石油企业档案管理信息化建设探索与实践

鞠凌燕

摘要：档案管理信息化是当今计算机技术灵活应用在在档案管理工作中，所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理，档案信息化管理是科学技术发展的必然趋势，也是衡量一个单位管理水平的一个重要尺度。企业要跟上时代的步伐，在市场经济的大潮中立于不败之地，就必需实行档案信息化管理。

关键词：档案管理；企业；信息化；管理水平；市场经济

当今档案信息化管理，是在档案信息资源的保存、处置、管理和提供利用等活动中，将充分运用现代的计算机技术和磁介质存贮技术，这样能将档案信息工作效率和社会效益有效提高。随着广泛应用的计算机技术及日益普及办公自动化的，档案管理信息化逐渐成为当今档案管理面临的新课题。一个企业档案工作开展的顺利与否，能否适应档案信息科学技术发展，跟上档案信息化建设的步伐，己成为企业档案工作的成败的关键，本文根据单位档案信息化方面的实际情况，简单阐述了作者对档案管理信息化工作比较粗浅的认识。

一、主要内容

（一）数字化的档案信息

档案管理信息化的基础是档案信息的数字化，其它环节都建立在档案信息数字化的基础之上。我们常用的档案的管理主要是以纸质档案管理为主，对于信息化的管理要求把这些纸介质的信息转变为数字化信息。一方面为了方便通过计算机直接管理，我们需要把传统的档案通过电子扫描转化为数字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我们可以实行无纸化办公，需要存档的文件及材料都以电子版的形式为主，确保今后在档案接收时就实现数字化。

（二）档案信息的网络化应用

传统的档案服务主要采用面对面的形式，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然会使工作效率和档案的利用率大大提高。

（三）档案的自动化检索

在以往的档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。通过客户端从数据库中进行检索数据，其效率及速度是传统检索工具不能达到的。另外还可以在基于Web方式的网络服务器上建立这种自动化检索方式，用户通过网络检索即快捷又方便。

二、档案管理信息化面临的问题

档案管理信息化发展与建设涉及到档案管理人员的基本素质、企业的管理水平及企业的资金投入等多方面的问题，我们在档案管理信息工作上要做到统筹兼顾、全面考虑。

（一）档案管理人员的技术培训

档案人员素质的高低与否直接影响到档案管理信息化的管理水平，档案信息管理的不断完善及优化的过程，也是档案管理人员技术水平提高的过程。档案管理人员的素质是做好档案信息化建设工作的最重要的因素之一。我们要实现档案信息的科学化、规范化必须加强档案人员的继续教育，通过培训学习使他们掌握档案信息的新知识、新技能，以满足工作的要求。计算机技术在档案领域的成功应用是档案信息化管理的核心。所以，对于档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须熟练掌握电子计算机技术，必须学会把现代化手段应用于档案信息管理实践中。档案信息化建设需要有业务熟练、精干的技术队伍作后盾。

（二）领导的高度重视

对于实现档案信息化管理需要企业最高领导的重视，同意在资金、设备、人员等方面大力支持档案信息化建设的工作，并把档案信息化管理工作，纳入本企业的重点工作范围内，从各方面关心档案信息化工作的进程。对于主管档案工作的领导也要负责任，对于日常的工作开展要常问，了解档案工作现状，提出工作要求、布置任务，指导档案部门按照规定开展工作，工作中出现的困难及存在和问题及时帮助协调解决。只有领导重视，才能提高全员意识，把档案信息化建设各方面的工作真正落到实处。

（三）基础设施建设

基础设施建设是加快档案信息化建设进程关键，而软硬件设施是实现档案信息化建设的基本条件，是档案信息资源电子化转换及信息存贮和开发利用的基础所在。这就要求企业投入足够的资金购置必要的计算机硬件设备和应用软件，同时配套的网络建设也是必不可少的。这样才能为档案信息的转换、传输和资源共享提供必要的基础设施保障。

（四）各项规章制度和标准规范的建立

档案信息化建设的重要基础是规章制度和标准规范的完整。对于档案管理工作我们要广泛采用适应信息化的新规章、新标准。另一方面要根据本单位的实际情况制定出适合自己单位档案信息化管理的规章制度，包括我们主张推行无纸化办公和电子文件归档、计算机管理和档案检索，以及库房的管理等。要将这些新的规章制度建设置于企业发展的大背景之下研究，不断的审查、完善原有规章制度，使我们建立的规章制度能够适应形势发展和工作的需要。

（五）新旧管理方式的转变

档案信息化管理的推行，存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在该过程中要始终保证我们日常档案管理工作的正常开展，不因为工作过渡出现影响档案的保存和利用发生。在过渡阶段采取双轨制是较为合适的方法，在一定時间内同时存在两种管理模式，直到新的模式能能够正常取代旧的模式。

（六）档案资源的安全问题

对于实行档案信息化管理过程中存在各种安全的问题。首先是软、硬件的安全，比如记录档案存贮介质的安全性及相关软件系统的可靠性等。再就是档案信息管理方面的安全，即档案信息通过不同方式被外界获得等。对于前一种安全问题我们可以通过技术手段来解决，比如设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标，光盘备份异地存放等。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，严格执行企业的规章制度，避免因档案管理人员失误而导致机密信息的泄漏。

三、结语

档案信息化的建设，促使经济效益和社会效益是明显的。首先是档案转换成电子文档后，不仅可以大大提高查阅效率，按规定销毁部份纸质文档后还大大节省了存贮空间，从而有效地解决了长期以来令人头痛的档案胀库问题。档案信息化管理是科学技术发展的必然趋势，也是衡量一个单位管理水平的一个重要尺度。企业要跟上时代的步伐，在市场经济的大潮中立于不败之地，就必需实行档案信息化管理。