电子文献的管理与利用

陈珍华

摘 要：文章阐述了电子文献的特点、类型，以及电子图书、电子期刊等常用电子文献的搜集、著录与管理方法。

关键词：电子文献;管理;著录

中图分类号：G255.75文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2019）08 — 0113 — 03

电子文献是以数字代码方式将图文声像等信息存储在磁、光、电介质上，通过计算机或者具有类似功能的设备阅读使用，用以表达思想、普及知识和积累文化，并可复制发行的大众传播媒体。

一、电子文献的特点

电子文献与印刷文献相比，具有如下显著的优点：

（一）海量存储，易于复制及长期保存。

电子文献记录信息的载体从磁卡、集成电路卡、磁盘和光盘发展到网络云存储，具有信息容量庞大、体积小、易于复制及保存时间久远等特点。曾经一张高密度软磁盘容量即达1.2M字节，可容纳60万汉字，现如今，网络云存储的空间可以TB计算，可以不限时空地无限制地复制和长久保存。

（二）记录信息的媒体形式多样化。

纸质文献只能记载文字、图形、图像等静止媒体信息，而电子文献除此之外，还可以记载声音、音乐、视频、图像等动态信息，是以图文声像并茂的多媒体形式传递和记录信息的，具有纸质文献不可比拟的表现力。

（三）具有可交互性。

网络信息技术和计算机技术的飞速发展，使电子文献不仅具有阅读功能，还能提供读者交互功能，读者与读者之间，读者与作者之间，都可以建立网络联系。这种性能使人们的阅读质量和方式发生了根本转变，变得更加灵活和赋有吸引力。

（四）信息的检索和利用方式灵活。

电子文献通常以信息数据库的形式进行信息搜集、组织与存储，能提供题名、摘要、关键词、作者、刊名、卷期等多途径的信息检索功能，、并都能提供PDF、HTML等可选择的阅读格式。

（五）创作和发行速度快。

电子文献是在相应的计算机硬件和软件的支持下进行创作、编辑、发行和出版的，其创作和发行渠道与印刷型文献相比大大缩短，具有简便、快捷、迅速、成本低等特点。

（六）内容更新快、获取快、传播快。

通过网络出版的电子报刊内容更新很快，获取方式也多种多样，且快捷、高效，可以通过电子邮件订阅，可以通过网址在线阅读。

二、电子文献的类型

根据电子文献的特征，可以从不同的角度对电子文献进行类型划分。

（一）按出版类型分类

这种分类方式可以用图1直观说明：

图1 按出版类型划分的电子文献

（二）按发行方式分类

电子文献的发行方式主要包括单独发行，网络发行和联机服务方式，以此为依据划分的电子文献类型如图2所示。

图2 按发行方式划分的电子文献

（三）电子图书

1.定义

电子图书是用数字化代码方式记录图书内容，并以电子文件形式存储在各种磁或电子介质中的图书。目前，电子图书最主要的载体是CD-ROM（只读光盘）、IC-Card（集成电路卡）和网络在线服务。

CD-ROM是当前最常用的一种光盘，CD-ROM电子图书具有图文并茂、音像效果好、体积小、携带方便、保存长久、易于复制等优点，阅读时需要配备相应的阅读软件。

IC-Card，简称IC卡，IC卡电子图书是将图书内容存储在集成电路板中，并制成规范的、可以与标准专用设备插接的"图书卡"形式。这种图书需要一种轻巧、便携、外形完全似一本书的阅读器进行阅读，这种阅读器配有与计算机，打印机和互联网并接的外置端口。

网络在线服务方式是指可以通过Internet或其他信息網络浏览的电子图书，这是当前极具生命力的一种形式。目前，网络电子图书层出不穷，不同出版商出版的电子图书格式逐渐标准化，而且价格大大低于纸质图书，读者购买电子书之后，可以不受时空限制离线阅读。

2.电子图书与纸质图书的区别及优点

从某种意义上讲电子图书还是图书，但是和传统的图书相比，又有本质的不同：

（1）电子图书是一种虚拟资源，以电子文件的形式存储和传播，阅读时需要通用或专用阅读软件，以及阅读设备（如PC机、PAD、电子书阅读器等）。

（2）电子图书是多媒体资源，可以包含音频、视频等内容，而且支持超文本链接，信息量更加丰富，阅读体验更好。

（3）电子图书易于复制，便于传播和推广，利于资源共享，但同时也引发了版权保护等问题。

（4）电子图书有方便快捷的检索功能，可以迅速查找到相关内容，大大提高信息检索的效率。

（5）电子图书支持剪切、拷贝等功能，对读者有用的信息可以随即复制，能节省抄写时间和精力。

3.电子期刊

（1）定义

电子期刊（electronic journal），亦称数字化期刊，即指以数字形式存储在光、磁、电子等介质上，并可以通过计算机设备本地或远程读取使用的连续型文献。经过几十年的发展，电子期刊历经第一代的磁盘期刊，第二代的光盘期刊、联机期刊，发展到现如今的第三代网络电子期刊。网络电子期刊目前使用范围最广，知识产权保护的比较规范，运营和发展模式趋于完善。

