论办公自动化在企业中的应用

2019-10-21刘娴

科学与财富 2019年29期

摘要：本文主要论述办公自动化技术在企业管理中的使用。对比传统办公模式，进一步阐述了现在办公自动化技术在企业中的促进作用。同时介绍了OA的功能模块架构及效果。

关键词：功能;办公自动化;效果

如今，信息化建设的重要性已经得到普遍的认同，以信息化来武装企业，已经是大势所趋。不少企业的日常运营已经对信息系统高度依赖，如对办公自动化系统的依赖程度就在不断上升。因为办公自动化系统能有力地帮助用户高效处理日常事务，提升管理效能。

办公自动化软件涉及到国家政策法规、公司规章制度、公文收发审批、合同订单、技术方案、财务收支、报销流程审批等内容。针对企业常见的规章制度管理混乱、合同订单内容不规范、缺乏统一管理，应收应付账款查询统计困难、财务报销核账过程繁琐、费时费力等问题，系统充分利用工作流和结构化数据技术，构建了一数字化的业务协同平台，可大大提升企业各部门工作的效率与规范。

一、传统办公模式弊端

伴随着企业的不断发展，传统办公模式弊端越来越明显，主要突显为工作细化比较难，容易混乱并且员工之间、员工与领导之间的协同度比较差，效率比较低下;企业内部之间的沟通交流不顺畅，信息不能及时反馈导致商机的丢失;企业文档收集整理较难，文档丢失、失秘现象比较严重;多点办公、异地办公较难管理;通讯费用、办公耗材浪费严重，企业预算成本严重超额;人员冗杂，人为因素的干扰导致工作效率低，差错率高，企业管理成本高;办事层次较多，时间周期较长，执行效率低下、监督检查难等。

1、办公自动化系统和传统办公方式的冲突

办公自动化系统带来了全新的办公理念和方式，让职责更清晰，沟通更扁平，工作更透明，效率更高，这和传统的办公方式、办公习惯很不一样，自然就会让一些人感到不舒服，从而对系统产生抵触心理。

因此，项目管理人员的一项重要工作，就是让办公自动化软件快速融入组织，让员工在较短的时间内适应、接受、喜欢这种新的办公方式。在执行的过程中，既需要正确的项目实施策略，又需要企业在制度上提供保障。

2、需求变更

需求变更是办公自动化软件实施过程中经常会遇到的问题，这个问题让甲乙双方都比较头疼，甚至会由此产生很多纠纷和矛盾。

需求变更虽然不招人待见，但也是可以理解的。毕竟，办公自动化软件是一种比较复杂的管理系统，任何人都不可能在项目实施前考虑到所有问题，将所有需求都完整的提炼出来。在实施的过程中，有些新的想法会逐渐产生，业务部门也会提出新的需求，这就不可避免的产生了需求变更。

那么如果有了需求变更应该怎么办呢？这就需要判断新需求的必要性和合理性，确定是合同范围内的内容，还是新增的个性化需求，是必须马上就做，还是可以先收集整理，放在后期再统一制作。只要甲乙双方充分、坦诚的沟通，达成共识，需求变更就不可怕。

3、业务部门和元老的抵触

通常，办公自动化软件的实施在行政部门会比较顺利，但在一些业务部门，以及公司元老那里，却容易受到抵触。个中的原因，相信实施过办公自动化软件，或则其他项目的人都会心有感触。

遇到這种情况，没有太好的办法，只能是有软有硬，各个击破。从技巧上说，要由易到难，先让他们尝到使用系统的甜头。从管理上说，要适当的采用奖惩措施，让他们清楚这是必须要做好的一项工作。

4、产品不适用

产品不适用属于产品本身的原因了，不适用的原因有很多，比如产品稳定性差，功能欠缺不能满足企业需求，实施和使用非常复杂导致不容易接受等等。

二、功能特点

1、客户、供应商之间的收付款记录，自动关联，收付款流程环节自动关联该合同发票信息以及已收付款信息，员工报销流程环节自动关联历次报销信息，可为主管领导审批工作提供辅助参考。

2、合同订单管理包含基于模板的合同文本自动生成功能，审批流程可自由定制。合同发票记录、收款、付款记录、物料清单、技术方案等都得到了统一管理，应收应付账款查询统计非常方便、快捷。

