留存时代记忆牢记使命担当

李影

2019年是新中国成立70周年，也是我们党执政的第70个年头。档案作为国家信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着大量的政治、经济、科技、文化、社会变革与城市变迁等信息，更是不可多得的文化财富宝库，是一个国家、一个时代发展的宝贵记忆。档案整理工作就是让这些记忆变得层次清晰、条理清楚，最终通过档案展现社会发展的真实面貌，这也是档案工作者的永恒使命。

辽宁省档案馆前身为东北档案馆，馆藏浩瀚、内容丰富、价值珍贵，新中国成立后，经过几代档案人孜孜不辍地努力，基本实现了历史档案案卷级目录全覆盖。为加强对历史档案深度管理与开发，自2016年起我馆开始历史档案文件级目录著录工作，但由于体量过于庞大，历史档案文件级著录工作虽已起步，在工作流程、管理模式、软硬件配置需求都积累了一些经验，但在著录原则标准、格式要求等需不断加以探索，同时对于如何做好历史档案文件级目录著录，完善馆藏档案建设体系，推动数字档案馆建设高质量发展进行了一些实践思考。

一、历史档案著录工作回顾

1960年东北档案馆正式成立后，开始对民国时期辽吉黑热四省1545个县级以上公署共2208600卷档案进行调查摸底，提出了“充分利用原整理基础，在编制检索工具和参考资料方面下功夫”的工作原则。1969年，东北档案馆与辽宁省档案馆合并，220万卷历史档案因战备需要被一分为三分散管理。

在其后的四十多年间，辽宁省档案馆对所保管的98万卷历史档案基本完成了案卷级著录工作。对重要全宗、重点内容、馆藏特色如奉系军阀相关档案进行了文件级著录或文件组级著录。同时，伴随着《奉系军阀密档》《盛京皇宫和关外三陵档案史料汇编》《辛亥革命在辽宁档案史料汇编》《抗日义勇军档案史料汇编》等的出版，开展了对相关档案文件级著录工作。但这种著录相对浩瀚的馆藏历史档案而言，不过是沧海一粟。

2013年，在辽宁省委、省政府的重视下，辽宁省档案馆实施《馆藏档案数字化五年规划》，基本完成历史档案数字化工作。同时，在国家档案局的支持下，于2016年参与了国家重点档案目录体系建设——历史档案文件级著录项目，经过了三年多的工作实践，截至2018年12月，已完成478万卷历史档案文件级著录工作。

二、历史档案著录工作的现阶段实践

自2016年起，我馆开始实施国家重点档案目录体系建设——历史档案文件级著录项目，通过理顺流程、分析软件功能需求、探索著录标准，形成了辽宁省档案馆历史档案著录工作模式与经验。

1.历史档案文件级著录工作流程。

（1）档案数字化前处理。档案数字化前处理工作主要包括实体案卷的排序、编号、破损档案的修复等内容。其中对于案卷编号采用从案卷封皮开始编号的方法，如遇多个封皮除第一个封皮外以下默认为档案内容顺次编号;案卷内容编号时，凡遇卷内粘贴便签、纸条都要在文件之前或之后编号;实物及特殊载体档案在不影响内容及拍照处粘贴铅笔编写号码;对于重复页如已粘贴重复标签则不予编号，如未粘贴标签则依次编号，同时在案卷备考表标注清楚。

（2）历史档案数字化加工。历史档案数字化过程可采用通过数字扫描技术将纸质档案数字化，也可将档案进行缩微拍照后进行数字转换。我馆于上世纪80年代在全国较早开始档案缩微工作，对盛京内务府、三姓副都统衙门、双城堡总管衙门、军督部堂、奉天省长公署、热河省长公署等全宗都已进行缩微，对于这部分档案采取数字转化技术，形成数字档案成果。

（3）历史档案文件级著录工作。历史档案文件级著录工作将档案数据进行图像及案卷数据导入后，以全宗为单位划分为若干批次，将各批次任务分配给著录小组再细化到个人。

著录工作完成对数据实行“两查三检”制度，即在著录中设立小组监察和总监察，负责著录过程中质量监督与检查，合格后整批次移交馆方。随后馆方进行第一道初检，比例设定为10%，目录合格率低于97%整批次回退公司重新著录;合格则进入第二道抽检，通过后的目录数据进入成品库，进行100%质量综检。经过前后5次质检有效保证了目录质量，截至目前，我馆提交到目录中心的数据均一次性通过验收，并得到其认可与好评。

2.历史档案文件级著录存在的主要问题。在实际著录工作中由于全宗号、档号、起止页码、页数、语种等著录项一般而言标注较为清晰明了，很少发生错误。主要问题集中在题名、责任者和时间项。