（2）电子期刊的三种类型

按信息的获取渠道，电子期刊通常分为单机型期刊、联机型期刊和网络型期刊。

1）联机型电子期刊是指通过联机系统传播给终端用户的电子期刊形式。

二十世纪六十年代末到七十年代初，随着计算机技术的飞速发展，世界著名文献检索刊物，包括《工程索引》（Ei）、《化学文摘》（CA）、《生物学文摘》（BA）、《科学文摘》（SA）等，陆续实现了机读化，一般称之为书目数据库。通过大型国际联机检索系统发行磁带版，这种形式是早期的电子期刊。二十世纪八十年代以后，网络信息技术发展壮大，同时全文数据库逐渐普及，联机期刊从书目、索引等二次文献数据库逐渐向提供全文、数值、图像等信息的全文数据库方向发展。当时，米德数据公司（Mead Data Central）、西部出版公司（West Publishing Company）和DIALOG等是这类电子期刊的主要提供者。

2）单机型电子期刊

单机型电子期刊是一种将文献内容存储在磁盘、光盘等载体上，通过发行渠道提供给用户，并借助单机读取的电子期刊。单机型电子期刊一般有与之平行的印刷本，其主要载体是CD-ROM。由于联机期刊的存取费用较昂贵，而光盘不仅容量大，且可长久保存，价格相对便宜，因此在当时对于广大用户和图书馆来说，CD-ROM型刊物具有更大的吸引力。

3）网络型电子期刊。

网络电子期刊的种类很多，目前最通用的分类是以是否有印刷版而将电子期刊分成期刊电子版和只在Internet上出版发行的纯电子期刊两种，前者是印刷型与网络型电子版同时发行，其电子版是印刷版的完全翻版或内容格式略有不同，或增加编者与读者的交流;后者是近几年出版的纯电子期刊，是指从投稿、编辑出版、发行、订购、阅读乃至读者意见反馈的全过程都是在网络环境下进行，充分利用了Internet在内容表现形式上的丰富性和传播的及时性等优势。这种纯电子期刊全新的出版环境和数字化技术，从本质上改变了信息的传播、交流与获取方式，突破了300余年所形成的传统期刊模式，具有无可限量的发展潜力。

（3）电子期刊的优点

1）体积小、容量大、密度高。

2） 信息获取快、传播快、更新快

通常网络版电子期刊从收稿到发布所用的时间，是印刷型期刊无法比拟的，有即时性的特点。据调查，一般印刷型学术期刊刊登论文的时滞长达7～14个月，这对学术交流和科研成果的及时发布与传播会产生消极影响。而电子期刊表现出的这种即时快速的特征，给学术交流带来了极大的推动作用。

3）使用方便，便于对信息进行各种处理

电子期刊不仅具有检索功能，还可以单篇论文为单位，对所需信息进行转存、传递、复制、输出等操作，更可以深入到文章的内容，对相关的每一个段落、结论或知识单元进行提取、组合、拼接或再加工。

4）多媒体合成，表现生动，图文声像并茂。

5）制作成本低

电子期刊的出版程序因省去许多中间环节而变得简洁，节省了大量人力及纸张、设备。而且，随着技术的不断更新，电子期刊的价格大约每4年就下降50%，这与纸質文献价格大约每年以15%～20%的速度上涨相比形成鲜明的对比。

4.电子报纸

（1）定义

电子报纸是以数字化方式存储，通过计算机网络等途径传播和读取的报纸信息。电子报纸与其它电子文献一样，将成为21世纪的普及型读物。

（2）电子报纸的优点

电子报纸除具备电子文献的所有特点之外，还具有以下优点。

1）即时性

电子报纸新闻传输速度快，内容每小时就能更新一次，广告也可以随时推陈出新。

2）信息丰富、版面灵活、美观

电子报纸因多媒体技术的应用，使信息的表现力极强，完全摆脱了印刷版报纸白纸黑字的枯燥与单调，而且界面美观，影像效果好。

3）广告信息完整

电子报纸上的广告不受版面限制，可将商品的信息详细地、有组织地呈现给读者。

三、电子文献的整序

1.电子文献的收集

网络通信型和联机数据库型电子文献因其传播与发行方式主要采取网络在线服务，因此其收集方式主要是购买网络数据库的使用权，开辟网上电子文献的导航系统和建立镜像站点等。

基于电子文献自身的特点，在选购时应注意以下几点：

（1）选购电子文献要注意与硬件设备相配套，电子文献有许多种载体形态，不同载体形态的电子文献需要不同的设备读取。因此，在购买电子文献时，一定要根据图书馆所拥有的设备类型选择相应的电子文献。

