图书采购质量管理中精细化管理的应用探讨

摘 要

管理思想的转变是各个行业都要注重的事情，管理精细化也越来越广泛地被应用。本文阐述了精细化管理的内涵，将图书采购中应用精细化管理思路的现实意义叙述出来，并且从精细化图书采购方面解决高校图书馆图书采购存在的问题，以具体化的应用形式将图书采购的质量展示出来。

关键词

精细化管理 高校图书馆 图书采购

Abstract The transformation of management thinking is a matter that all industries must pay attention to， and the management refinement is more and more widely applied. In this paper， the connotation of refined management is expounded， the practical significance of applying refined management ideas in book purchasing is described， problems existing in book purchasing in college libraries are solved from the aspect of refined book purchasing， and the quality of book purchasing is showed with specific application form.

Keyword  refined management; college library; book purchasing

圖书的存在让图书馆有了灵魂，深刻地影响着图书馆的发展。图书采购质量获得提升，能够很好地将读者的需求和图书利用率提升起来，也因此强化了图书馆的存在价值。所以，图书馆在进行图书采购的时候，一定要有效地结合精细化管理的理念，提升采购效率和质量，将图书采购的质量管理路径优化提升[1]97。

一、从现实意义角度看待图书采购的精细化管理内涵

精细化管理属于一种技术方法，可以很好地调整产品、服务以及运营。精细化管理的前提是规范化，并且以系统化作为保证，遵从数据化的标准，以信息化的手段展开，使被服务者的需要受到更多的重视，而服务者的重心也向这一方向偏移，这样才能使企业获得更多的效益，提升企业竞争力。精准细严四个字很好地概括了精细化管理的内涵，要精益求精地去追求更好的服务，在精细化管理的过程中狠抓细节，严肃地去执行每一项任务，做到准确无误。

在20世纪90年代的时候，精细化管理理念在西方开始盛行，最早提出这一理念的公司是日本丰田汽车公司，最初是由生产领域开始的，慢慢向着企业管理的层面不断延伸，是较为通用的管理思想。

对于高校图书馆来说，主要是以服务为主的组织单位，在服务的对象、方式、手段以及过程和最终追求上和企业是相似的[2]34-37。企业为了生产质量高并能广泛销售的产品，要进行市场调研，针对客户情况制定管理销售办法，以营销手段获得客户的认可，满足客户的需求，所追求的就是利润最大化。而高校图书馆的目的是为了将高质量的文献提供给阅读者，那么就要根据读者的需求方向和意见对文献的种类进行规范，严格规范文献的采购，力求符合读者对于学习和科研的需要，进而达到最大化的社会效益。所以，根据图书馆和企业的共性关系，以服务客户的态度进行精细化管理是图书馆能够最大力度地将采购环节控制好的关键，能够借鉴到企业的管理经验对图书馆来说也是十分必要的。

二、高校图书馆图书采购中的问题分析

1.图书采购现状及问题。对于图书馆来说，图书采购这项工作十分重要，做好图书采购的工作是每个图书馆都应尽的责任，高校图书馆在图书采购上都是设置专人进行管理。从狭义角度去看，图书采购也属于采购，但是将范围扩大后发现，图书采购包含了三个阶段，分别是图书采访、图书采购、图书评价[3]91-93。图书采访所包含的内容有收集图书采购的信息，并且进行整理及发布，图书供应商通过市场调研明确读者的需求情况，并加以分析;图书采购主要是一个过程，从开始的书目采购到网上订购，再到人员到现场采购都属于这一范畴;图书评价是指采购结束后，对到馆的图书进行验收检查，并分析利用情况，对供应商进行点评。当前情况下的高校图书馆，在进行书籍采购的时候只是狭义上的理解，而对于图书采购的过程管理过于看重，图书采访和图书评价这两项工作过于形式化，没有能够挖掘出重要意义，这也是图书采购的质量低，无法达到读者需求的主要原因。

图书采购阶段及项目明细如图1所示。

2.原因分析。对于图书采购来说，其实很多问题的产生都是由于管理工作不到位造成的，究其根本，精细化管理未落到实处，具体原因分析如下。

（1）没有深刻地认识到图书出版市场的繁荣，在选择图书上没有深刻地理解其中的难度。有报告显示，我国在2012年所出版的图书种类达到37万种，出版业发展迅猛，在整个世界范围内的图书出版品种中位居第一[4]35-38。繁荣的市场提供丰富的采购渠道，但是对于图书的选择难度也在一定程度上提高。

（2）没有规范好图书采购的招标操作，存在图书采购质量问题。高校图书馆的图书采购是有重要法律依据的，虽然到了今天高校图书采购也探索出了一定的经验，但是在规范操作上欠缺的仍旧很多。第一，没有单独设立招标和评标小组，往往是将二者合二为一;第二，没有对招标的文件进行可操作性规范，在对供应商的资质审查方面有所欠缺，缺少必要的程序，太过于形式化;第三，“低价评标法”为主要评标形式，即使是使用“综合评标法”，也因存在折扣项导致并没有和“低价评标法”区分开来。最终就导致资质较低的供应商能够中标，并且没法很好地保证图书和服务质量。

