如何撰写PDCA项目汇报书

——尹 畅 钱莎莎 刘倩楠 张 勤*

PDCA作为医院质量管理的重要工具，现已得到行业广泛认可[1]。质量管理持续改进是等级医院评审的重要内容。随着医院管理精细化的推进，员工对持续改进工作更易接受，但对改进工作如何记录、如何交流尚无标准方法，部分采用论文形式发表[2-3]，也有采用 PPT方式展示，但其工作量巨大。本研究在积极推广质量管理工作持续改进的基础上，结合医院文书管理实际，设计制作了一种简便且容易接受的PDCA项目实施记录和汇报书。

1 汇报书制作

1.1 分析PDCA过程

结合实际，认为PDCA过程大致可以分为以下3个阶段：

1.1.1 第一阶段：计划启动与计划制定 (1)计划启动。包括PDCA基本信息、存在问题、改进依据、监测指标、指标定义、改进目标、现况数值、预期延伸效益等。PDCA基本信息应表现项目名称、编号、部门、人员、启动日期、项目地点等，让人一目了然掌握“是谁？”“在干什么？”存在问题可以简单概括为两句话，“我们发现了什么问题”“这个问题不改善会带来什么后果？”改进依据即行业法律、法规、规章、规范要求必须做到的内容。监测指标和指标定义表明了任何质量管理必须量化，没有量化的指标，就无法做到真正的质量管理。改进目标和现况数值体现了项目的现在和未来，质量管理实际上是目标管理。预期延伸效益不仅关注这个项目相关内容的改善，而且注重培训员工接受持续改进理念。同时，应当重视质量管理效益最大化，扩大项目后续效果，比如发表论文、产生后续科研项目、学术交流、扩大品牌效应等。

(2)计划制定。做好改进计划应包括鱼骨图、柏拉图、5W2H表。

上述两个阶段可以同时完成，也可以在不同时间段完成，但前后一般不会超过1周～2周。完成后，建议召开开题会，由专家点评，指明方向，纠正工具应用缺陷等。

1.1.2 第二阶段：项目实施阶段 主要是PDCA的“D”阶段。建议使用图片、短语来证明所进行的工作，不需要大段文字描述，降低员工工作负担。项目实施中，建议有项目中期汇报，一般要求5分钟～7分钟完成。

表1PDCA项目汇报书模板(示例)

1.1.3 第三阶段：项目小结阶段 主要是PDCA的“C”“A”阶段，一般为改善数值的柱状图和SOP固定流程、其他工作效益等。项目结束时，需要有项目结题汇报，一般要求5分钟完成描述。

1.2 制作PDCA项目汇报书模板

本模板采用word格式，竖排，将项目基本信息置于表前，存在问题等一一展现，由项目负责人填写，直观明了，鱼骨图和柏拉图横排，基本为事先完成粘贴即可，5W2H表跟随其后，接下来为实施过程记录、目标柱状图和项目延伸效益等，最后是项目完成后的维持效果。见表1。

1.2.1 项目名称 PDCA项目汇报书设计了最简单的格式，动词+改进内容+指标，简明扼要。

1.2.2 问题分析和计划 摒弃了传统的目标值计算方式，直接选取行业要求或工作要求等[4]。对于如何制定目标，一般认为从员工头脑风暴法开始，考虑可行性、紧迫性和圈能力等[5-6]。但这些都是主观思考，难与实际相符。在实际工作中，部分内容是行业规定必须做到的，涉及医学伦理的内容也是员工必须做到的，因此，由于圈能力不足导致改进效果打折，这与持续改进理论不符。

1.2.3 实施和检验 即“D”阶段。建议使用图文并茂的方式，减少文字描述。过程中多采用图片形式，既能体现真实性，又可以减轻员工负担，但前提是必须确保原始记录不能缺少。

1.2.4 成果与保持 即“A”阶段。任何改进均需保持，而保持需要标准化、同质化，因此，流程的SOP不可或缺。建议列出项目完成后的数据，以体现持续改进。

2 应用效果

2.1 首次培训时间缩短

通过PDCA项目汇报书来培训员工，其内容排序与实际持续改进工作流程极为相似，可视性强。员工从接受第一次辅导到选题，学会使用汇报书填写项目改进内容(课桌式培训)，完成时间共计3小时～6小时，其中大部分时间安排在鱼骨图和柏拉图制作培训上，较传统培训时间明显缩短。

