审核原始报销凭证与报销系统中附件是否一致。绝大部分审批结束，对于达到支付条件的报销凭证，出纳人员通过网银直接汇款给报销人。财务报销系统构建了发票管理模块，对于暂时缺少发票的预付款报销单据，可以进行汇总统计。

（三）实现财务信息共享，提高报销流程透明度

报销的相关信息内容被存放于财务报销系统中，在报销过程中报销人员与审核人员均可以实时跟进查看审核状态，完成报销后，公司内相关人员若对某笔单据存疑，均可随时随地利用关键词检索功能实现快速定位，查阅相应单据。泰桥公司的网上报销系统目前构建了合同管理模块，主要是在报销环节实现对合同的支付管理，工作人员可以查询合同基本信息、合同支付进度、发票开具情况、工程决算金额等内容。此外，泰桥公司的报销系统还在工作界面提供了其预算金额总览图，展示了全局维度预算以及使用情况明细表格与百分比。在报销信息与预算情况两个维度上，泰桥公司均实现了财务信息共享。

（四）强化预算管控，完善内控制度和优化内控流程

泰桥公司的网上报销系统构建了预算管理模块，公司工作人员可以根据公司年度全面预算计划后台设定各项目的预算金额，系统将自动执行预算监控。当报销人员提交报销单时，系统将其与对应项目的预算计划进行匹配判定，如果该笔报销申请无预算或超出预算，必须通过相关负责人员解决预算指标上限问题或者通过预算外报销流程，才能成功提交系统，这种工作模式解决了手工报销模式不利于预算控制的问题，及时避免超额审批。此外，预算使用进度将由系统进行实时披露，公司管理层可以及时了解公司全面预算的执行进度，据此制定相关重要决策。在公司一个年度的全面预算完成后，其预算整体执行情况可以作为制定下一年度预算计划的参考和依据，推动公司预算规划的良性循环。为了增强网上报销的可操作性，泰桥公司进一步完善财务收支审批内控制度，重新修订《费用报销管理办法》，设定和优化审批权限、报销标准和审批流程，固化审批环节，使得报销业务流程更加标准化。

五、网上报销系统的优化方向

（一）实现与用友NC6.5会计核算系统的对接

泰桥公司的财务报销系统上线时间较短，暂未完成与用友NC6.5会计核算系统的对接，报销完成后，会计凭证暂时还需要财务人员手工录入。公司后期会通过报销项目与会计科目的明细对照，将报销系统与用友NC6.5会计核算系统关联，财务工作人员在审核报销系统中的信息后，可以直接将其传递至财务系统的总账模块，财务系统可自动生成对应的记账凭证，提高财务工作效率。

（二）实现与资金系统的对接

泰桥公司目前的报销钱款依旧是由出纳人员根据报销单据信息进行现金支付或者人工操作网银支付，未来报销系统将完成与公司TMS资金系统的对接，在完成报销流程审批后，出纳人员可以直接在报销系统中操作，将数据传输至系统的资金模块，实现跟踪付款。

（三）增加固定资产模块或备品备件管理模块

公司除了需要控制资金使用情况外，还需要管控实体资产。如果没有单独建立固定资产实物管理系统，公司可以在财务报销系统中增加固定资产管理与备品備件管理模块，实现对公司实物资产使用情况的管理控制。

六、结语

随着信息技术的快速发展，越来越多的企事业单位引入网上报销系统，逐步代替传统的手工报销模式，实现报销流程与预算管控的革新。虽然报销系统只是企业信息管理系统中的一个小系统，但其对企业财务管控工作的助益是立竿见影的。本文结合江苏泰州大桥有限公司财务报销系统的应用案例，分析了其在控制企业成本、提高会计信息质量、实现信息共享以及加强预算管控四个方面的优势。时代的进步将进一步推动财务报销系统的完善，以科学高效的报销流程与企业的财务管理制度相匹配，提高企业的管理水平。

（作者单位为江苏泰州大桥有限公司）

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