（3）传统思想作祟使得重视数量而忽略质量。图书馆每年都会进行图书的采购，这也是一项既常规又重要的工作内容，而高校图书馆的采购模式多年不变，已经形成了定式。因而，很多的图书采购人员把图书采购的数量或是应该花费的金额作为一种工作任务，并且这种思想在大部分人的心中已经生根发芽，没有人去考虑所采购的图书是不是真的有质量，真的能够满足教学和科研的需求。从图书采购的途径上看，确实变得更多了，但是没有根本地在思想上重视这些问题，也没有明确的目标，没能科学合理地进行管理，采取有效的措施，图书的采购质量无法得到保障。

如果以同样的图书采购机制进行规范，从技术条件到信息化水平，再到人员素质，都处于同一起跑线的情况下，精细化管理能够很好地将图书管理水平提升起来。这是高校图书馆进行精细化管理的重要原因，能够在提升图书采购质量的同时，将图书馆的管理水平提升一个档次。

三、精细化管理在图书采购质量管理上的应用

1.以读者需求为导向制定采購标准。精细化管理的模式必然要求采购人员和图书馆管理者同时将传统的思想观念转变，旧的以数量和完成采购任务为目标的思想必须消除，不重视采购质量的情况也必须要摒弃，虽然采购数量一定要达到标准，但同时要把采购质量放在最重要的位置。读者在进行图书阅读的时候，能够获得很多的收益，而图书采购也要把读者的需求和满意度作为出发点[5]126-127。因此，图书的采购要本着读者需要去采购，坚持满足读者的意愿。但是，如何能够知道读者需要什么样的图书，就需要采购人员进行分析，以多样化的方式进行研究，不论是市场调研、走访、问卷调查还是座谈会、网络或纸质版的最新书目，都可以送到各个院校当中，由院系组织老师选定想要的图书，做到按需采购;另外，要分析本馆的图书情况，包括数量、结构、类型等，以科学的方法进行分析，从数量是否足够、到结构是否合理，明确是否存在有需求的图书没有采购，需求少的图书大量积压的情况。以科学的方法制定采购标准，对于图书的积累、馆藏的增加、特色展示都是有必要性的。

2.规范招标，细致化工作。高校图书馆通过招标的形式采购图书已经成为主流，对于很多图书馆采购的书目来说，一般都是由中标的供应商提供，因此，在招标管理上要细化每一个细节的工作，把图书采购招标的每一个环节思考到位，选定优质的图书供应商，对图书的采购质量有十分重要的作用。以科学的方法规范招标程序，重视整个招标过程中的每一个环节。专家小组在进行评标的过程中，一定要严格遵守标准，综合评分，选定得分最高的供应商进行合作。

3.建立合同期限评价标准，并定期评估。供应商中标后，需要和图书馆签订合同。具体应该从书目信息、图书到货率、编目数据加工三个方面评价供应商的服务能力。书目信息对于图书馆来说尤为重要，代表着所采购的图书是否能够保质保量，出版社往往拥有着种类繁多的书目，使用起来比较麻烦，所以供应商的自编书目信息如果能够精准适合，那么代表供应商所得到的评价结果较好[6]108-109。图书馆在发出订单之后，会由于供应商多方面的原因导致不能全部订到。为了很好地实现图书的采购计划，并且保质保量收到图书，一定要要求供应商保证图书到货率。而编目数据加工属于合同中所规定的外包加工业务，这个是由图书馆和供应商商讨签订的内容，供应商应该完成图书馆的要求，因为编目数据加工对于图书使用十分重要，这也是图书馆需要定期抽查的重要内容，所占的分值较高。

4.从“顶层设计”的角度强化图书采购管理。顶层设计很好地运用了系统论的方法，能够较为全面地对某项任务或者项目进行全方位的统筹规划，能将有效的资源集中起来，以保证目标能够快速有效地实现。对于高校图书馆来说，图书采购的目的是满足科研和读者需求，这项工作并非是孤立的，要从整馆进行分析考虑、统筹规划。精细化管理本身就是系统性的工程，要运用“顶层设计”的理念，将思想进行全盘的统一树立。以“精细化管理”为核心体系，建立科学的图书采访和评价体系，在内部的管理机制方面要要求采购团队有专业化的水平。既简单又规范，既透明又有责任，将固有的传统资源体系改变，以全新的顶层设计角度强化图书的精细化采购管理。

精细化管理之下的图书馆采购体系，能够很好地改变图书采购过程中出现的问题，将诸多不良因素扼杀在摇篮之中，规范的招标制度、稳妥的采购计划、专业的采购人员、严格的供应商评定办法，都是能够为图书馆的图书采购提供的保障，图书采购质量管理中精细化管理的应用意义重大，值得推广学习。

参考文献

[1]王春霞.简析精细化管理在图书采购质量管理中的应用[J].祖国，2017（23）： 97.

[2]杜长银.精细化管理理念下图书馆图书采购质量管理优化路径研究[J].中国中医药图书情报杂志，2017，41（6）： 34-37.

[3]姜新，贾树珍.高校图书馆大批量图书采购质量把控研究与实践[J].出版发行研究，2017（12）：91-93.

[4]郭以建.精细化管理在图书采购质量管理中应用研究[J].图书馆工作与研究，2016，1（1）：35-38

[5]陶媛.图书馆信息产品的开发和质量管理[J].科学大众：科学教育，2017（10）： 126-127.

[6]石捷.基于供应链管理在图书采购工作中的应用与研究[J].河南图书馆学刊，2016，36（10）： 108-109.

作者简介：于芳，哈尔滨工业大学（威海）图书馆馆员，研究方向为图书采访。