提高办公档案管理效率的方法

孟洋

摘 要：目前，档案在各企事业单位管理工作中扮演着重要的角色，是一种记录着重要信息的资源，记录包括文字、图像、声音等信息。随着信息时代的不断发展，档案管理工作也暴露了一些漏洞，在这个日益更新的时代里，档案管理工作应及时把握住机遇，将其与自动化、网络化紧密联系起来，最大生产力并且做到为更多的人提供丰富有用的信息资源。

关键词：信息时代;档案管理;信息资源

信息时代升级于档案管理而言有利有弊。首先，信息化为档案管理提供了许多便利。此外，它还加大对档案管理的要求程度，充分激发了人们在档案管理工作中的热情度。所以应该在日常档案管理中充分利用信息技术和自动化平台，改进工作流程，更好地适应信息时代的趋势。创新档案管理不仅可以显著提高工作效率，还可以优化资源配置，节省人力、物力和财力等。

1 信息时代的档案管理概况

1.1 档案管理信息化的简介

档案管理信息化是指接收、收集和存储信息技术应用文件以提供存档信息资源供使用服务的过程。简而言之，它是从传统的物质记录存档到现代化和数字化管理。因此，如果没有统一的组织和规划档案的组织机构，则无法执行档案管理。

1.2 档案管理信息化的特点

档案管理信息化的特点包括：第一，在档案管理过程中，必须遵循档案管理部门制定的法律法规和相关政策文件。第二，档案管理信息化的表现已经从传统的纸质档案演变为电子档案，这就是档案载体从实物向电子转变的具体象征。第三，档案信息管理不同于传统方式，其具有独一无二的优势。能够在档案信息管理的过程中，实现其系统化、数字化和网络化，大大提高了档案管理的工作效率。

1.3 档案信息化管理建设的任务

要做好档案管理信息化建设工作，我们必须合理地利用现代信息技术，提高档案管理办公工作水平，丰富档案管理信息资源。在档案管理机构的统一组织规划的基础上，结合现代信息技术，最终达到提高员工信息管理水平，合理管理档案，存储档案，进而提高档案管理效率等等。

1.4 档案信息化管理建设的内容

（1）基础设施建设。要完成档案管理信息化建设的这个目标，完整的硬件设施是不可或缺的。硬件设施作為开展档案管理的基本保障，如果存在缺乏硬件基础设施，那么将严重影响到档案管理的质量。因此，在档案管理信息化的构建中，必须快速，及时地配备好软件，计算机和局域网等硬件设施，以加速档案信息的数字处理环节。

（2）标准规范建设。建立出一套标准规范文件是档案管理工作顺利开展的前提，档案管理规范是否标准化，是衡量工作效率的标准。建立规范化的档案管理标准文件，要求各单位的档案管理部门要立足岗位，制定出适合本部门的标准，实现档案信息网络资源共享。

（3）档案管理意识建设。档案管理工作充分发挥出其有效性，与档案管理意识的构建是密不可分的。如果单位的员工缺乏档案管理意识，它将改变档案管理工作的进度，耽误时间。因此，在实现档案管理工作的过程中，应不断丰富员工的档案管理意识建设，使档案工作更能满足于经济社会发展的需要。

（4）应用系统建设。只有在相应技术的支持下，才能确保顺利、持续地进行档案信息化。该技术对应于应用系统，它应与功能设计和标准兼容。应用系统中使用的软件应尽可能保证高效和通用，以实现更好的一致性。

（5）人才队伍建设。人才队伍建设是档案管理工作成功之基本要素，其工作的开展过程离不开人员参与。人才队伍建设支配着档案信息前进的快慢和质量，对档案信息的管理工作具有重要意义。档案管理所需的专业知识领域与各行业相关，必须组织针对相关行业的业务培训学习活动。此外，档案管理员工还应主动参加自己的工作，积极参加信息化学习活动中，不断增强人才队伍的信息化水平。

2 信息时代档案管理创新的对策

2.1 创新思想观念

要改革档案管理的概念，在重视档案馆藏本身价值的前提下，必须更加重视档案馆藏的实用价值。随着信息时代的不断更新与发展，档案管理员工的思想观念必须推陈出新，不断创新进步，力争为社会提供更好的档案管理信息资源。

2.2 创新优化服务

创新优化服务的第一步是建立网络服务平台。传统的档案管理是手动编辑来存档的，这会导致麻烦的档案提取过程，耗费劳动力和材料资源，降低效率。要构建网络服务平台，必须加强电子档案的自动管理，即自动下载和整理电子数据。则可以通过下载上传的电子文件资料以获得实用价值。

2.3 加强档案信息的安全管理

在错综复杂的网络世界中，先进的信息技术将档案信息安全置于极大的风险之中。因此，我们必须注意档案信息的安全与否，并确保档案信息是安全和机密的。

2.4 无纸化办公技术

随着档案管理信息化建设步伐的加快，为了施展出OA的最大功能，我们正朝着现代化办公的方向发展。因此，必须推行和使用无纸化办公，提高文件办公效率，提高急件的处置工作及时率，节省时间，降低成本。

2.5 加强档案管理信息化建设

网络电子档案比纸质档案操作更有效，它提高了档案管理的准确性。因而我们应该充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，利用网络电子信息技术进行档案管理工作。用电子信息化管理办公室档案取代传统的管理模式不仅可以实现对单元的各类档案分类和管理，还可以有序地组织庞大的档案。此外，它不会造成办公用品的长期积累，避免了寻找和节省大量的人力、物力和财力的困难，这是为了提高工作效率，及时分类和整理各种档案的能力，使检索工作更加准确和方便。

3 结语

档案管理一直是社会发展过程中的关键环节。总而言之，为了顺应信息时代发展的要求，我们必须在信息时代改革办公室的档案管理工作。积极将信息技术整合到档案管理工作中去，从而不断提高档案管理效率。此外，创新档案管理工作必须从创新理念入手，着眼档案的实用价值，强化创新服务意识，使档案信息资源能够更好地服务于社会。

参考文献：

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