（2）选购电子文献要注意电子文献运行的软件环境。由于电子文献本身也是一种计算机程序，所以它必须在一定的操作系统环境下才能运行。也就是说，在购买电子文献时，同时要考虑其软件需求。

（3）选购电子文献要注意电子文献的特点。电子文献种类繁多，不同种类其特点各不相同，有的便于检索、有的交互性强、有的媒体丰富、表现力强等，选购时要注意其特点，选择适合图书馆需求的电子文献。

2.电子文献的著录

著录是对各种电子文献的内容与外表特征进行分析、选择和记录的过程，从而形成能揭示文献内容及外表信息并提供检索功能的文献目录体系。

按照国际标准化组织的要求，对非书资料著录必须做到三统一，即统一著录项目和单元，统一著录项目和单元的顺序，统一著录项目和单元前的标识符号。我国为了建立健全非书资料的规范化检索体系，开展非书资料的国际交流和实现其管理的现代化和网络化，规定对各种非书资料进行著录要遵照国家标准GB3792.4—85《非书资料著录规则》。

（1）著录信息源

电子文献的著录信息源依次为：

1）与文献具有永久性联系的信息源。唱片光盘等本身及其正反面标签、录音带的容器或标签、电子文献本身，尤其是其片头部分，电影片、幻灯片的片头、片尾等，这些都是电子文献著录的主要信息源。

2）包封物。如盒式磁带、录像带、电影胶卷的外盒，唱片、视盘的封套等，还包括封用的纸。电子文献包封物的作用类似于图书的封面，记载信息较全面、详细，它也是电子文献著录的信息来源。

3）说明书。

（2）著录项目和著录格式

GB3792.3-85《非书资料著录规则》设置的主要著录项目有：

题名与责任说明项

版本项

出版发行项

数量规格项（或载体形态项）

系列项

资料特殊细节项

附注项

标准编号及价格项

以上八个著录项目又分别包括若干著录单元，著录时依据有关规则依次予以记录，并前置一定的标识符，这些标识符是 ISO统一规定的识别著录项的符号。目前，随着图书馆自动化和网络化建设的飞速发展，文献编目工作机读化已经完全普及，机读目录格式成为电子文献的主要著录格式。

3.电子文献的排架

光盘、磁盘等电子文献在分类、著录之后，要贴上带有分类号、载体代码和索取号的标签，然后上架入藏，为了方便管理和检索，必须对电子文献必须进行科学的排架。电子文献的排架通常有以下三种方式：

1）按照电子文献的载体形态排架

电子文献载体形态各异，可以据此将幻灯片、录音带、录像带、电影片、唱片、光盘、磁盘等分别归类排架。这种归类方法排列比较整齐，按类型集中，查检也便利。但这种排架方式不能把同学科内容的音像文献全部集中，不便按内容检索。

2）按电子文献内容的学科体系排架

这种排架方法是将同一内容的电子文献全部按其分类号集中。这种排架法便于从内容途径检索。但由于各类型文献形态各异，排列参差不齐，不易整理。

3）按电子文献入馆的先后顺序排架

这种方法被一些音像、电子文献收藏较少的图书馆所采用。对音像、电子文献入藏较多的图书馆，则不宜使用此法。这种排架法既不利于管理，也不便于检索。

上述三种排架方法，各图书馆可根据本馆的实际，本着便于管理，便于检索的原则选用。同时排架时还要注意以下事项：

1）排架时给各类电子文献留有余地，便于增补。

2）排架要充分利用库房的有效面积，节省空间。

3）库房必须符合科学要求，以避免高温、潮湿、灰尘、电磁场等各种侵害，还要有防火安全措施。

21世纪将是纸质文献与电子文献并驾齐驱的时代，人们的阅读方式逐渐丰富，阅读习惯也在改变。传统纸质文献与电子文献将会在很长时间内并存，在竞争中共同发展。

〔参 考 文 献〕

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〔2〕刘艳波.电子出版物与图书馆〔J〕.现代情报，2001（06）：44-46.

〔3〕刘思阳.基于IETM在通信设备中的保障模式創新〔J〕.中国新通信，2016，18（11）：33.

〔4〕夏南强.张炯.试论电子出版物与传统出版物的市场竞争〔J〕.现代情报，2003（01）：18-21.

〔5〕成瑶.关于西部民族地区高校图书馆地方文献收集整理的思考〔J〕.农业图书情报学刊，2007（06）：19-21+36.

〔责任编辑：侯庆海〕