构建设备物资服务平台，助推国际工程项目成本管控

王正

摘 要：设备物资服务平台实现了设备物资采购计划审批、采购执行、报关运输、清关验收、出入库管理以及对固定资产的“使用、管理、保养和维修”的全生命周期闭环管理，为企业设备物资采购人员、供应商、报关员、承运商、保险商、清关员、库管员等相关方提供业务协同和全面的信息服务。

关键词：国际工程项目;设备物资;成本管控

设备物资管理是工程项目管理中的重要组成部分，也是工程项目成本管控的一个重要环节，设备物资管理水平直接体现出一个企业综合实力，并为市场竞投标提供必要保障[1]。通过有效的管控手段降低设备物资的采购及使用成本，将有助于提高工程项目的经济效益。

国际工程项目的设备物资管理有别于国内，最大的区别在于国外物资匮乏，设备物资供应以国内采购为主，国际采购为辅，受地域差异和国别限制，采购周期长，与国际商务贸易息息相关[2]。通常情况下，需要施工单位根据项目施工进度，提前储备设备物资，并做好库存管理。国际工程项目的设备物资管理过程环节较多，涉及采购计划、采购方案、供应商报价及中标、送货及装箱、集港、报关、运输、清关、仓储管理，管理过程涉及的参与方也包括项目部、总部采购部门、供应商、承运商、货代、保险商等。基于国际工程项目的设备物资管理过程遇到的问题，施工企业可以通过信息化手段，搭建设备物资服务平台，以“采购过程可控、经济效益最优”为目标，解决设备物资采购、清关运输和仓储管理过程中低效、混乱的状况，有效地提升海外物资采购和资产管理的协同能力和管理水平，实现流程优化、提质增效的目的。设备物资服务平台主要功能应包括：采购计划管理、采购执行管理、合同管理、报关和运输、清关验收、出入库管理、固定资产管理、供应商管理、综合事务管理和统计分析等模块，平台还应支持用户自定义报表及移动端办公。

设备物资服务平台的搭建，围绕海外物资设备全生命周期业务展开，实现设备物资采购计划审批、采购执行、报关运输、清关验收、出入库管理以及对固定资产的“使用、管理、保养和维修”的全生命周期闭环管理，为企业设备物资采购人员、供应商、报关员、承运商、保险商、清关员、库管员等相关方提供业务协同和全面的信息服务，能有效地帮助到国际施工企业在工程项目管理过程中对设备物资的管控，主要体现在以下几个方面：

一、强化海外设备物资现场管理

施工现场的设备物资种类繁多、数量大、金额大，以往库管员基于文本、表格或纸质介质进行处理，相关业务的统计工作都是由人工进行，精力主要集中在实物管控，确保收发资源的准确性，随着数据信息处理工作量大、复杂度的增加，容易出错，且因纸质介质繁多，存在容易丢失、不易查找等问题，导致对物资库存动态、积压、周转天数等实时统计数据基本上无法掌控[3]。

设备物资服务平台可借助RFID、二维码和条形码等技术的应用，利用移动终端、二维码打印机、扫描枪等设备，实现设备物资智能化识别、数据采集及快速出入库，并可以按管理要求自动生成相应的表格，将原来繁复的数据自动化、条理化，极大地降低了设备物资人员的工作强度，且数据相较于人工处理会更为精确。在全企业建立统一设备物资编码库，统一规范设备物资名称，既方便施工现场管理，又方便跨项目资源调配。通过关键信息，用户可以快速定位库存信息及存放位置。

设备物资服务平台建立设备物资信息档案，将设备物资管理责任落实到工区、班组、单机及个人。其中，物资管理采用基于配额管理，把物料消耗与计划和过程控制相结合。可以有针对性地减少不合理的材料费用;设备管理实时登记设备的使用、维修和保养等信息，通过数据不断优化设备维修保养方案，确保设备以性能最优方式工作，同时通过强化过程控制，对设备进行经常性的监督和检查，提高设备物资的综合效益。另外，通过将设备维修与配件进行关联，既为单机核算提供依据，又有利于分析设备对应配件的使用寿命、使用频率，从而制订出合理的设备物资供应计划，以便根据设备物资的现场使用情况做灵活的调节与补充。

二、提升设备物资供应的合理配置

一般来说，我国开发的国际工程项目的所在国资源相对匮乏，加上供给侧改革等政策的影响及从成本管控的角度出发，设备物资供应大多以国内集采为主，受时间和空间的影响比较大，为保证项目正常的施工计划和工期，科学合理的设备物资供应尤为重要[4]。

设备物资服务平台运行信息化技术，实时反映出设备物资库存动态信息、周转天数，为管理人员制订合理的采购计划提供依据。同时平台提供预警功能，通过配置库存阈值，关联施工进度计划及备货周期，可以实时对库存变化进行预警，及时通知仓库管理员，以应对过度存储，积压和不合理的库存，这有利于优化库存结构，降低设备和材料的成本。减少管理过程中人为因素导致的随意性及盲目性，提升设备物资管理的规范性和标准化水平。在平台积累大量的数据后，还可以通过对设备使用频率，单价、性能、品牌、型号、供应商等数据进行分析，为后续设备物资采购提供参考，避免项目施工过程中因物资数量不充足，设备选择不合理，结构配置不科学等问题造成施工障碍。

三、实现设备物资供应链条协同工作

国际工程项目设备物资供应链条涉及到项目部、总部采购部门、供应商、承运商、货代、保险商等多个参与方。设备物资服务平台开通统一的访问入库，为设备物资供应链条上的各相关方提供一个高效的协同商务平台，实时网络在线信息互动，减少双方电话、传真、差旅等沟通成本，极大地加快采购订单处理效率，缩短采购周期，同时也增强了企业与供應链条伙伴间的凝聚力。

设备物资服务平台将项目的采购方案以公告的形式发布给供应商，既保证采购的公开、公平、公正，又为企业节省了采购成本。供应商根据产品在线报价，及时获取采购结果，签订采购合同后安排送货并在线反馈送货信息。承运商、货代、保险商根据货物完成装箱、集港、报关、发运、保函等工作。最终项目部根据清关单及提单，对设备物资进行清点及验收，并登记入库进行实物现场管理。整个采购过程全部在线完成，采购人员可以及时了解设备物资供应情况并动态跟踪。设备物资服务平台还提供了完善的供应商入围、评价体系，按照供应商的资质、产品价格、交货速度、交货质量、付款条件、售后服务和其他指标进行评级，从而实现合作互赢。

综上所述，设备物资成本在占整个项目成本的60%以上，同时也影响到工程项目的质量、进度[5]。在“一带一路”政策的推动下，企业通过构建设备物资服务平台，结合国际工程项目管理的需求，利用信息化的手段，规范了设备物资采购流程，实现设备物资采购过程公开透明，降低采购成本，实现供应链条各参与方协同工作，提升采购效率及采购风险，有效加强设备物资采购、运输、使用、库存等各环节的管理，既有效的保障工程施工设备物资的供应，又有助于提高工程项目的成本管控。

参考文献：

[1]李珣.项目工程的物资管理和材料成本控制分析[J].中国新技术新产品， 2012（24）：143-144.

[2]张向锋.浅谈海外承包工程设备物资采购管理模式与发展趋势[J].建材与装饰，2016（14）.

[3]叶曦.工程施工项目现场物资管理[J].铁路采购与物流， 2013（8）：40-41.

[4]张霞.浅析路桥施工物资设备管理的要点[J].四川水泥， 2017（2）：44-44.

[5]奎明喜.工程项目中物资设备成本管理的分析[J].环球市场， 2016（23）：281-281.