3、各类流程待办任务、各类消息提醒统一管理，各类管理人员在首页可随时看到自己待办任务以及各类提醒，避免工作疏漏。同时系统支持在线考勤，员工可在台式计算机或手机端进行签到、签退，系统可自动统计迟到、早退、缺勤等信息。

4、收文管理、发文管理、公司内部公文流转审批等功能成功实现了企业公文、知识的流程化、规范化管理。员工可在线查找各类政策法规、规章制度、招投标书、合同范本、办事指南，分享各类专业技术知识、文件。

5、财务款项收入与支出管理提供了各类收入、支出单据、明细的流程化管理，以及企业各账户的入出帐记录。系统可辅助财务人员实时自动完成账款核对工作，可自动生成银行日记账、现金日记账，把财务人员从重复繁琐的工作中解脱出来

6.其他功能

①、文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

②、文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

③、行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

④、信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。

⑤、决策支持。OA系统可配置决策支持系统（DSS）和群体决策支持系统（GDSS）。

⑥、图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。

三、办公自动化要求

1. 办公自动化系统的易用性要很强，要非常容易实施、容易使用、容易维护，普通办公人员就能够维护;

2. 系统的性价比要高，没有隐形成本，后期维护和升级费用低;

3. 需要完全成熟的产品化软件，软件经过多年的市场优化，非常实用和适用，尽量不用或少用二次开发;

4. 厂商能够提供远程在线服务，无需上门就能够实时响应和解决用户在使用中遇到的各种问题。

四、引进办公自动化系统的意义：

众所周知，协同办公是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。从开始以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天以运用网络和计算机为标志的现阶段，办公自动化系统对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

1、有利于公司的健康发展和整体凝聚力提升，办公自动化系统是集团整体使用的，在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在，能够增加主人翁意识，促进集团品牌的提升。

2、有利于公司各部门转变管理观念和工作模式，提高办事效率，克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法，是各部门权利与义务明确，方便公司领导监督与指导。

3、有利于节约行政开支，节省人力、财力。同时，在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台，形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围，建立健全组织文化，实现真正的以人为本。

五、如何让办公自动化系统成为员工的办公习惯？

1. 制度保障

办公自动化系统的应用对企业来说，是进行一场组织行为的变革。这对很多员工来说，需要改变以往的办公习惯，以适应新的办公模式。因此，企业方面十分有必要出台专门的制度来规范员工对办公自动化系统使用。

2. 带来便利

其实，让员工直接感受办公自动化系统带来的便利是非常好的办法。从协众办公自动化系统的实际应用来看，员工办公明显变得高效。在以往，因为领导出差迟迟不归，很多员工无法拿到审批，手头上的事情不得不搁置下来。但有了办公自动化系统后，领导可以在任何时间、任何地点处理办公业务，提高了事务处理的效率。员工也不用拿著各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，更不必因为等待领导审批而耽误手头工作。

六.办公自动化应用的效果

1. 提高企业的办公效率和执行力

使用OA软件方便员工的信息反馈及上下级交流，实现准确和有效的内部沟通和信息传递，为激发员工的工作积极性发挥了应有的作用，提升了企业内部的执行力。

2. 规范企业的内部管理

形成一个个工作流，如公文会签，计划日志，用款报销等工作流程审批等在办公网上执行。规范企业的内部管理。

3. 节省了企业的运营成本

节省人力、提升了各种事务的处理效率，通过自动化可以让很多需要手工处理的事情，被计算机和网络所代替。

就企业，办公自动化减少了纸张和签字笔的使用，为企业节约了办公资源和费用支出;办公自动化加强了员工之间的联系，有助于公司内部团结协作;对办公时间、地点都没有限制，大大提高了企业的经济效率。

就员工个人，员工与员工之间有了更多方面的联系，员工关系会有很大的改善;办公自动化不会因为领导外出或者是时间限制而延误工作进程，大大提高了员工的工作效率;办公自动化让企业员工按时按点完成工作甚至提前完成工作任务，可以很大程度提高员工收入。

办公自动化不仅为企业带来了经济效益，而且还让企业员工个人受益匪浅。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性。

参考文献：

[1]段刚编。《加密与解密》。电子工业出版社，2003年。