（1）题名项。

①提名啰嗦。历史档案有时会在正文前部或尾部将事由集中叙述，而著录过程为完整保留内容有时不加选择的照抄会造成题名啰嗦，如“奉天东边道尹公署为上海南洋制药公司制售白色药即金丹又名枪上戒烟丸系硫酸阿笃鲁拼制品请严禁查有贩卖制造者立予拿获惩办并转饬所属出示严禁悬赏购拿事给凤城县公署的训令”，可适当缩减为“奉天东边道尹公署为查禁上海南洋制药公司制售金丹并转饬所属张贴告示事给凤城县公署的训令”保持信息不受损失情况下，避免过于啰嗦。

②语序倒装。为提高著录工作效率，在实际工作中我们设置文件题名结构采用“四要素”结构式，即责任者、事由、受文者、文種，如“热河都统公署为设立蚕蜂学校事给热河省财政厅的电”。而有时由于著录人员工作习惯等原因将其著录为“热河都统公署电热河省财政厅为设立蚕蜂学校由”，虽然语义表达也还清晰，但不符合现代汉语习惯，不能称之为合格的条目。

③词义不明。由于历史档案时间较久，加之东北地区曾受日本殖民影响较重，档案中会出现一些词义不明的词语。一是历史上所使用的专业术语，如“四柱清册”是古代会计结算方法，四柱即旧管（上期结余）、新收（本期收入）、开除（本期支出）、实在（本期结余）;二是对日语直接借用，如“行方不明”意思为不知去向、去向不明，“援例”意思为沿用惯例、引用先例，“手数料”意思为手续费……了解掌握词义，对于准确拟定题名有重要的作用。

（2）责任者项。责任者为机构，往往由于机构名称变化而不知何为统一标准。如“熱河交涉员署”“热河交涉署”“热河交涉员公署”“外交部特派热河交涉员署”等都是当时热河省的外交机构，著录时不必强行统一，但必须体现“交涉”关键功能。

（3）时间项。相对题名与责任者项，时间项出现问题较少，一是纪年方式转化的错误，二是跨年度形成档案的错误。

三、历史档案文件级著录工作的建议思考

目前，在明清档案目录中心、民国档案目录中心全国两大目录中心建设的推动下，北京、天津、辽宁、云南等多个省市都进行了历史档案文件级著录，各自都形成了相对独立的经验做法，但普遍仍存在题名不能准确揭示档案内容，题名过于冗长，责任者判断错误、用词适当、滥用简称等问题。如何高质量地做好历史档案文件级著录工作，提升历史档案著录整体水平，应从加强以下几方面工作：

1.加强历史档案整理工作基础。提高档案整理工作的质量，是做好档案著录工作的根基。案卷分类合理，排列有序，不仅为档案实体的保管、统计、利用等奠定基础，一定程度上影响着档案数字化及著录工作，对于今后能否以数字档案替代实体档案为社会各方面利用，具有重要的现实意义。

2.完善文件级目录著录细则与标准。国家行业著录细则与标准是开展历史档案文件级著录工作的主要遵循，但随着时代的发展，档案信息化、数字化、网络化技术的广泛应用，以往的著录标准已然成为昨日黄花。所幸，国家档案局2018年已就历史档案著录细则行业标准积极开展征求意见和修订工作，为新形式、新环境下历史档案著录工作提供了重要依据。

3.提高档案数字化加工质量。无论是在数字档案环境下开展档案文件级目录著录工作，还是对照文件级目录进行档案数字化加工，都要对档案数字加工质量严格把控。特别是历史档案形式各异，规格不一，既有簿册式档案又有折子式档案，规格大小不一，字迹有大有小，由于年代久远有的字迹模糊、纸张褪变等情况时有发生，在数字化加工过程中要随时加以调整。

4.合理设置著录软件功能。著录系统应根据著录标准及实际利用需求合理设置功能。除基本文件著录功能外，还要增加一些便于实际工作的档案分件功能、漏著自动提示功能、自动纠错功能、自由转换功能、编目表格自由转换功能、及其他相关辅助功能如能够实现目录检索、查找和替换、批量统一修改、案卷统计等相关辅助功能等。此外，随着著录工作的逐步进行及数据的大量积累，可大胆探索性开展著录项自动标注既通过数据比对自动对题名、责任者、时间等著录项进行提示性标注，以提高目录著录速度。

5.充分运用社会力量加快著录进度。历史档案数量浩瀚且大多数集中于省级以上档案保管机构，加之历史档案整理特别是文件级目录工作难度相对较大，如单单依靠档案部门力量，显然难以完成。目前多数档案馆采取项目外包专业公司，是当前和今后相当长时间内的可行办法。如何制定出一套可行的培训、管理模式，提高著录工作的效益质量和科学水平，是我们需要加以思考和解决的问题。

历史档案文件级目录工作，是优化馆藏档案检索系统的必备之举，也筑牢我馆历史档案管理与开发的根基。我们既要继承前人留下的丰富经验，又要创新运用新理念与新技术，使历史著录工作向标准化、规范化迈进，为建设历史档案数据中心、数字档案馆积累档案资源，为档案工作高质量发展提供信息支持，在新征程中不改初心，在新时代勇担新使命，立足兰台再展新作为。

辽宁省档案馆（辽宁省工业文化发展中心） 李 影