2.2 员工接受程度提高

由于PDCA项目汇报书一目了然，适用于任何岗位，因此建议全院员工参加培训。员工仅需填空式完成工作记录即可，实际应用中非常省时，员工也容易接受，特别是临床医生参与度大大提高。据统计，在4家医院培训时，共1 177名医生申报了382个PDCA项目。

2.3 内部讨论指导方便

使用PDCA项目汇报书，在开题点评、中期汇报与结题汇报时，专家与员工互动十分方便，仅需查看表格填写内容，就可以进行深入交流。质管办在督查工作时只要查看汇报书内容，就可以了解员工工作现状，是一种非常实用的书面交流方式。

2.4 外部交流分享方便

PDCA项目汇报书简要概括了PDCA项目的主要内容，能够在规定交流时间内(一般为8分钟～15分钟)完成项目介绍，同行可以迅速了解情况。本研究也推荐PDCA项目参加学术会议的交流展示，表明该汇报书能够有效交流。

3 讨论

3.1 开展PDCA项目改进的重要性和局限性

质量管理持续改进是医院管理的重要手段。目前，国内辅导PDCA主要由来自我国台湾地区的专家，通过自下而上开展，提升了众多医疗机构质量管理持续改进活动的热情，增进了医院质量管理氛围，但这一培训模式时间过于冗长。某项目参与单位所在医院曾接受过此类培训，培训周期长达17个月，实际接受培训时间多达200余学时，初次参与培训员工有60余人，最终仅16人获得合格证书。漫长的培训进程，过于强调过程细节，是培训课程淘汰率极高的主要原因。同时，持续改进过程记录过于繁琐，汇报PPT制作耗时较长，导致员工产生畏惧心理。员工交流、同行交流时要求富于表达的方式，更多地适用于医院间竞赛类的活动，因此，传统PDCA项目开展难以真正在医疗机构内部全面推广。

3.2 PDCA项目汇报书的优点

本汇报书大大减少了持续改进过程中需要记录和文本制作的工作量，尽量简化了员工的工作记录，在确保持续改进过程前后关联逻辑性的基础上，尽量以图片、短语等表达形式来记录改进过程。汇报书大致分为基本信息、存在问题与改进目标、问题分析和计划、实施与检验、成果与保持5部分，每一个部分都相对独立，从而使一个持续改进项目可以分阶段完成，既减少了员工即时付出工作量，又体现了一个项目逐渐完成的过程。在辅导过程中，在开题阶段，只要完成基本信息、存在问题和改进目标等内容，不需把繁琐的问题分析先完成，在工作中边学边改进，这种方式比“将理论全学会后再集中改进问题，为了完成任务而改进”更符合行为心理学理论要求。边学边做，对员工而言，不需很多记忆，实际使用后的记忆远比理论性记忆强，使员工接受度增加，从而提高了员工的主动参与度。

第一，本汇报书是很好的书面交流方式。学术交流需要双方或多方把自己的理念、思路、成果等让别人理解或接受。口头交流、书面交流都是交流形式，其中论文、科研申报书均为常见的书面交流方式。本项目汇报书作为一种书面交流方式，集结了专业的知识、工具的应用，简单明了地展现了一个PDCA项目从开始到结束的所有过程。

第二，本汇报书使PDCA过程标准化。汇报书简明扼要，属于填空式完成，非常直观，员工接受程度大大提高。同时，尽管表格内容较多，但因为需分阶段完成，员工填写难度及撰写时间大幅度减少。

第三，汇报过程提高了员工的演讲、表达、控时及抓取重点的能力。整个项目，需要员工从开题、中期汇报和结题分享等阶段汇报项目进展，这就要求上台陈述，一方面锻炼员工的演讲能力，让员工体会表达的逻辑性；另一方面由于项目众多，往往需要限制汇报时间，员工的控时能力、抓取汇报重点能力也在汇报过程中得以逐步提高。

3.3 持续改进方向

PDCA项目汇报书以员工自发、自主、自动参与为出发点，从员工关心的问题着手，关注员工个人成长，提高员工个人能力，从而使员工参与积极性大大提高。但其在使用上也存在一定问题。表现为汇报书内容由文字和图片组成，鱼骨图和柏拉图为事先完成后再复制粘贴，汇报书往往存在格式错落和不一致，导致外观欠美观。今后应继续改进汇报书图片嵌入方式，缩短员工调整汇报书格式时间，使汇报书更贴近员工需求。