企业养老保险档案管理的有效途径

李鹏

摘 要：要想解决企业养老保险档案管理工作中存在的问题，必须先完善管理机制，而后，依照规定和提出的要求，加强管理和监督，推动档案管理工作规范化进行，避免出现档案丢失的情况，使档案内容具有完整性。此外，还应做到与时俱进，积极运用先进的信息技术，高效整理养老保险档案，进一步提高档案管理的效率，促进社会保障机制得以落实。

关键词：企业养老保险;档案管理;途径

引言

现如今，企业在发展过程中不仅要注重获取经济效益，还应高度重视开展养老保险档案管理工作，在管理过程中对于随意性的工作行为以及不认真归档的人员，按照规定予以严厉处罚，起到警示作用，使负责整理档案的人员增强责任感，明确做好本职工作的重要性，从而认真、负责分类、备案、整理养老保险文件等等，有效提高档案管理工作质量。

1以往企业养老保险档案管理现状

以往企业发展过于关注效益，忽视加强管理档案工作，由于疏于监管，没有发现管理工作中未结合不同的档案分类整理其中的内容，致使各种档案混乱，当需要某个档案资料时，不能快速找到职工文件，出现档案丢失的问题，进而难以依据档案内容进行相应的决策，有损职工的根本利益。然而，对于这一现状，很多企业没有高度重视，使档案管理制度不完善不具体，没有明确提出应遵守的规定，无法增强约束力，久而久之，档案管理工作中经常出现不规范的行为，针对不同的文件、档案，不注重记录、归档整理，导致一些有价值的资料不齐全，内容不完整，不能尽快核对职工的情况，不利于企业的发展。再就是所运用的管理方式不先进，仍然依靠人力归档，不仅浪费时间，还不利于提高效率。

2企业养老保险档案管理的有效途径

2.1健全档案管理制度

当前，企业在发展各个时期，对于养老保险档案管理工作应提高重视程度，健全档案管理制度，管理人员在实际的工作中应遵守规章制度，严格依照规定规范工作行为，认真归类各种档案，并根据职工养老保险所交的费用，详细记录，以便于日后查找与核对，体现出档案管理人员认真负责对待本职工作的重要性。档案管理人员只有充分意识到档案丢失需承担责任，才能明确管理职责，落实完善的监管制度，时刻约束和管理自我，工作中依据档案法和管理机制中提出的要求，结合职工缴纳养老保险的时间以及基本信息，整理成文件，而后，统一归档、分类，当需某个档案时，就可快速找到文件，依据资料显示的内容，在规定的日期发放养老金，促使职工的根本利益得到保护。

2.2规范管理程序

依据《档案法》和新出台的《社会保险法》等法规政策，制定社会养老保险档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档。社会养老保险档案必须适应、尊重参保群体的多样性、差异性和流动性。

2.3强化管理意识

利用各种宣传手段和宣传渠道，提高每一位公民特别是领导干部的社会保障意识，加大对城乡居民社会养老保险档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对这项工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为建设和完善城乡居民社会养老保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织经办工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

2.4采用信息化的管理方式

随着科学技术的发展，逐渐推出了信息技术，广泛应用于企业养老保险档案管理之中，创新了管理模式，在整理档案时，减轻了人力负担，管理人员无需浪费很长时间归档，通过运用先进的信息技术，灵活操作电脑，登录档案管理软件，查找到各类档案，依据不同的文件、资料、信息、档案，快速分类整理在文件夹中保存的珍贵文档。过去纸质的档案，长时间保存会泛黄，致使上面的字迹不清楚，有时难以快速找到所需的档案，在短时间内无法确定应发放多少养老金。想要提高档案管理效率，管理人员应紧跟时代发展的步伐，积极运用信息技术，以信息化的管理方式，高效率归类诸多的档案。在实际的工作中，可以发挥计算机的功能，快速查询和检索，找到原始的档案，了解详细的养老金，根据现实的数据信息，发放相应的养老金，体现出采用信息技术管理档案能有效提高档案管理工作的效率。

2.5做好档案分类和整理工作

建立一套包括“一账一袋三册”（登记台账、动态管理档案袋、登记资料册、变更登记册、注销登记册）的档案资料，企业在进行档案管理工作之前，要选用工作能力较强的管理人员，确保管理过程中不出现违规现象，推动档案管理工作规范化开展。管理时认真分类，结合不同的档案，保存在不同的文档之中，做到针对性地整理，使各种文件、资料分类保存起来，便于日后查找所需的档案，从根本上避免出现档案找不到的情况。因此，聘用符合岗位要求的管理人员非常重要，促使分类和整理工作按照规定进行，做到正确归类，高效整理档案，体现出档案管理工作效率有所提高，可节省大量的时间，办理业务、发放养老金等等。由此可知，档案整理和分类工作是非常重要的一个环节，应依据档案内容、文件类型合理归档，这样才能提高档案的完整性。

2.6提高档案管理人员的素质

档案管理人员的素質以及技能水平直接影响了档案管理的质量，所以，基层城乡居民社区档案管理部门的领导者应该定期对档案管理人员进行专业培训，使其掌握最新的档案管理技术以及方法，这样才能提高档案管理的质量。档案管理人员应该具有较高的安全意识，还要认识到档案管理的重要性，做好档案防水、防火、防盗措施，提高自身素质与能力，这样才能保证城乡养老保险档案管理事业更好的发展。

结束语

现如今，企业在发展过程中不仅要注重获取经济效益，还应高度重视开展养老保险档案管理工作，在管理过程中对于随意性的工作行为以及不认真归档的人员，按照规定予以严厉处罚，起到警示作用，使负责整理档案的人员增强责任感，明确做好本职工作的重要性，从而认真、负责分类、备案、整理养老保险文件等等，有效提高档案管理工作质量。

参考文献：

[1]王丽雯.城乡居民养老保险档案管理的现状与对策[J].才智，2018（11）：203.

[2]努尔坚？阿合麦特汗.加强养老金社会化发放管理“四策”[J].企业改革与管理，2018（07）：212-213.

[3]吴石.试析新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策[J].劳动保障世界，2018（09）：20.