计算机在档案管理中的应用探讨

王小兮

摘要：现代档案信息管理早已突破了传统的纸质档案管理，不仅因为纸质档案管理无法对档案资料进行合理的保存，更因为其无法对档案信息进行合理管理及检索，也不利于档案信息的合理利用。将计算机技术和档案信息资源进行有机融合，可以提高管理技术和使用率。利用计算机技术管理档案不仅能检索和统计档案信息，而且可以整理、组卷、编制各种目录和档案信息；在整理档案时，将查找的文件转换为按类目系统编制的代码，只要将主题词输入计算机能很快能得出结果，有效提高管理效率和数据准确性，为经济社会发展提供强有力的支撑。

关键词：计算机；档案管理；应用

1计算机在档案管理中的应用优势

1.1档案归档方便快捷

传统的档案管理由于只能在文件处理时，才能对文件立卷归档，工作繁杂，耗费了大量的人力、物力，直接让档案管理和文书处理脱节。计算机网络能及时的对各个档案进行收发，根据所在档案管理室权限分级传阅文件和意见处理。年终时，通过数据传输，直接提交组卷清单。从而很大程度的节约了人力、物力、财力资源，提高了工作质量和效益。同时，它还能直接拟稿、定稿和签发，从而将立卷、分类、归档统一进行，减少了流程和成本。

1.2计算机使得档案管理多样化

计算机在档案管理中的应用，使得档案的修改、补充、输出等工作方法更加多样化高效化。当今社会，以计算机管理为代表的现代管理方法已经逐步深入到了办公自动化、档案数字化等领域，利用计算机的输入系统将文字资料和图像资料转化为计算机识别的文件，输出到其他文本编辑软件，这种模式使得传统的纸质信息方便快捷地输入到计算机系统中进行管理。照片等一些图片文件则可以通过扫描仪存储在计算机上，通过输出打印装置可以随时地将这些图片文件打印出来，相比传统的档案管理模式，这种计算机技术的应用，使得档案管理更加方便、快捷，信息保存时间较长，且清晰度也较高。

1.3有利于档案共享，拓展档案服务

计算机网络具有很好的空间利用性，通过通信技术直接实现计算机检索系统，将联机检索、脱机检索发展成智能型的网络检索，让档案信息网络化，达到档案共享。在档案资源共享的同时，档案管理室通过计算机局域网建立自己的网页，从而方便了档案企事业单位网站和档案管理服务系统的连接，通过“电子档案数据管理中心”，用户直接网上搜寻就能得到相关信息，在电子信息资源的共享的同时，开展在线服务，提高了人们对档案信息的時效性的重视。档案部门通过网页汇编专题、数据库查询、电子信箱等方式让档案管理快速、便捷，给服务对象提供了良好的资信和查询服务。

2计算机在档案管理中的应用策略

2.1电子数字档案资料库的建立

计算机技术在应用的过程中，先转化传统的纸质档案为电子化档案，有利于数字化信息程度的提高，电子档案资源全部录入之后，可以有效的整理资源，档案录入必须按照统一规范来进行，最后再将电子信息按照一定的格式做统一储存，电子数字档案可以分为以下三部分：（1）用户终端。所谓的用户终端就是由档案的电子数据档案库形成的，能让使用档案的用户在查询信息时更为便捷，而终端查询则可以由档案信息的计算机界面来完成。（2）通讯系统。计算机网络和通讯系统始终是使用电子档案库的基础，要提高档案管理的工作效率，就离不开完备的计算机网络和通讯系统。（3）数据库检索服务系统。将计算机技术应用于档案管理的前提是检索服务系统的科学建立，只有该系统得以建立完成，才能让用户利用服务系统查询到自己所需要的档案信息。

2.2建立电子数字档案库联网站点

（1）建立有效的电子数字档案库的联网站点，才能更好的实现计算机技术的使用价值，也才能提高计算机技术的运用效率，应该在电子数字档案库中建立有效的联网站点，让进行档案信息查询的用户能够自由的进行档案信息查询，可以不被时间、空间等客观的条件所限制，在电子数据库的网站站点中，用户可以通过信息界面登录到系统中去，然后根据自己的档案查询需求进行查询。（2）建立相应的档案信息共享网站，利用高效率的档案管理系统和方法对档案进行管理，从而保障电子数字档案的信息的安全性，也能够在一定程度上规范档案信息的使用，让档案信息查询的用户行为更加有保障。

2.3保障档案信息的安全

（1）备份技术保护。数据拷贝技术：数据拷贝保存形式主要分为：硬盘、磁带、光盘。主要是通过将数据及相关文件拷贝到以上介质中，并保存在该介质中相对隔离的地方。此种备份较为简单易于操作，对于档案内容较少的单位或者部门较为适用。双机热备份技术：对于部分重要部门，除了需要保证数据的完整安全性，还要求不能中断系统服务运行，因此可以使用两台计算机进行服务，用一台对另外一台进行实时监控，一旦发生故障可以将业务进行转移。采用此种备份技术能够大大提高其可靠性，其缺陷是成本较大。（2）重视病毒变化。档案信息在上传到网络上的时候，计算机上及网络上的病毒都是潜在的危害，随着时代的变化，新病毒也会带有时代的特征。如，病毒传播途径主要是网络，操作系统功能等。作为档案管理信息系统管理人员应该随时注意新病毒新技术的变化，从管理上、技术上、备份上、预案上等多方面进行保护。（3）在档案系统中进行安全区域划分，如隔离区、外网区和内网区，这样就可以以不同级别指令为依据，严格端口和服务限制。并且，有效借助各种先进的安全管理技术及系统内容，对各个区域的信息安全风险进行防控，以及有针对性地对信息安全的漏洞及危险内容进行提前的预警设置。

3结语

综上所述，计算机技术的应用不仅提升了企业各类档案信息管理的效率，对企业各类档案信息内容进行了有效保护，对其作用与价值进行了全面拓展，同时还能有效地整理和组织企业档案信息，并且为企业未来的发展规划提供可靠的、有效的参考和支持，为企业制定更合理的发展规划提供更完善的信息依据。因此，在信息化时代背景下，企业的所有档案信息管理人员更要及时学习和了解新的信息技术及理念，将这些新的技术及理念应用于具体的档案信息工作。利用计算机技术提高其效率，更好地促进企业快速稳定健康发展。

参考文献：

[1]计算机技术在档案管理应用中意义研究论述[J].杨卉.绿色环保建材.2018（07）.

[2]浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].许冬凌.办公室业务.2017（19）.

（作者单位：伊春区房地产管理所）