计划生育档案管理的数字化建设

司香香

摘要：现阶段，随着社会的不断进步和经济的快速增长，我国的计生档案管理工作也在不断创新，正朝着信息化、科学化和数字化的趋势发展。本文概述了我国计划生育档案管理创新的重要性和创新内容，分析了计划生育档案管理在数字化建设中存在的问题，提出了加强计划生育档案管理数字化建设的有效方法，从而为进一步开展好我国计生档案管理创新工作，提高我国计生档案管理的数字化建设程度，提供一些理论性参考。

关键词：计划生育；档案管理；数字化建设

引言

创新对国家的发展来说尤为重要，它体现着一个国家的经济与科技发展水平，体现着国家的综合实力，对国家的长远发展有着至关重要的作用，创新还能够体现国家的综合国力。计划生育档案管理要不断创新，提高适应性，更好地为社会服务，更好地适应未来发展的社会主义市场环境。计划生育档案管理要更好地为我国计划生育工作服务，为计划生育档案管理创新研究和数字档案分析管理提供强大动力，适应数字化计划和信息技术档案管理发展的要求，合理解决计划生育档案管理创新和数字档案管理存在的问题。

1数字化应用的必要性及优势

1.1数字化档案方便快捷

随着市场经济的发展和城市化进程的加快，人口流动大而频繁，跨省跨地区的人口众多，增加了计划生育档案管理的工作量和难度。特别是大量农民工离开家乡谋生，增加了计划生育管理部门的工作负担。在农村和乡镇，只有纸质登记记录，不能保证及时管理。此外，由于管理不善，纸质登记处容易受到损害和丢失等问题。其次，由于计划生育档案管理项目和内容众多，需要一定的空间和空间进行保存。在环境、温度、湿度的影响下，文件容易发霉变质损坏档案。同时，由于数量多，急用某一个档案时候也不容易找到。此外，计划生育档案的归档要求因地而异，尤其是档案管理人员的频繁更换，不同时期的归档要求也不尽相同，这造成了档案工作效率低下，存放方式纷杂。

1.2有效提高管理效率

实施档案信息管理是提高档案管理效率的有效手段。总之，档案的网络化和数字化管理。实施互联网和数字档案双重管理手段，将为计划生育档案管理工作提供极大的便利。信息技术的应用促进了计划生育档案管理工作的飞速发展，提高了档案的质量和档案的规格，促进了档案管理内部的良性循环。同时使用数字化技术可以减少文件管理人员的工作量，使其更快、更高效的为文件需求的用户提供方便。

2计划生育档案管理数字化建设问题

2.1档案管理数字化建设资金不足

由于我国是一个发展中国家，经济条件还相对落后，所以我国各级政府在计生档案管理工作上的资金投入是非常有限的。资金问题是现阶段我国进行计划生育档案管理数字化建设的最大制约因素，资金不足严重限制我国计划生育档案信息化管理事业的进一步發展。因为档案管理经费少，很多计生档案管理部门就难以购置先进的数字化软硬件设施，从而难以建设比较规范和科学的高性能计划生育档案管理数字化网络系统。

2.2数字化建设管理工作缺乏统一标准和档案管理制度

计划生育档案管理标准还没有统一的规范，尤其在数字化建设过程中对档案管理缺乏系统要求和标准，导致各地的计划生育数字化档案管理工作各自为政，没有统一的协调和管理。计划生育单位管理制度不完善，没有明确的职责规定和职能要求，且外调的工作人员责任意识不强，权责不明的情况下，对档案管理的数量、存储、使用、保密意识不到位，发生问题时一般难以找出负责人。

3计划生育档案管理数字化建设创新策略

3.1加大资金投入，购买先进的档案管理软硬件数字设备

在进行计划生育档案信息化建设的过程中，各类软硬件设备是建设基础和建设工具。因此各级政府都必须加大对计划生育档案管理数字化建设的经费投入，帮助他们购置先进的档案管理数字软硬设备，为更好地开展档案管理数字化建设工作提供强大的物质保障。

3.2建设规范的档案管理制度，为数字化建设提供制度保障

档案管理部门对计划生育档案管理工作制度应该加强审视，对以往工作中导致档案管理工作落实不到位的、存在疏漏的制度进行规范，并结合数字化建设工作，制定信息化档案管理的制度，规范不同岗位人员的管理行为，确保档案资源的真实性，提高工作效率，为数字化建设打下重要基础。

3.3提高计划生育档案管理人员的水平和装备水平

要定期开展专业培训和计划生育管理，不断改革计划生育档案管理人员，增强计划生育档案管理人员的专业技能和解决问题的能力。就目前而言，我国的计划生育档案管理水平还处在落后状态，所使用的设备也存在诸多问题，国家要加强在这方面的资金投入。近年来，互联网与计算机技术的飞速发展，使得各行各业都焕发出新的生机，计划生育档案管理也不例外，计算机互联网技术对计划生育档案管理发挥着至关重要的作用，对提高计划生育工作效率的档案管理、建立档案管理系统起着非常重要的作用。

3.4加强情报监控

加强计划生育档案的情报监控对于完善各类计划生育档案信息，进行科学的档案信息管理意义巨大。在计划生育档案数字化管理过程中，不断应用新的信息模式，建立新型数据库，能够逐步增强计生档案信息管理的标准性、适用性和安全性。在进行计划生育档案管理时，特别是在信息情报管理过程中，不断进行网络咨询和实时浏览，能够有效控制和迅速更新计划生育档案信息。在具体的计划生育档案数字化管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的职业道德意识，充分借助现代互联网技术、计算机信息技术等方法，对计生档案分类、归整，并最终实现计划生育档案信息的共享，提升计划育档案的利用率，确保计划生育档案管理的实用性、严谨性和真实性。也就是说计算机技术的应用和互联网的普及极大地方便了计划生育档案管理的信息搜集、信息整合以及信息存储，提高了档案管理人员的资料管理效率，促进了我国计生档案管理事业的进一步发展。

3.5做好计生档案信息的虚拟化工作

计生档案信息虚拟化，有利于档案管理人员对计算机服务器资源进行集中化管理。通过创建虚拟的计生档案信息资源，可以增强服务器的管理性能，进而降低档案信息数字化管理运行成本。档案管理工作人员还可以与其它的计划生育档案信息资系统相联合，实现本部门计划生育档案信息的共享，提升计生档案信息的利用率。在计划生育档案管理数字化建设的过程中，不断创建规范化的档案信息管理系统，创新档案信息管理方式等，也非常有利于档案数据虚拟化的实现。简而言之，现代计算机设备和互联网技术的应用，极大地推动计划生育档案管理事业的发展。

结语

计划生育档案管理创新及档案管理数字化不仅有助于计划生育档案管理规划的改良和革新，并对我国计划生育工作的有序开展起到了很大的帮助作用，同时对计划生育档案管理工作中存在的问题进行合理的解决，从而促进了计划生育档案管理工作的发展和创新。计划生育档案管理人员应当努力学习专业知识和技能，并通过实践将学习的知识和技能进行应用，从而更好地实现档案信息的有效增值，使得档案工作能够发展迅速。对于档案管理工作在信息社会中的发展起到极大的促进作用。计划生育档案管理人员应当对专业知识进行应用从而对档案管理系统的增长模式、管理方法、管理优势进行深入的研究和分析，从而做到迅速、准确地为计划生育档案管理系统提供有效的数据，并为人力资源档案参考价值和权威性的提升起到贡献作用，从而实现档案信息资源的合理分配，最终提高计划生育档案管理的实用价值和档案管理的工作效率。